안녕! 재킴이야~요즘 잘 지내고 있지? 날씨가 정말 좋아져서 글을 쓰면서도 기분이 좋다!! 이전 글에선 비영리단체를 소개하는 글을 썼어. 우리가 무엇을 하는지, 어떻게 일을 진행하는지를 소개해보려고 해. 이번 글은 우리를 소개하는 것뿐만 아니라 학교, 회사 다니는 모든 사람에게 유용한 내용이 되지 않을까 생각이 되네.
왜냐고? 혹시 자료 정리를 안 하는 사람은 없겠지..?
→ 맨날 자료 저장해놓고 어디다 뒀는지 까먹는 사람
→ 수정본, 파일 최종본 여러 번 만드는 사람
→ 글 공유할 때 아직도 파일로 보내는 사람
→ 자주 만나는 친구 모임에서 돈 관리를 매번 어려워 하는 사람
위 유형에 해당하는 사람은 아마도 오늘 소개하는 Tool들을 사용해보면 신세계일 거라 장담해.
일단, 우리가 뭘 하는지 간략히 얘기해볼게
우리의 법적인 상태는 '비영리 단체'이지. 하지만 우리가 협업하는 과정(?)은 '스타트업'과 비슷해.
(물론 우리의 비주얼이 아래와 같다는 건 아니야,,,)
<린 스타트업> 책의 저자인 에릭 리스(Eric Ries)는 '극심한 불확실성 속에서 신규/제품 서비스를 만들고자 하는 조직'으로 정의했어. 특징으로는 기존 기업들과는 다른 유연한 근무 문화가 있어. 우리는 기독교 컨텐츠를 기반으로 하기 때문에 '수익성'보다는 세상에 선한 영향력을 끼치는 것을 목표로 하고 있어서 조금은 다르긴 해.
우리 '마이티'는
- 마이티 블레싱 : 외부 행정 사역 및 기독교 영상 컨텐츠 제작
- 마이티 박스 : 기독교 뉴스레터 컨텐츠 제작
- 마이티 스튜디오 : 공간 임대업 ( → 기독교 사역하시는 분들이 많이 애용해주셔,,)
- 마이티 데이터 : 교회 관련 데이터 분석 프로젝트
꽤 다양한 활동을 하고 있지? 열 명 정도의 청년 크리스천들이 각자 자기의 일을 하면서 '파트타임'으로 이 단체를 함께 이끌고 있지. 우리는 이런 컨텐츠들로 세상에 선한 영향력을 끼치길 원해.
기존에 있던 기독교 관련 비영리 단체하고는 확실히 조금 다른 느낌이지? 우리는 스스로 '스타트업'이라고 생각하고 있고 이쪽 필드에서 하지 않던 시도들을 해보며 앞으로 나아가고 있어
'업(業)'을 하다보면 잡일이 정말 많드아,,,
파트타임으로 '마이티'를 이끌고 있고, 컨텐츠 제작도 만만치 않지만.. (뉴스레터로 고통받는 중..) 모두가 파트타임인 구성원들의 결속력을 유지하기 위해선 여러 행정이 안정화 되어야 해. 행정이 안정화 되어야 우리가 쌓아가는 것들이 보이고 계속 앞으로 나아갈 수 있거든. 특히, 우리 같이 영세한 경우는 정말 효율이 중요해..! 몇 가지 사례를 들어볼게.
회계
10명 이상의 모임을 이끌다 보면 돈을 관리해야 하는 경우가 무조건 생기겠지? 첫 번째로, 관리할 사람을 정하고 전용 통장을 만들어야 하고 두 번째로, 통장 내역을 장부로 만들어서 철저하게 관리를 해야 해. 세 번째로 장부를 위조할 수도 있으니 장부 내역이나 통장 내역에 누구나 접근할 수 있어야 해. 그럼 다른 사람이 궁금해서 회계 관리하는 사람에게 계속 물어본다면 불필요한 일이 여러 번 반복되겠지..!
자료 정리 체계화
이런 경험은 다들 많을 것 같은데, 카카오톡으로 정리된 공지 문서를 공유해도 읽는 사람이 있고 안 읽는 사람이 있을거야. 그래서 공유를 분명히 했음에도 불구하고 전달이 잘 안 되는 경우가 많이 발생하지. 카카오톡이 쉽게 대화하기는 좋지만 이전 자료를 효율적으로 찾아보기엔 적합한 도구는 아니거든.
우리 '마이티'가 하는 일이 점점 많아지고 다양해진다면 이런 커뮤니케이션 에러는 기하급수적으로 증가해서 비효율의 끝판왕이 되어버리지! 그리고 프로젝트를 진행하다 보면 이런 경우가 굉장히 많은 걸 알 수 있을거야.. 다들 한 번 쯤 경험해봤지? 이래놓고 이메일로 전송할 땐 수정되지 않은 파일로 사태라던가....
"카카오뱅크, 노션, 구글 스프레드시트, 캘린더"의 콜라보
카카오뱅크 모임통장
우리는 카카오뱅크 모임통장을 이용하고 있어. 혹시 카카오 계정 없는 사람은 없지...? 카카오뱅크를 통해서 누구나 계좌 정보에 접근할 수 있고 누가 입금했고 출금했는지를 알 수 있지! 너무 편해 좋아 사랑해요 카카오
노션(Notion)
노션은 정말 정말 내가 강추하고 싶은 Tool이야. 아마, 아는 사람은 이미 다 알 테고 아직 모르는 사람이 주변에 좀 있더라고. 이번 기회에 꼭 한 번 써보도록 해. 많은 IT회사에서도 팀 단위로 협업할 때 노션을 쓰기도 하고 요즘은 채용공고도 노션으로 만들어서 낸다고! 무엇보다 '클라우드' 기반이기 때문에 '최종' 버전을 계속 만들면서 열심히 파일을 만들어내는 일들이 없어질 거야. 그리고 주변 사람들에게 공유할 때도 '링크'를 통해 바로 공유가 가능하기 때문에 정말 너무 편해 좋아 사랑해요 노션
구글 스프레드시트 & 캘린더
이건 아마 다들 알 거야. 요즘 시대는 파일 기반으로 하는 것보단 '클라우드' 기반이 대세라고 볼 수 있어. 구글 스프레드시트는 단순히 혼자만 쓸 때는 엑셀에 비해 큰 장점을 못 느낄 수도 있어. 하지만 이게 다양한 어플과의 연동, 다른 사람들과의 실시간 정보 공유에 있어서 엄청난 장점이 있지.
구글 캘린더 또한 다른 어플과의 연동이 정말 잘 되어 있기 때문에 팀원들의 계정을 추가한 뒤 캘린더에 각자 작성만 하면 모두가 공유할 수 있는 날짜 현황판을 만들 수 있기에 협업에 엄청난 도움을 준다고!! 추가로, 구글 스프레드시트와 캘린더를 노션과 연동한다면 효과 백배!
'마이티'는 이렇게 활용하고 있어!
그럼 우리는 어떻게 활용하고 있는지 간단히 소개해볼게!
1) 회계 & 팀 공통 계정 및 문서관리
노션 페이지에서 우리는 '회계' 페이지에 들어가면 구글 스프레드 시트와 연동되어 있고 우리가 쓰는 공통 계정, 중요 문서는 누구나 접근할 수 있고 수정할 수 있도록 저렇게 정리해놨지. 누군가 수정하게 되면 누가 수정했는지 어떻게 수정했는지도 기록에 남는다고!
특히, 회계 같은 경우는 '세부내역', '운영비', '회비납부', '스튜디오', '예산안'을 나누어서 기록하고 있지. 모든 내용은 카카오뱅크 모임통장에 있는 것을 기반으로 기록하게 되어있어.
2) 공간임대업 운영 (feat. 마이티스튜디오)
우리의 공간인 마이티스튜디오를 팀 구성원들도 함께 사용하고 있는데 우리가 다른 고객들에게 공간을 대여한 시간에 함부로 들어가면 안 되겠지? 등록된 날은 노션에 있는 구글 캘린더에 적히게 되어있고 우리는 이걸 항상 확인하지!
공간을 사용하는 분들께 안내사항을 매번 반복해서 보내야 할텐데 이런 글도 노션에 정리해뒀지. 왜냐하면 우리가 공간을 조금씩 바꾸면서 업데이트 되는 부분도 있을텐데 이걸 파일로 정리하면 여러가지 수정 오류가 발생하겠지...? 이렇게 안내 링크와 사용하신 분들의 댓글도 받아서 피드백을 반영하고 있지!
3) 프로젝트 일정 및 사후 관리
우리 팀은 주간마다 회의를 하기 때문에 주간 공지를 따로 체계적으로 모으고 있어. 저렇게 하면 누가 회의에 빠졌을 때도 공지 내용을 읽고 금방 팔로우업 할 수 있겠지?! 또, 위에서 말했듯 우리는 해보고 싶은게 너무 많아서 다양한 프로젝트를 시도해보고 있어. 이렇게 많다보면 일정도 헷갈리고 말만 하고 진행이 안 되는 경우가 정말 많겠지?
우리는 '전체 프로젝트 리스트'를 모아놓는 페이지에서 프로젝트가 끝나면 피드백도 정리해놓고 그때 당시에 일한 Flow를 전부 문서화 해놓으려고 노력해. 그렇게 해놓으면 '인수인계'도 정말 쉬워지고 프로젝트를 진행하지 않은 친구도 그것만 보면 이해를 금방할 수 있거든! 노션의 '간트차트'라는 기능을 이용해서 최근 날짜에 동시 진행되고 있는 프로젝트를 확인할 수 있게도 해놔서 우리 팀원들간의 소통력을 한껏 끌어올렸지!
협업하는 과정에서 어려웠던 점!
사실 노션(notion)을 쓰는 것도 모두가 익숙해져야 하는게 어려웠어. 그래도 우리 팀내에서 이런 문화를 만들기 위해 노력했고 그러다 보니 처음에는 오래 걸렸지만 갈수록 시간이 줄어들면서 효율적인 체계를 갖출 수 있게 되었지. 이런 모든 일을 하는 과정에 있어서 '돈'을 거의 쓰지 않았다는 점은 우리가 정말 좋은 시대에 살고 있는게 아닌가 싶었어!
오늘 내가 소개한 내용들을 전부 각자의 삶에서 바로 적용할 필요는 없지만 이런 것도 있구나 정도로 알고 있으면 되지 않을까 싶어! 언젠가 필요한 날이 꼭 올거기 때문에 그때 다시 우리 글이나 구글에 검색해보자고~ 글 읽어줘서 고맙고 바이바이!
참고) 유튜브에 '노션 튜토리얼' 등으로 검색을 하게 되면 사용 방법에 대해 자세히 설명해주는 영상이 많이 있으니 참고해!
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