#02. 콜포비아, 이젠 탈출하자. ☎️

와썹, 썹둥이들🐬 오늘은 전국에 있는 콜포비아 썹둥이에게 바치는 사연을 들고 왔어. 썹둥이들에 의한, 썹둥이들을 위한, 썹둥이들의 직장에서 살아남기 오늘도 시작!

다들 전화 받을 때 심장이 두근거렸던 경험, 한 번씩 있지 않았어? ☎️

익숙하지 않은 회사 생활 속에서 언제 울릴지 모를 전화 벨소리, 참 스트레스지. 괜찮아 썹둥아, 시간이 조금만 지나면 전화기를 어깨에 끼고 전화를 받으면서 쉴 새 없이 자판을 두드려대는 연차 꽉 찬 썹둥이를 발견할 수 있을 거야!

그 누구도 처음부터 '경력직'일 수는 없으니까. 누구에게나 다 '신입'의 시기가 있기 마련이잖아. 마찬가지로 신입 썹둥이도 몇 가지 사항만 잘 지키면 크게 스트레스 안 받고 이 시기를 보낼 수 있을 거야.😜 걱정하지 마, 오늘도 만능 해결사 돌핀맨이 도와줄 테니까!

먼저, 메모지와 펜을 항상 전화 옆에 준비 해두는 걸 추천해! 왜냐하면 본인에게 걸려 온 전화든, 다른 사람에게 걸려 온 전화든, 대부분의 전화에는 업무상 기억해야 할 내용이 들어 있거든. 기억력만 믿기보다는 항상 메모지와 펜을 준비해 두는 게 좋아~ 📝

자, 메모지와 펜을 준비했으면 다음으로는 사내 전화기 사용법을 미리 알아둬. 전화를 받을 때의 예절이나 다른 사람에게 전화를 넘기는 방법 말이야. 

1. 전화상의 응대법 📞
썹둥이가 근무하는 회사에 기본 응대 멘트가 정해져 있을 수 있어. 그 멘트를 잘 외워두면 전화 응대가 훨씬 수월 해질 거야. 그리고 응대 시간이 정해져 있는 경우도 있으니, 이런 점도 잘 기억해 두면 좋아.

2. 다른 내선 전화 연결법☎️
우리 신입 썹둥이들은 직접 전화를 받아서 처리해야 할 일보다는 다른 자리에 연결해야 할 일이 더 많을 거야. 이럴 때는 회사의 내선 안내도를 참조하면 도움이 될 거야. 특히 자주 쓰는 내선 번호는 형광펜으로 따로 표시해 두는 것도 좋아.

3. 당겨 받는 법🤳🏻
만약, 썹둥이 자리의 전화가 아닌 다른 사람 자리의 전화가 울릴 때는 어떻게 해야 할까? 이럴 때는 '당겨 받기'라는 기능을 사용하면 돼. 자리가 비어 있어도 전화는 계속 울릴 테니, 우리 썹둥이가 당겨 받아서 응대하고 메모를 남긴 후 담당자에게 전달하면 돼.

4. 외부로 전화 거는 법🔉
외부로 전화를 걸어야 하는 경우도 있을 거야. 회사 전화는 대부분 내선으로 연결되어 있기 때문에, 외부로 전화를 걸기 위해선, 정해진 버튼 또는 숫자를 눌러야 해. 그러니 이 부분도 꼭 체크해둬.

5. 착신전환하는 방법📲
착신 전환은 썹둥이가 꼭 받아야 하는 전화가 있거나 중요한 업무가 있지만, 자리를 비워야 하는 상황에서 유용하게 쓸 수 있는 기능이야. 하지만 회사 내규에 따라 착신전환을 권하지 않는 경우도 있으니, 이 부분은 조심스럽게 확인해 봐.

전화기 사용법까지 알았다면, 다음은 전화 시 지켜야 할 몇 가지 사항에 대해서 알려줄게. 이 정도만 알아도 문제없이 전화를 잘 받을 수 있게 될 거야!

처음

1. 소속 밝히기 🏷️ 
전화를 받을 때는 본인의 소속을 반드시 밝혀야 해. '여보세요?'로 받는 개인 휴대폰과는 달리, 회사 전화는 '감사합니다. ㅇㅇ팀 ㅇㅇㅇ입니다.' 또는 '감사합니다. (회사 이름)입니다.'로 받아야 하는 거 알고 있지? 나도 모르게 '여보세요?' 먼저 튀어 나가지 않게 주의해 줘!

2.기본적인 멘트 정해 두기✍️
기본적인 멘트를 정해두면 전화 응대가 더욱 쉬워져. '어떤 일로 전화 주셨나요?', '지금 ㅇㅇ님 께서 잠깐 자리를 비우셨는데, 메모 남겨드릴까요?', 혹은 '해당 사항 확인 후에 제가 연락드려도 괜찮으실까요?' 등등, 자신이 자연스럽게 말할 수 있는 멘트를 정해두는 것도 좋아.

중간

1. 다른 자리로 전화를 돌려줄 때👉
다른 자리로 전화를 돌려줄 때에는 '잠시만 기다려 주시면 ㅇㅇ님께 전화 돌려드리겠습니다.'와 같은 멘트로 사전에 안내하고 전화를 돌려주는게 좋아. 이렇게 하면 상대방도 당황하지 않을 수 있겠지?

2. 다른 분이 돌려준 전화를 내가 받았을 때👈
또한, 다른 분이 돌려준 전화를 받을 때에는 '네 전화 전달받았습니다. ㅇㅇㅇ입니다.' 또는 '네 ㅇㅇㅇ입니다.'와 같이 말하면 돼.

3. 전화 내용이 잘 들리지 않을 때📵
전화 내용이 잘 들리지 않을 때에는 '죄송합니다. 전화 연결이 좋지 않아 잘 들리지 않는데, 다시 한번 말씀해 주시겠어요?' 또는 '죄송합니다. 전화 상태가 좋지 않는데 제가 다시 전화드려도 될까요?'와 같이 말하면 돼. 이때, 화면에 착신번호가 뜨지 않을 때에는 상대방에게 번호를 물어보면 돼.

4. 메모하면서 전화받기🖋️
전화를 받으면서 메모를 해야 할 때에는 '잠시 메모 좀 하겠습니다.' 또는 '잠시만요, 메모할 준비 하겠습니다.'와 같이 말하고 적으면 돼.

5. 찾는 사람이 없을 때🙅
만일, 찾는 사람이 없을 때에는 'A대리님께서 (잠시) 자리 비우셨는데, 메모 남겨드릴까요?'와 같이 말하면 돼. 여기서 주의할 점은, 개인적인 상황을 그대로 전달하는 것이 아니라 '자리에 계시지 않다.'라고 이야기해야 한다는 점이야!

5-1. 찾는 사람이 없어서 개인 연락처를 물어본다?📱
또한, 개인 연락처를 물어볼 경우에는 '메모 남겨주시면 제가 빠른 전달드리도록 하겠습니다.' 등으로 응대하고, 개인 연락처는 바로 알려주지 않아야 해! 이때, '죄송합니다. 개인 연락처를 전달하지 못하도록 되어 있어서, 담당자에게 해당 내용 제가 대신 전달하도록 하겠습니다.' 등으로 응대하는 것도 방법이야.

끝

 1. 간단한 응대 문구를 정한다.🗣
전화를 끊을 때는 '감사합니다. 좋은 하루 보내세요~'와 같이 간단한 응대 문구를 정해두는게 좋아. 

2. 상대가 전화를 끊는 소리가 들린 후에 끊는다.📞
멘트를 남긴 후에는 상대방이 먼저 끊는 소리를 들은 후에야 전화를 끊으면 돼.

전화 통화 중에는 빠르게 정보를 파악하고 정확하게 기록하는 게 중요해. 그렇기 때문에, 아래와 같은 규칙에 맞춰 체계적으로 기록하는 연습을 해 두는 게 좋아.

1. 누구에게 전화했는지(수신자)📩
중요한 사항이니, 들으면서 바로 기록해 줘!

 2. 언제 전화 왔는지📅 
추후 문제가 생겼을 때 참고할 수 있는 정보야.

 3. 누가 전화를 했는지 (발신자)📤️
 소속과 이름, 직함이 있다면 직함도 기록해 줘.

 4. 연락처☎️
일반 전화의 경우 지역번호를 확인, 내선이 있다면 내선번호도 기록!

 5. 전달 사항🗣️
전화 요청, 내용 전달 사항 등 기록하기.

👆여기서 특히 중요한 점
전화번호나 중요한 사항들은 반드시 한 번 더 확인해야 해. '불러주신 번호 맞는지 한번 더 확인하겠습니다. 02-123-1234 맞을까요?' 또는 '말씀해 주신 내용 한 번 더 확인하겠습니다. 서울시 중구 ~~~맞나요?'와 같이, 상대방에게 한 번 더 확인하면서 기록하는 습관을 들이는 게 좋아! 

전화를 받기만 하는 건 아니잖아? 그래서 준비만 마지막은 썹둥이들이 전화를 걸 때 유의할 몇 가지 사항들이야. 

1. 소속과 이름 밝히기 🙋
전화를 걸 때는 먼저 본인의 소속과 이름을 밝히는 게 순서라는 거 알지? '안녕하세요. ㅇㅇㅇ의 ㅇㅇㅇ입니다.' 또는 '안녕하세요. ㅇㅇ부서의 ㅇㅇㅇ입니다.'와 같이 간단하게 말하면 돼.

2. 용건 밝히기🙌
그 다음으로는 전화의 목적을 명확하게 밝히면 돼. 'A 부장님께서 부탁하신 ㅇㅇ 건으로 전화드렸습니다.', 'ㅇㅇ프로젝트 관련 문서 요청 건으로 전화드렸습니다.', 'ㅇㅇ님께 전달해 드려야 할 사항이 있어 전화드렸습니다.'와 같이 말하면 돼.

3. 확인 사항이 있는 전화라면 미리 체크 후에 전화하기👀
또한, 전화를 걸기 전에는 상대방이 물어볼 수도 있는 정보를 미리 체크하는 게 좋아. 예를 들어, '하반기 신입사원 환영회 인원 확인' 건으로 전화를 걸 경우, 환영회 장소 및 시간, 참석해야 할 필수 인원이나 직급 등 상대방이 물어볼 수도 있는 정보는 한 번 더 확인한 뒤에 전화하는 게 좋겠지? 

자! 여기까지가 오늘의 팁이었어. 회사에선 전화 한 통이라도 잘못 다루면 큰 문제를 일으킬 수 있어. 그러니 이 팁들을 잘 기억해 뒀다, 실무에서 활용할 수 있게 연습해 둬! 처음에는 익숙하지 않을 수 있으니까, 옆자리에 계신 선배나 동료에게 도움을 청하시는 것도 좋은 방법이야. 대부분의 분들은 친절하게 도와주실 테니까😉

썹둥이들아 오늘 하루도 심장 졸이면서 전화 받느라고 고생 많았어. 오늘 사연 속 신입 썹둥이 이야기에 대해 어떻게 생각하는지 동료, 선배 썹둥이들의 생각도 궁금하다. 댓글로 남겨 줘!

돌핀맨은 다음에도 좋은 팁으로 찾아올게. 그럼 오늘도 행복한 하루 보내, 우리 오늘부터 콜포비아 탈출하는 거야~☎️

Workwave를 통해 공유하고 싶은 꿀팁이나 사연이 있다면 언제나 환영이야.😎
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