Dispute Smart-form /인보이스 정정 요청폼 변경 안내

API - Dispute Smart-Webform 변경 안내(본격시행-8월 21일)

2023.08.14 | 조회 95.8K |
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Smart Webform - Invoice Correction
Smart Webform - Invoice Correction

안녕 하세요 고객 여러분, 

그동안 이용해 오던 Invoice 정정 요청시 사용되던 Webform 형식 및 방식에 다소 변경이 있어 업데이트된 내용을 중심으로 안내 드리오니, 업무에 참고해 주세요. 

주요 변경 사항은:

  1. 계정 등록 필수 : 그동안 계정 등록 없이 이용 가능했던, 정정 요청폼은 반드시 등록된 고객만이 이용하 실 수 있는 방식으로 변경되었습니다. . 
  2. 고객 정보 보안 및 안전한 관리에 초점을 맞추었습니다. 
  3. 당사 시스템과 직접 연계되어 업무 처리 속도가 빨라 집니다. 

인보이스 정정 요청 스마트폼의 최신 버젼 이용법은 아래와 같습니다. 

A. 계정 등록 : 웹폼을 통한 정정 요청시 HL 웹이용 등록이 되어 있지 않은 고객 분은 아래 절차에 따라 계정 등록을 마쳐 주세요. 

노란색 '등록' 항목을 클릭해 주세요. 
노란색 '등록' 항목을 클릭해 주세요. 

 a. Not yet registered 를 클릭한 후, 새로운 화면의 안내데로 등록을 마쳐 주세요. 최초 가입시에는 약 1-2시간이 소요 됩니다.  

 b. 신규 고객의 경우, 가입 완료 후 '아이디 기재' 및 '사업자 등록증'을 첨부하여 'leecy@hlag.com' 또는 'shinyr@hlag.com'으로 등록 완료 메일을 보내 주세요. 보다 빠르게 등록 처리를 도와 드립니다. 

 c. 최종적으로 업체 등록 및 아이디 생성이 완료되면, Smart-Webform을 통한 인보이스 금액 정정 신청을 진행하실 수 있습니다. 

B. 디스퓻(정정 요청)의 종류 구분하기

대분류
대분류

a. Dispute Type에서 해당 항목을 선택합니다. 

b. 만약, 한가지 이상의 이유를 가질 경우, 우선 첫번째 사유를 선택하시고, 아래 추가적으로 'Dispute Description'에서 기타 사항을 서술 하시면 됩니다. 

c. Dispute 대분류를 선택하시면 아래와 같이 소분류 항목이 나타 나며, 위와 마찬가지로 선택 하시면 됩니다.  

소분류
소분류

C. 인보이스 관련 정보 입력

인보이스 번호 & 부킹 번호 입력
인보이스 번호 & 부킹 번호 입력

  a. 정정을 원하는 Shipment와 관련된 인보이스 번호와 Shipment(부킹) 번호를 입력해 주세요.

  b. 동일한 내용의 정정 요청의 경우 + Add Invoice 버튼을 누르신 뒤 추가입력해 주시면 됩니다.

  c. 서로 다른 내용의 정정요청을 추가 입력하시어 신청하시면 인보이스 캔슬시 오류가 발생하오니 꼭 동일한 내용의 정정 요청의 경우에만 추가로 입력 후 요청해주시기 바랍니다.

  d. Shipment 번호는 다음에서 확인 하실 수 있습니다. (Shipment '부킹'번호의 경우, BL상에서 'Carrier's reference' 또는 부킹 컨펌 레터 상의 'Our Reference' 번호 참고)

BL 상의 표시
BL 상의 표시
Booking Confirmation 메일 상의 표시
Booking Confirmation 메일 상의 표시

  e. 인보이스 번호는, 전달 받은 인보이스 상 번호를 입력하시면 됩니다.(Plism에서도 확인 가능) 

D. 디스퓻 참고사항 

  • 선사의 귀책이 아닌 화주분의 요청으로 인보이스 캔슬 후 재 발행해야하는 경우에는 인보이스 정정비용 KRW 40,000원 청구 됩니다.
  • 추가적으로 언급하고 싶은 내용이 있으시면 아래와 같이 세부 설명에 추가 기재하여 주시면 됩니다. 한글 입력은 더 이상 불가합니다. 간단하게 영어로 입력해 주세요. 
  • 파일 첨부도 가능하오니 사전에 별도로 확인(승인)  받으신 메일 있으시면 첨부 부탁드립니다.
한글로 입력하시면 에러 발생하여 디스퓨트가 접수 안됩니다
한글로 입력하시면 에러 발생하여 디스퓨트가 접수 안됩니다

 E. 디스퓻 신청인 이메일 주소 기입

 모든 필요 입력 사항이 기입 완료 되었으면, 인보이스 금액 정정을 요청하시는 고객분의 'e-mail' 주소를 기입해 주세요. 기입이 완료되면 'Submit Dispute'을 클릭해서 모든 절차를 완료합니다. 

Email 주소 입력 화면
Email 주소 입력 화면

F. 접수 완료 및 확인

이메일 미 등록 오류
이메일 미 등록 오류

 - 처음 정정 요청을 진행하시는 경우, 이메일 주소 등록 정보 부재로 인해 위와 같은 문구가 뜹니다. 이 경우에는 해당 화면 캡쳐 후 등록이 필요한 이메일 주소를 korea@service.hlag.com 으로 보내주시면 감사드리겠습니다.

정상 접수 화면
정상 접수 화면

 - 접수가 완료되면, 접수 번호와 함께 접수가 완료되었음을 알려드립니다. 

처리 완료
처리 완료

 - 정상 접수가 완료되면, 고객님께서 입력하신 메일 주소로 해당 내용이 송부 되며, 접수번호를 확인하실 수 있습니다. 

 위와 같이, 인보이스 정정 요청은 간단하 절차로 완료되며, 해당 사항은 당사 시스템으로 전송되어 최대한 빠르게 업무 처리 진행되어, 고객 여러분께 안내 됩니다. 

 해당 업무 진행과 관련해서 문의 사항이 있으신 경우, 아래 메일로 문의 주시면 필요한 정보를 전달 드리겠습니다. 

  * sanghun.lee@hlag.com 

 # 현재 기존 버젼과 최신버젼을 함께 서비스 중입니다. 그러나, 기존에 이용되던, Carina Web-form( Old-version ) 웹폼은 8월 21일 부터는 서비스 되지 않습니다. 이점 참고해 주세요. 

 

 감사합니다. 

 

 

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