누군가 너는 뭐하는 사람이니? 라고 물으면 “저는 PCO입니다. 행사를 기획하고 실행하는 이벤트 플래너”라고 간단히 답하는데요, 저희 어머니는 아직도 저를 관광 가이드로 알고 계세요. 그만큼 누군가에게는 아리송한 직업군일지도 모르겠다는 생각을 합니다.
PCO, MICE, Event Professional?
그동안은 PCO나 MICE라는 단어를 사용해서 직업에 대해서 설명을 했었는데 해외 업무를 수행하면서는 Event Professional라는 단어가 좀 더 많이 쓰인다고 경험적으로 느꼈습니다. 간단히 3개의 단어의 정의에 대해 검색한 내용을 열거하자면,
1. PCO
사전적인 의미로 PCO는 “professional conference organizer”의 약자입니다. 구글에서는 “A professional conference organiser (also called a professional congress organiser, a PCO, and a conference manager) specialises in planning and executing conferences on behalf of academics, researchers and associations."라고 나오네요. 아카데믹한 컨퍼런스나 세미나를 준비하는 경우를 많이 지칭하는 것 같아요.
2. MICE
MICE란 Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions(또는 Events)의 약어로, 이벤트 및 회의 산업을 가리키는 용어입니다. MICE 산업은 비즈니스 관계 형성, 부가가치 창출, 지식공유 등을 통해 비즈니스 소통과 상호작용을 촉진하며, 경제적인 영향력을 갖는 중요한 산업을 전체를 의미합니다.
Meeting: 회의나 세미나와 같은 모임을 의미
Incentive: 기업에서 직원들에게 동기 부여를 위해 제공하는 인센티브 여행
Conference: 학술회의나 대규모 회의를 의미
Exhibition: 전시회나 박람회를 의미MICE의 약어 설명
3. Event Professional
이벤트 플래너는 다양한 이벤트를 기획하고 조직하는 전문가입니다. 기업 행사, 축제, 콘서트, 웨딩 등 여러 종류의 이벤트를 계획하고 실행하는 데 관여합니다. 개인적으로는 BTL쪽을 의미한다고 생각했는데, 해외에서는 광의의 의미로 Event Professional이나 Event Planner로 상용하는 것 같아요.
이벤트 플래너 직업의 장단점
대학원 시절 한국(연세 대학원), 일본(게이오 대학원), 중국(청화 대학원)이 모여서 온오프라인으로 진행하는 수업의 TA(조교)로 근무했었는데요, 지금 생각해보면 작은 규모의 국제 세미나를 경험해봤던 것 같아요. 장소를 구하고, 세팅 형식을 고민하고, 자료집을 만들고, 해외 투어를 준비하고, 네트워킹도 마련하고. 다 끝나고 난 후에의 "성취감" 하나로 여기까지 온 것 같습니다.
이따금 업계 분들은 만나서 대화를 하면, "너는 어떻게 시작하게 되었니?"로 수다를 떨 때가 있거든요. 다른 분들도 시작점은 다를 수 있는데 "성취감"이라는 말은 공통적으로 하는 것 같습니다. 그만큼 결국 이벤트 플래닝이 세부적인 공정(계획)을 세워서 진행을 해도 곳곳에서 생긱는 문제 해결 능력이 필요하다보니, 성공적인 이벤트를 만들었을 때의 개인의 보람이라던가 성취감이 있는 직업인 것 같아요.
1. 장점
- 창의성 : 클라이언트의 니즈가 1순위로 반영되긴 하지만, 기획자가 더 다은 아이디어나 방식을 제안하면 채택이 되곤합니다. 그래서 "요즘 사람들이 좋아하는게 뭘까", "새로 나온 솔루션은 뭐가 있을까"을 주의 깊게 보는것 같아요.
- 성취감: 클라이언트와의 합이 좋았던 행사이거나 혹은 저에게 재량을 많이 주는 행사의 경우에는 저만의 "아트워크"나 "텍스트북"처럼 느껴지곤 합니다. 이런 경우의 행사가 성공적으로 이루어졌을 때의 성취감은 꽤 큰 것 같아요.
- 다양한 경험 및 네트워킹: 다양한 종류의 이벤트를 경험하면서 여러 분야에 대한 지식을 쌓을 수 있으며, 이는 개인의 전문성을 높이는 데 도움이 됩니다. 다양한 사람들과의 접촉 기회를 통해 폭넓은 인적 네트워크를 구축할 수 있습니다.
- 유연한 업무 환경: 프로젝트 베이스로 움직일 수 있어서 프리랜서나 계약직으로 일할 수 있는 경우도 있습니다. 이는 일정과 근무 시간의 유연성을 제공합니다.
2. 단점
- 스트레스: 행사는 데드라인이 있습니다. 행사 준비 과정에서의 압박감이나 클라이언트의 니즈를 만족시키지 못하는 경우에는 스트레스를 받을 수 있습니다.
- 긴 근무 시간: 마감이 있는 일이다 보니 행사 1~2주전부터는 불가피하게 야근이 생기는 것 같아요. 또는 데이터 정리나 제작물 시안을 디자인할때는 시간을 좀 더 쓰면 더 나은 산출물이 나오는 경우도 있어서... 이 부분은 부정을 할 수가 없네요 흑... (그렇지만 이 업계는 성수기와 비성수기가 존재합니다. 해서 성수기때에는 달리고, 비성수기때에는 자기 계발을 하면 상쇄되지 않을까요?)
- 체력 소모: 사전 준비단계에서는 사무 업무와 다르지 않은데요, 행사 직전 세팅-행사 중에는 긴 시간 서서 일하거나 이동이 많을 수 있습니다. 물리적으로 많은 에너지가 소모되기도 해서 평소 건강 관리도 중요한 것 같아요.
- 예산 제약: 정해진 예산 내에서 모든 일을 처리해야 하므로 예산 관리가 중요합니다. 특히 정부나 기관의 경우는 비딩 단계에서부터 예산을 제출하기때문에 현실적인 투입되는 숫자로 예측하여 예산(안)을 작성하는게 매우 중요한 것 같습니다.
- 예측 불가능한 변수: 예측할 수 없는 문제, 예를 들어 날씨, 기술적 결함, 인력 문제 등이 발생할 경우 긴급하게 대응해야 합니다.
행사 종류별 업무 플로우
저는 컨퍼런스, 전시, 기업 이벤트의 기획 및 운영 그리고 B2B 마케팅을 주 사업분야로 뛰고 있어요. 세세한 목적, 방향성, 각 카테고리별 업무플로우를 설명하려면 어쩌면 웨비나를 열어야할 지도 모르겠어요. 간단하게 카테고리별로 설명하자면,
1. 컨퍼런스(Conference)
- 특징: 학술적, 전문적 발표와 토론이 중심
- 업무 플로우: 계획 수립 → 장소 및 일정 결정 → 스피커 섭외 → 세부 프로그램 구성 → 등록 및 홍보 → 행사 운영 → 평가 및 피드백
- 목적 및 방향성: 최신 연구 및 정보를 공유, 네트워킹 및 협력 강화, 전문성 향상
2. 전시(Exhibition)
- 특징: 기업 및 단체가 제품이나 서비스를 전시, B2B 및 B2C 모두 가능
- 업무 플로우: 전시 기획 → 참가 기업 모집 → 전시장 섭외 및 계약 → 부스 설계 및 설치 → 홍보 및 마케팅 → 현장 운영 및 관리 → 후속 평가
- 목적 및 방향성: 제품 및 서비스 홍보, 판매 증대, 시장 점유율 확대, 신제품 출시
3. 기업 이벤트(Corporate Event)
- 특징: 회사 내부 행사(워크숍, 파티, 팀 빌딩 등) 또는 외부 이벤트(제품 출시, 고객 행사)
- 업무 플로우: 필요 분석 및 목표 설정 → 예산 수립 → 장소 및 일정 선정 → 프로그램 구성 및 스피커 섭외 → 세부 실행 계획 → 행사 진행 → 사후 평가
- 목적 및 방향성: 브랜드 강화, 직원 사기 진작 및 네트워킹, 고객 관계 강화
4. B2B 마케팅
- 특징: 기업 간 거래 및 협력을 촉진하는 마케팅 활동
- 업무 플로우: 타겟 기업 분석 및 목록 작성 → 맞춤형 이벤트 기획 → 초대 및 홍보 → 이벤트 실행(워크숍, 세미나, 1:1 미팅) → 후속 피드백 및 평가
- 목적 및 방향성: 관계망 형성, 새로운 비즈니스 기회 발굴, 판매 및 협력 강화
Wrap-up
이벤트 에이전시 마다 주력하는 분야는 다를 수 있습니다. 예를 들어 제가 첫번째로 다녔던 회사는 아카데믹한 컨퍼런스에 집중했고, 지난 회사에서는 B2B 수출상담회가 주력 행사였거든요. 그 외에 메가 이벤트에 장점이 있는 회사, 온라인 솔루션을 가지고 있어서 온라인 솔루션 판매 및 관련 행사에 집중하는 회사들도 시장엔 존재하고 있어요.
얼마전에 링크드인에서 읽었던 글 중에, 니치한 분야로 내가 찾아들어가야할지, 니치한 시장의 니즈가 나를 찾게끔해야할지 고민하는 글을 본적이 있었어요. 저는 각자가 재미있어하는 포인트가 있어야 그 일을 애정하게되고 좋아하게 되는 것 같아요. 제가 탐구하면서 즐거워하는 포인트 그게 저의 시장의 소구점이 되길 바라며... 다음 뉴스레터에서 하나씩 풀어보겠습니다!
여러분과 저의 성장을 응원합니다!
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