[기획물] 생산성 구루 10인의 라이프시스템과 내 삶에 적용하는 방법

안녕하세요. 라이프웨어입니다.

'내가 그때 부터 꾸준히만 xx 했더라도, 지금쯤 xx 했을 텐데..'

다들 이런 후회 하나씩 마음에 품고 살지 않으세요? 

그리고 때론 그 꾸준함을 이어가며 탁월한 성과를 내는 사람들을 보면, 나와는 다른 사람인가 하는 생각도 들곤해요.

한 때 '타이탄의 도구들'이라는 책이 유행했던 적이 있죠. 한 두가지의 작은 습관과 사고 방식이 큰 성과의 차이를 가져다 준다는 내용이었어요.

하지만 최근의 생산성 대가들은 한 두 습관들보다 시스템을 강조하는 경우가 많은 것 같아요. 이는 디지털을 활용한 생산성 향상 시도 중 시스템을 통한 변화가 공통적으로 좋은 결과를 얻었기 때문일 거에요.

오늘은 생산성 구루 10명의 라이프 시스템을 직접 하나씩 뜯어보면서, 라이프 시스템을 내 삶에 적용하는 방법을 말씀드릴게요.

라이프웨어는 이번 회차를 시작으로 총 3회에 걸쳐 '라이프시스템을 내 삶에 적용하는 구체적인 방법'을 안내드리려 해요.

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타이탄 10명의 라이프시스템 X-ray 분석

라이프웨어는 이번 기획물을 준비하며 생산성 구루 10인의 라이프시스템을 낱낱이 분석하였어요. 그들이 지속적으로 높은 퀄리티의 아웃풋을 내는 기반에는 어떤 라이프 시스템이 자리잡고 있었을까요?

본 편에서는 '나만의 라이프시스템을 만드는 방법'에 많은 비중을 할애하는 것이 도움이 될 것 같아, 이 글에서는 한명 한명의 시스템 분석 내용을 다루진 않어요. 개별 시스템들에 대해 분석한 내용들과 구루들의 템플렛은 다음 링크에서 무료로 확인하실 수 있습니다.

http://tinyurl.com/titan10lifesystemsinletter

참고 차 아래 템플렛 예시 화면 및 분석 자료 일부를 스샷으로 붙여두었어요.

분석 자료 및 템플렛 다운: http://tinyurl.com/titan10lifesystemsinletter

나만의 라이프시스템을 만드는 순서

라이프시스템은 자신이 정의한 체계화된 내 삶의 방식입니다. 따라서 무엇보다 내가 어떻게 살아가고 있는지 이해하는 것에서 시작해야 해요. 내 라이프스타일과 현재 삶을 관리하는 방식을 이해하게 되면, 현재 내게 적합한 라이프시스템이 무엇인지 알게 되요. 그리고 이를 기반으로 라이프 시스템을 어떻게 업그레이드를 할지 고민하면 되죠.

현재 삶의 방식을 이해하게 도와주는 세 가지 질문

현재 내 모습을 이해하기 위해선 다음 세 가지 질문을 던져야 해요.

1. [삶의 형태] 나의 시간들은 무엇으로 채워져 있는가?

: 주로 현재 직업, 취미 등 이 내가 사용하는 시간들을 설명해 줄 수 있어요.

2. [관리 범위] 나는 어느 범위(일/주/월/분기/연간)로 삶을 관리하는가?

: 일단위로 살아가는지 혹은 주단위 프로젝트 레벨에서만 살아가는지 혹은 인생 장기적인 목표까지 고려하면서 살아가는지 사람마다 인생을 관리하는 범위에 차이가 있어요.

3. [통합 수준] 내 삶의 관리 대상들은 얼마나 통합되어 있는가?

: 목표, 프로젝트, 테스크, 지식 등이 하나의 플랫폼에 유기적으로 연결되어 있는지 혹은 서로 다른 플랫폼에서 제각각 관리되고 있는지 확인해요.

위 세가지 질문이 내 현재 적합한 라이프시스템을 어떻게 결정할 수 있을까요? 특히 2번과 3번에서 어떤 평가가 내려지는지가 중요합니다. 아래 내용에서 구체적으로 살펴보겠습니다.

[관리 범위] 나는 어느 범위(일/주/월/분기/연간)로 삶을 관리하는가?

몇 가지 사례를 설명드려 볼게요.

노션에서 가장 많이 발생하는 사례는 일시적인 '할일 기록' 혹은 '메모 기록' 수준으로 사용하는 경우에요. 사용 상 직관적이지만, 기록들을 아우르는 체계가 부족하기 때문에 데이터가 곧 잘 정돈되지 않는 상태로 빠지게 되죠. 노션 등의 시스템 기반 도구들도 단순 메모 앺으로 사용 시 이런 형태를 보이는 경우가 많아요.

다음으로는 중기 범위(주~월)에서 프로젝트 레벨로 관리하는 경우입니다. 프로젝트 기반으로 관리할 경우 연관 작업들과 지식들을 한 자리에서 손쉽게 확인할 수 있어요.

프로젝트의 대상은 삶의 형태에 따라 달라요. 학생들은 주로 '수업 과목'이 프로젝트가 되는 경우가 많아요. 크리에이터는 '영상 한편'을 프로젝트로 삼는 경우가 많죠. 또한 일반 직장인들은 '일정한 기간(몇 주) 내 끝마쳐 시켜야 할 결과물' 수준으로 정의되곤 해요.

사실 프로젝트 레벨에서 제한된 기간 내 좋은 결과물을 만들어 낼 수 있다면 어딜가도 일을 잘한다는 평가를 받아요. 따라서 아웃풋을 만들어 내는 관점에선 가장 중요한 관리 단위인 셈이죠.

하지만 프로젝트 레벨에서만 삶을 관리한다면 한계가 발생할 수 있어요. 즉, 프로젝트를 기획하는 순간 혹은 다양한 프로젝트를 다루어야 하는 상황에서 우선순위를 판단할 근거가 부족하기 때문이죠. 예를 들어 직장에서 프로젝트를 주도해서 만들어야 하는 상황을 가정해 볼게요.무엇을 하실 건가요? 혹은 기존에 하던 일들도 있지만 기대받는 프로젝트가 몇 가지 더 있는 상황을 가정해 볼게요. 어떤 우선순위로 하는게 맞을까요? 이와 같은 상황에선 상위 '목표 수준'에서의 방향성과 기준들이 필요하게 되요.

마지막으로는 연 단위 혹은 인생 범위에서 목표를 관리하는 경우입니다. 라이프시스템을 고도로 발전시킨 생산성 구루들의 사례들 뿐 아니라, 놀라운 성과를 만들어낸 수많은 위인들의 삶에서도 공통적으로 관찰되요. 일론 머스크는 '인류가 화성에서 생활하는데 필요한 기술을 개발하겠다'는 목표하에 신재생 에너지, 우주 산업, 로봇 산업 등 다양한 비즈니스를 수행했어요. 손정의는 10대 후반 10년 단위의 목표를 수립하여 실제로 해당 목표를 달성하며 살고 있어요. 야놀자 이수진 대표역시 장기적인 목표에서 시작하여 연간 > 월간 > 주간에 이르는 목표를 수립하는 방법을 고집하고 있어요.

이렇게 연 단위 혹은 인생 단위에서 목표를 수립하는 경우, 목표 달성에 최적화된 프로젝트를 만들어내거나 우선순위를 조절할 수 있게 되요. 또한 같은 목표에 공감하는 사람들과 협업하여 더 큰 결과물도 만들어 낼 수 있게 되죠.

정리해 보면 당장의 필요에 의해 시스템으로 단기, 중기 범위에서 테스크, 프로젝트들을 잘 관리하는 것도 큰 효과를 볼 수 있습니다. 하지만 장기적인 목표가 부재할 경우 의미 없는 노력들이 되어 버리거나 우선순위를 선정하는 데 어려움이 있을 수 있어요. 따라서 더 넓게는 조직 혹은 내 삶의 목표를 인식하고 이와 일치하는 프로젝트, 테스크를 수행하는 것이 효과적인 진행에 도움이 된다는 것을 알 수 있어요.

[통합 수준] 내 삶의 관리 대상들은 얼마나 통합되어 있는가?

이번에도 몇 가지 사례로 설명을 드려볼게요.

대부분의 경우 우리 삶의 관리 대상들이 잘 통합되어 있지 않아요. 목적별로 서비스들을 사용하다보니 정작 우리 삶의 핵심 요소들은 파편화 되어버렸어요. 예를 들어, 테스크 관리는 'Todo앱' 혹은 '캘린더' 에서 관리해요. 그리고 프로젝트는 '아사나', '지라' 등을 통해 해요.  또한 지식 관리는 '에버노트', '원노트', '컨플루언스', '구글닥스', 'MS Office'로 해요. 또한 루틴 관리는 '루틴 관리앱'이나 '캘린더'로 해요.

이런 식으로 개별 서비스는 개별 항목들의 생산성을 향상시킨 것 처럼 보였지만 전체 생산성은 떨어졌어요. 관리 대상이 많아 시간적으로 인지적으로 비용이 높게 발생하죠. 또한 중복된 정보들과 놓친 정보들이 여기 저기 흩어져 있어요. 

다음으로 노션, 엑셀 등 자유도가 높은 도구를 활용해 라이프시스템을 통합시키는 상황이에요. 노션, 엑셀 등 자유도가 높은 도구를 잘 사용하시는 분은 하나의 도구로 관리해야 할 항목들을 한판에 정리하시는 경향이 있어요. 엑셀의 경우 하나의 파일에 시트로 분리해서 넣거나 노션의 경우엔 삶의 영역을 관리하는 페이지들(목표 관리, 프로젝트 관리, 테스크 관리, 루틴 관리, 지식 관리 등)을 만들기도 해요.

개별 페이지들의 정보가 흩어져 있으니 하나의 대시보드에 이를 모을 경우 접근성이 훨씬 높아져요. 따라서 엑셀이든 노션이든 메인 대시보드를 구현하여 여기에서 핵심적인 정보들을 관리하고 트래킹할 수 있게 되죠.

실제 작업하는 상황에선 프로젝트를 수행하다가 연관된 테스크과 노트들을 보고 싶은 경우가 있어요. 그렇다고 프로젝트에 노트와 테스크를 넣어두자니 나중에 노트와 테스크만 따로 모아보는 것이 어렵죠. 이처럼 때론 서로 연관된 항목들을 보며 작업도 할 수 있고, 때론 따로 독립적으로도 볼 수 있게 하는 기능이 필요합니다. 이것은 데이터베이스(DB)의 연결 기능을 통해 구현할 수 있어요. 마치 엑셀에서 Vlookup 함수를 사용하면 다른 테이블에서 필요한 정보를 가져오듯, 노션등 DB 기반 기반 앺에서도 물리적으로 종속되어 있지 않아도 관련 있는 정보를 함께 보이도록 배치할 수 있죠. 이 DB 연동 기능까지만 마스터해도 사실상 노션 등의 DB 기반 시스템은 자유자재로 활용할 수 있게 되요.

마지막으로는 노션과 같은 메인 통합앺과 그 외 각각의 목적에 맞게 사용하는 서브앺과 DB를 연동하는 부분입니다. 가장 쉬운 예는 최근에 출시된 노션캘린더에요. 노션에서 관리하는 작업들을 캘린더 상에서 쉽게 확인할 수 있죠. 마찬가지로 캘린더 상에서 변형한 부분이 노션 앺에 나타나게 되요.

그 외로는 Zapier처럼 노코딩/로코딩의 방식으로 노션을 외부 앺들과 연동해 주는 경우가 있어요. 일례로 팀원과 함께 사용하는 테스크 관리 보드에서 작업 상태가 변경이 되면 이를 Slack 알람으로 뜨게 할 수 있어요. 혹은 하이라이팅 앺과 노션을 연결하여 도서 혹은 웹 페이지를 하이라이트 할 경우 이 내용과 URL이 노션등에 저장될 수 있도록 할 수 있어요.

여기서 핵심은 메인앺의 중심은 그대로 가져가되 메인 앺이 통합하지 못했던 서브 작업들 마저도 앺간 데이터 연동을 통해 통합을 시키는 경우라는 것이에요. 다만 이 외부 앺과의 연동은 세팅 시간이 소요되는 만큼 충분히 자동화할 가치가 있는 반복 작업 일 때 진행하는 것이 효율적이죠.

정리해 보면 흩어졌던 내 삶의 요소를 하나의 플랫폼에 통합하고, DB들간 연동을 통해 효율성을 극대화 시킬 수 있어요. 비록 도구를 학습하는 시간이 소요되지만 세팅 이후엔 부대 비용 단축할 수 있어요. 그리고 미래 있을 시스템 변화에 유연하게 대응할 수 있게 되요.

그래서 내 라이프 시스템은 As-is 어떤 상태일까요?

여러분의 라이프 시스템은 어디에 위치하게 될까요?

앞에서 세개의 질문에 답한 내용에 따라 현재 라이프 시스템의 상태를 표시해 보아요.

1. [삶의 형태] 나의 시간들은 무엇으로 채워져 있는가?
2. [관리 범위] 나는 어느 범위(일/주/월/분기/연간)로 삶을 관리하는가? - X축
3. [통합 수준] 내 삶의 관리 대상들은 얼마나 통합되어 있는가? - Y축

그리고 위에 분석했던 생산성 구루들 중 어떤 구루들과 가장 비슷한 시스템을 가지고 있는지 이해해 봅니다. 그들의 라이프스타일과 내 삶은 비슷한가요? 그들은 각각의 '관리 범위'와 '통합 수준'은 어떻게 구현하고 있나요? 구체적인 템플렛 및 영상이 필요하시다면 다음 링크에서 확인해 주세요. http://tinyurl.com/titan10lifesystemsinletter

라이프 시스템을 현재 상태에서 어떻게 업그레이드 시킬까요?

시스템을 업그레이드 하는 방법은 크게 두가지가 존재해요.

첫번째는 시스템 한계를 느끼는 순간 점진적으로 업그레이드 하는 방법입니다.

이 업그레이드 방식은 자연스러워요. 페인포인트와 그에 따른 해결 방안이라는 순환 구조를 가지고 있죠. 하지만 올바른 해결 방안을 찾지 못했을 때, 시행착오를 오래 겪을 수 있어요.

이 방식을 택했을 경우 나와 유사한 라이프스타일을 가졌지만, 한단계 더 나은 시스템을 가진 사람들을 벤치마킹 하는 것이 도움이 될 수 있어요. 시행착오를 줄이기 위해 당장 업그레이드를 하지 않더라도 이론적으로 올바른 방향성을 이해하는 것은 도움이 되죠. 그리고 DIY 구조상 메인 시스템을 제작하는 플랫폼(예: 노션)을 활용해 시스템을 설계/제작 하는 힘을 키우는 것이 좋아요.

두번째는 최상의 방법을 바로 적용하면서 조금씩 맞춰 가는 방법입니다.

이 업그레이드 방법은 빠르고 강력해요. 짧은 시간 내에 삶을 관리하는 시야도 넓어지고, 시스템 통합으로 인한 심리적/시간적 여유를 확보할 수도 있어요. 하지만 한번에 시스템 Jump를 크게 하는 것은 익숙해지는 기간 동안 큰 불편함을 느낄 수 있어요. 또한 주변에 적절한 가이드가 없을 경우 시스템을 잘못 이해하고 적용하거나, 중도에 포기하는 경우가 발생할 가능성이 높아요.

따라서 이 방법을 적용하기 위해선 시스템에 대해 충분히 이해하는 시간을 가지는 것이 필요해요.  더불어 시스템 이해도가 높은 사람에게 적절한 도움을 받는 것도 좋아요. 시스템에 익숙해 지는 약 한달의 기간은 외부의 도움을 받는 것이 수 개월~1년 이상의 시행착오를 줄이는데 도움을 줄 수 있어요.

🌲 라이프웨어는 '지속가능한 성공은 시스템에서 나온다는 것'을 믿어요. 그리고 시스템 적용 시 어려운 점을 해결하도록 돕습니다.

솔루션 1. 뉴스레터를 통해 '3주간 나만의 라이프시스템 만들기'를 연재해요.

총 3회의 '나만의 라이프시스템 만들기' 기획물 중 앞으로 2, 3회가 남았어요. 이때는 '라이프시스템을 내 삶에 최적화 시키는 방법', '라이프시스템을 설계하고 제작하는 방법'에 대해 다룰 예정이에요. 소식을 놓치지 않으시려면 하단의 뉴스레터 [구독하기]를 눌러주세요.

솔루션2. '생산성 구루 10인의 라이프시스템 분석 자료와 노션 템플렛'은 다음 링크에서 무료로 받으실 수 있어요.

http://tinyurl.com/titan10lifesystemsinletter

솔루션3. 3월 중순 '나만의 라이프시스템 만들기' 4주 온라인 프로그램을 진행하려해요. 해당 프로그램에 대한 알람을 받으시려면, Waiting List에 등록해 주세요.

🌲  세줄 요약

1. 생산성 구루들 10인은 각자의 라이프 스타일에 따른 시스템의 차이가 뚜렷하게 나타났어요. 그리고 시스템의 고도화 수준 역시 모두 달랐어요. (참고)

2. 나만의 라이프시스템을 만들기 위해선, 가장 먼저 내 현재 '삶의 형태', '관리 범위', '통합 수준'을 이해하는 것이 중요해요.

3. 다음으로 라이프시스템을 업그레이드 하기 위해선 '점진적 발전'과 '한번에 업그레이드 후 최적화' 방법이 있어요. 이 과정에서 케이스 분석, 외부 도움을 적절히 활용하는게 중요해요.

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