Make with Notion 서울에서 본 노션의 새로운 진화

 지난 11월 5일, 'Make with Notion' 쇼케이스가 서울에서 개최되었습니다. 샌프란시스코에 이어 열린 이번 행사에서는 노션의 새로운 업데이트와 AI, 자동화 기능이 소개되었고, 국내 기업들의 실제 활용 사례도 함께 공유되었어요. 쇼케이스에서 보여준 모습을 통해 노션이 현대 사회가 직면한 '프로그램 과잉(Software Sprawl)' 문제를 해결하는 데 더욱 적합한 서비스로 자리잡았다는 사실을 알 수 있었습니다.

 요즘 AI가 발전하면서 업무용 프로그램이 끊임없이 늘어나고, AI 도구도 세분화돼서 쏟아져 나오고 있잖아요. 그 사이에서 우리는 여러 프로그램을 오가며 불필요한 시간을 소비하고 있죠. 이번 쇼케이스에서 선보인 기능과 구체적인 활용 사례들은 이러한 ‘프로그램 과잉’ 문제를 해결하고 업무를 효율적으로 통합할 수 있다는 것을 보여줬습니다. 사례가 구체적인 만큼 노션을 통한 업무 통합이, 단순한 청사진이 아닌 실현 가능한 현실임을 확인할 수 있었어요.

 오늘은 Make with Notion 서울 쇼케이스에서 선보인 업데이트와 노션 AI 활용 방식을 되짚어 보고, GS건설, 당근마켓, 쿠캣 등 국내 기업들의 노션 도입 사례를 살펴보려 합니다. 기업이 노션의 AI와 자동화 기능을 어떻게 활용할 수 있는지, 실질적인 인사이트를 정리해봤어요.

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검색부터 실행까지 단 1초: AI가 진화시킨 노션의 새로운 문서 관리

 회사에서 정보가 늘어나는 속도는 정말 어마어마합니다. 문제는 이렇게 쌓인 정보들이 슬랙(메신저), 구글 드라이브(클라우드), 지라(프로젝트 관리) 등 여러 플랫폼에 분산되어 있다는 거죠. 노션 AI는 이 모든 정보를 한 곳에서 검색하고 활용할 수 있게 만들었어요.

 일반적인 AI가 인터넷의 모든 정보를 다루는 것과 달리, 노션 AI의 차별화된 특징은 조직 맥락 인식(Context-aware)에 있습니다. 조직의 내부 데이터만을 학습하여 보안성을 유지하면서도, 조직 특화된 인사이트를 제공하는 거죠. 마치 회사 직원 모두에게 전용 비서가 있는 것처럼, 필요한 정보를 정확하게 찾아주고 정리해주는 거에요.

 노션 AI의 가장 획기적인 부분은 문서 작성과 관리 방식을 완전히 바꿔놓았다는 점이에요. 회사의 기존 문서들을 학습해서 일관된 형식으로 새로운 문서를 만들어내고, 여러 프로그램에 흩어진 정보들을 단 한 번의 검색으로 찾아주거든요. 특히, 문서 작성 시 회사의 표준 양식을 자동으로 적용해주기 때문에, 직원들은 내용에만 집중할 수 있게 되었죠.

 조직에서 일관된 문서 양식을 사용하는 것은 단순한 미적 통일성을 넘어, 여러가지 실질적인 이점이 있습니다. 팀원들이 문서의 구조를 이미 알고 있기 때문에, 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있어요. 거기에 모든 팀원이 같은 양식을 사용하면 문서 작성 시간이 단축되고, 다른 팀원의 문서를 이해하는 데도 시간이 덜 걸립니다. 마치 모든 직원이 완벽한 문서 작성 비서를 개인적으로 고용한 것과 같은 효과를 가져다 주는 거죠.

 이번에 추가된 PDF 인식 기능도 유용하게 사용할 수 있어요. PDF나 연구 자료를 업로드하면, AI가 내용을 분석하고, 질문에 답변하거나 노션 페이지로 변환해주거든요. 예를 들어 화이트보드에 적은 회의 내용을 찍어서 올리면, 정리된 회의록으로 만들어주죠. AI에게 원하는 양식을 적용하라고 요청해서 PDF의 자료를 반영한 보고서를 만들 수도 있습니다. 실제로 일본의 대형 에너지 기업 오사카 가스는 노션 AI를 활용해 정보 검색 시간을 35%나 줄였다고 해요.

이메일도 자동화한다: Gmail 연동으로 완성되는 끊김없는 업무 흐름

 이번 업데이트에서 가장 기대를 모은 기능은 Gmail 알림과 수식 자동화입니다. 많은 기업들이 가장 많이 요청했던 기능이라고 하는데요, 이유는 단순합니다. 여전히 이메일이 기업에서 가장 중요한 소통 수단이기 때문인 거죠.

 이제 노션에서 프로젝트가 완료되면 자동으로 관련자들에게 이메일이 발송되고, 중요한 변경사항이 있을 때마다 즉시 알림을 받을 수 있게 됐어요. 특히 국내 기업들은 대부분 Gmail을 사용하고 있어서, 이 기능의 활용도가 매우 높지 않을까 싶습니다.

 수식을 활용한 자동화도 빼놓을 수 없죠. 조건부 트리거 기능을 통해 프로젝트 상태 변경, 마감일 임박, KPI 달성도 등을 실시간으로 모니터링하고 자동 대응할 수 있게 됐거든요. 예를 들어, 프로젝트 상태가 '지연'으로 변경되면, 목표 달성 현황이 '위험'으로 자동 변경되는 거에요. 반복 노동이 줄어들면서, 동시에 현황 파악까지 수월하게 할 수 있게 되는 겁니다.

 자동화가 익숙하지 않다면 노션 사이드바 하단의 ‘템플릿’으로 가, 다른 사람이 만든 걸 가져올 수도 있어요. 기능이 나온 지 얼마 안 됐으니, 자동화를 사용한 템플릿이 점차 더 많아지겠죠? 우리에게 필요한 기능을 가진 템플릿을 사용하면, 구조를 신경쓰지 않고 사용 방법만 터득하면 될 거에요. 덕분에 수식에 익숙하지 않은 사람에게도 진입장벽이 다소 낮아질테죠.

 무엇보다 좋은 점은 노션 자체의 자동화 기능이 강화되면서, 자동화 구현을 위해 구매해야 했던 일부 서드파티에 대한 의존도를 낮췄다는 점이에요. 조만간 Github, Jira와의 연동도 강화되고, Zapier나 Make 같은 외부 도구와의 호환성도 개선될 예정이라고 하니, 노션으로만 할 수 있는 일이 훨씬 많아지겠죠. 생산성을 보다 수월하게 올릴 수 있을 거라 생각하니 두근거려요.

EKM부터 멀티 워크스페이스까지: 노션이 선보이는 2025년 신기능 로드맵

 2025년을 앞두고 노션은 기업용 기능을 대폭 강화할 예정이에요. 데이터 보존 정책(Retention Policy) 설정과 다중 워크스페이스 관리를 위한 조직 콘솔이 더해져, 대기업에서 요구하는 수준의 보안과 규정 준수가 가능해질 것으로 보여요. 특히 EKM(Encryption Key Management) 도입은 가장 기대되는 변화 중 하나입니다. 노션의 활용 사례를 알려주러 오신 연사분들도 기대된다고 계속 언급하실 정도였어요.

 EKM은 암호화 키 관리를 의미해요. 쉽게 말하자면, 데이터를 보호하기 위한 암호화 키를 생성, 저장, 관리하는 시스템입니다. 특히 민감한 데이터를 다루는 대규모 기업에서 중요한데, 자체적으로 관리하는 암호화 키를 사용해 데이터 보안을 강화할 수 있거든요. 데이터를 외부의 클라우드 제공업체가 아닌, 회사 내부에서 관리할 수 있게 하여 보안성과 제어권을 높이는 데 도움이 됩니다.

 노션에서 EKM을 도입하면 그동안 보안을 걱정해서, 적지 못했던 자료와 내용을 적고, 공유할 수 있게 될 거에요. 보안이 필요한 조직 단위의 워크스페이스를 보다 마음 놓고 사용할 수 있게 되는 거죠.

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4050 구성원도 반한 노션: GS건설의 맞춤형 디지털 혁신 비법

 GS건설의 노션 도입 사례는 '단순함'의 힘을 보여줍니다. 업계 특성상, 현장직이 많기에 구성원의 대부분이 컴퓨터 작업에 익숙하지 않은, 4050대라고 해요. 때문에 처음부터 복잡한 기능으로 시작하면 구성원들의 거부감이 커질 수 있다는 점을 고려해, 가장 기본적인 기능부터 시작했습니다. 바로 체크박스에요. 구성원들은 체크박스 클릭하는 것 정도는 쉽게 느꼈고, 점차 데이터 입력, 수식 활용으로 범위를 넓혔어요.

 교육 방식도 독특했습니다. 리더부터 시작해 현장 단위로 노션을 전파한 거죠. 현장의 리더들에게 노션을 가르쳐주고, 현장에서 모르는 부분이 있다고 하면 본사에서 꾸린 노션 교육팀을 파견하여 대면 교육을 진행했습니다. 현장 상황을 고려할 수 있도록, 최적의 환경을 구성하기 위하여, 책이나 온라인 강의에 의존하지 않고 사내 구성원에게 맞는 방식을 선택한 거죠.

 특히, 본사 직원들이 직접 쇼츠를 제작해서 교육 내용을 리마인드하는 방식을 도입했다고 합니다. 텍스트보다 쉽게 다가오는 영상을 통해 자연스러운 학습 문화가 만들어진 거에요. 이런 전략 덕분에 구성원들이 자발적으로 노션의 기능을 발전시키고 활용하는 문화가 정착했습니다. 결과적으로는 동시에 협업하는 수평적 업무로 전환이 되고, 보고의 투명성도 확보가 됐다고 하니, 일석이조죠!

당근마켓이 선택한 단 하나의 도구: 문서 통합 관리의 새로운 패러다임

 당근마켓에서는 2015년 에버노트를 시작으로, 2018년에 노션을 도입했다고 해요. 2021년에는 Confluence를 추가적으로 도입했지만, 개발자들은 잘 써도, 그 외 구성원들은 불편해하고, 노션만 사용했습니다. 결국 얼마지 않아 다시 노션으로 통합됐다고 해요. 여러 측면에서 볼 때, 여러 도구를 함께 사용하면서 발생하는 비용 문제와 문서 분산 문제를 해결하기 위해서, 노션만 남긴 거죠.

 여러 통합툴을 사용해보고 노션으로 정착한 당근에서는 조직별 DB를 분리해서 운영하는 전략을 사용하고 있었습니다. 문서가 많아질수록 검색과 관리가 어려워지는데, DB를 조직별로 분리해서 문제를 해결한 거죠. 어차피 워크스페이스 안에 들어가 있으면, 어떤 DB든 서로 연계해서 사용할 수 있으니까요.

 점조직적인 DB 활용은 전체 구조화에 대한 팁인 동시에, 노션 실사용자를 위한 팁이기도 했어요. 노션은 하나의 DB에 너무 많은 데이터가 몰려있으면, 전체 페이지 로딩이 느려지거든요. 그래서 점조직으로 사용하고, 카테고리별 분류를 속성으로 잘 나눠두면, 보다 쉽게 자료를 검색할 수 있게 됩니다.

 잠시 짚고 넘어가자면 검색 부분에 있어서는, 이미 노션에서도 얘기가 나오고 있어요. 검색 속도와 구조 개선을 준비 중이라면서 쇼케이스에서 레이아웃 디자인 화면을 보여줬거든요. 다른 출시 예정인 기능과 더불어, 검색도 하루 빨리 업그레이드 되면 좋겠습니다.

쿠캣의 선택: 노션 하나로 완성한 차세대 HR 시스템 구축기

 쿠캣은 HR 매니저님이 나오신 만큼, 노션을 통한 HR 시스템 혁신의 좋은 예시를 보여줬어요. 팀 단위 워크스페이스에서 시작해 온보딩 관리, 서비스 툴 통합까지 단계적으로 확장해 나갔습니다. 특히 주목할 만한 점은 모든 HR 관련 서비스 툴을 노션과 연동해 일원화했다는 부분이에요.

 더 나아가 업무 프로세스를 최적화하는 데도 노션을 적극 활용했습니다. 기존에 엑셀로 관리하던 전사적 과정을 워크플로우로 전환하고, 각 단계에서 얻은 인사이트를 즉시 확인할 수 있도록 구성한 거죠. 덕분에 일정 관리에서 할 일만 체크해도 관련 문서가 자동으로 생성되도록 시스템을 구축하는 식으로, 자동화가 이뤄졌어요.

 워크플로우를 자동화 한 덕분에 업무 효율이 크게 향상되었고, 직원들의 만족도도 높아졌다고 합니다. 반복적인 문서 작업에서 벗어나 더 중요한 업무에 집중할 수 있게 되었으니 당연한 결과라고 생각해요. 쿠캣에서는 성공적인 시스템을 구축하고, 와우디랩, 노션코리아와의 협업을 통해 더 나은 HR 시스템을 만들어가고 있다고 합니다.

Make with Notion 서울 쇼케이스가 남긴 인사이트

 샌프란시스코에서도, 서울에서도, Make with Notion에서 가장 중점적으로 다뤄지는 화두는 역시 '소프트웨어 스프롤(Software Sprawl)' 문제라고 생각해요. 노션에서는 업무용 도구가 늘어나는 것도 모자라 AI 도구까지 더해지면서, 기업들이 겪는 이중고를 가장 큰 문제로 보고 있거든요. 도구를 구매하고 관리하는 비용은 증가하는데, 오히려 업무 효율은 떨어지는 현상이 발생하니까요.

 노션은 이중고를 동시에 해결하기 위한 ‘통합 워크스페이스’로서의 역할을 착실하게 강화시키고 있어요. Forms 기능의 무제한 무료 제공, 레이아웃 커스터마이징 기능 강화, 자동화 기능 확대 등은 모두 이런 맥락에서 이해할 수 있습니다. 실제로도 노션은 성과를 내고 있어요. 발표 때 나온 여러 기업들이 그 증거에요. 노션을 도입한 후, 워크플로우를 획일화 하고, 도구 구매 비용을 절감하고, 업무 효율은 향상시켰다는 실제 사례를 보여줬으니까요.

 결론적으로 이번 Make with Notion 쇼케이스에서는 노션이 기업의 디지털 혁신을 이끄는 플랫폼으로 발전하고 있다는 사실을 확인할 수 있었습니다. AI와 자동화 기능의 강화는 업무 효율을 높이는 동시에, 도구 난립 문제도 해결할 수 있는 가능성을 보여줬거든요.

 특히 GS건설, 당근마켓, 쿠캣의 사례는 기업 규모나 성격과 관계없이, 노션이 다양한 방식으로 활용될 수 있다는 사실을 증명했습니다. 여태까지 노션이 스타트업이나 소규모 기업 위주로 사용되고, 저 또한 소규모에 적합하다고 생각했지만, 발전의 방향성과 활용 사례가 퍼지면 점차 대기업에서도 노션을 활용하는 사례가 늘어나지 않을까 싶어요.

 업무적으로도 쓰지만, 일상적으로 사용하는 입장에서도 이번 업데이트에서 얻은 인사이트가 많습니다. 기본적으로 데이터의 보안성이 높아진다면, 우리 개개인의 아이디, 비밀번호 관리를 적고 관리할 수 있어 훨씬 편해질 거에요. 거기에 허용된 경우에만 링크 엑세스가 가능하다면, 템플릿을 구매한 사람만 접근하게 하거나, 혹은 페이지 비밀번호 등의 기능이 나올 수도 있겠죠.

 노션의 타겟이 개인 → 스타트업 → 중소기업 → 대기업으로 점차 확장되고 있지만, 그만큼 더 튼튼하고 안전한 서비스가 되어간다고 생각합니다. 노션은 내가 원하는대로 블록을 쌓아 구성할 수 있어요. 뭐든 될 수 있죠. 때문에 업무의 생산성을 끌어올리는 방식으로, 일상의 생산성도 끌어올릴 수 있어요. 내가 구성하는대로 만들어지는 노션이기에, 생산성을 바라는 구독이에게도 업무와 일상, 모든 측면에서 이득이 될 거에요.

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