매번 일이 내 예상보다 오래 걸리는 이유

🧠 인지 도구를 활용하면 누구나 퍼포먼스를 개선할 수 있어요

주변에 일 잘하는 사람들을 관찰해 보면 공통적으로 ‘비효율’을 견디기 어려워한다는 걸 알 수 있어요. 저희는 모든 일을 ‘그냥’, ‘묵묵히’, ‘열심히’ 하지 않고 ‘전략적이고’, ‘효율적이고’, ‘빠르게’, ’잘‘ 끝낼 수 있는 방법을 고민합니다. 페네시아(panacea, 만병통치약) 뉴스레터는 비효율을 제거하는 다양한 인지 도구들을 알려드리고 있어요.

💊 오늘의 처방: 작업 설계

다섯 번째로 소개할 인지 도구는 작업 설계예요. 계획을 짜고 일하는데 항상 시간이 초과되는 경험을 했던 적 있으신가요? 1시간 걸릴 것이라 생각했던 작업인데 하다보면 3시간이 훅 지나가있다든지요.

이런 일은 보통 계획을 큰 덩어리로 뭉뚱그려 짜기 때문에 일어나요. 대충 이렇게 하면 되겠다~ 라고 생각하고 1시간을 배정해뒀는데 알고보니 예상치 못한 변수들이 나타나 시간이 늘어나게 되는 거죠. 그렇게 되면 애초에 했던 계획은 무너지고 실행 중간에 계획을 하면서 인지 에너지를 불필요하게 소모하게 돼요. 이를 방지하기 위해서 실행과 계획을 동시에 하지 않고, 최대한 작업 시간을 정확하게 예측하는 인지 도구 '작업 설계'를 활용해볼 수 있어요.

작업 설계는 말 그대로 작업을 시작하기 전에 설계를 한다는 뜻인데요. 핵심은 내가 할 작업들을 떠올려보고 얼마나 걸릴 것 같은지 예상 시간을 써보고, 그걸 아주 잘게 쪼개면서 구체적으로 만드는 거예요. 예를 들어 내가 해야 할 일 A가 1시간 걸릴 것 같다고 예상이 된다면, 그 일을 완료하기 위해 필요한 하위 작업들을 써보고 각각은 얼마나 걸릴지 예상해보는 거죠. 그렇게 하다보면 총합이 1시간이 넘기도 하고, 혹은 생각보다 빠르게 30분 안에 끝낼 수 있는 일이었다는 발견을 하게 되기도 해요.

✅ 복용 방법

뉴스레터 쓰는 작업을 설계한다고 예를 들어볼게요.

1단계: 작업 시간 예상하기

2단계: 하위 작업 떠올려보고 시간 예상하기

2단계에서 중요한 건 5분 단위로 할 일을 쪼개보는 거예요. 5분 단위로 일을 쪼개면 '1시간 짜리 일'이 아니라 '5분 짜리 일'이 되기 때문에 부담도 덜어지고, 혹여나 문제가 생겨서 해내지 못하더라도 5분만 버리게 되는 것이기 때문에 굉장히 효과적이죠.

그리고 몇 번씩 반복해서 너무 확실한 일이 아니라면 늘 작업 중에 변수가 생기기 마련이기 때문에, 계획이 틀어질 것을 대비해 버퍼(여유 시간)를 함께 잡아두는 게 좋아요. 저는 하위 작업을 떠올려봤더니 1시간이 조금 넘는 시간이 책정됐네요.

이 작업은 조금 불확실한 일이기 때문에, 실제로는 시간이 더 늘어날 가능성도 있는데요. 각 작업들을 예상 시간 안에 끝내지 못한다면 어떤 이유 때문일지 생각해보고, 그 이유를 미리 제거해서 최대한 예상 시간에 맞게 작업이 진행될 수 있도록 예방하는 작업을 해요.

3단계: 가장 먼저하면 좋을, 핵심적인 일 선택하기

2단계까지만 해도 큰 덩어리였던 일이 많이 구체화될 거예요. 중요한 건 여기서 함정에 빠지지 않는 거예요. 머릿속에 떠오르는대로 나열한 일들을 순서대로 처리하는 것을 넘어, 더 뇌를 써보는 거죠.

3단계에서는 쭉 나열한 일들을 보면서 가장 먼저 해야 할 일을 골라야 해요. 이때, '가장 하기 쉬운 일'이 아니라 '이걸 하면 나머지 일들이 쉬워질 것 같다'는 생각이 드는 걸 고르세요. 이 우선 순위대로 작업을 지워나가다 보면, 알고 보니 할 필요 없던 일이 있었다는 것도 발견하게 되어 시간을 절약할 수 있게 될 거예요.

4단계: 시간 측정하면서 작업 수행하기

작업 설계를 끝냈으면 그 설계에 맞게 작업하는 것도 중요해요. 타이머를 설계한 시간만큼 맞춰두고 확인하는 거죠. 10분 맞춰두고 열심히 쓰다가, 타이머가 울리면 '어, 아직 덜 끝났는데?' 하고 5분을 더 추가해요. 그리고 기록으로 남겨두는 거죠.

작업이 모두 끝나면 기록을 보면서 어떤 부분에서 시간이 초과되었는지 회고하고, 그걸 다음 작업 설계 때 반영해요. 그렇게 불확실한 업무도 점점 불확실성을 낮춰가면서 예상 시간 정확도를 높여가는 거예요.

🔗 유튜브 영상

주제 설계

이번 세션에서 자유님(피코치)의 고민은 컬러 페인팅을 잘하고 싶다는 것이었어요. 흑백으로 그리는 정물 과제는 잘 끝냈는데, 그걸 컬러로 하려니 조금 막막했던 거죠. 처음 그려보는 컬러 정물이라 시간만 엄청 쓰고 완성은 못하거나, 그게 두려워서 아예 시작도 못하는 게 가장 걱정이었어요.

시작을 못하게 되는 데에 가장 큰 문제는 생각할 거리가 많다는 것이었고, 이런 인지 부하를 줄이기 위해 자유님(피코치)과 모연님(코치)은 미리 작업 설계를 해보기로 했어요.

얼마나 걸릴지 예상도 안되는 ‘그림 그리기’라는 모호한 작업을 어떻게 설계할 수 있을까요?

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‘작업 설계’ 시연

💡 13:32 전체 시간을 예측할 수 없었기 때문에, 떠오르는 작업을 시간 흐름대로 나열해봤어요.

스케치는 여러 번 해봤기 때문에 자유님에게 확실한 작업이었지만, 채색은 불확실한 작업이었어요. 그래서 어떤 작업을 먼저 하게 될지도 잘 그려지지 않았죠.

💡 17:07 과거 성공 경험과 지금 문제를 연결해서 난이도 낮추기

그래서 흑백 페인팅했던 경험에 대입해서, 컬러라면 어떻게 적용할 수 있을지를 생각해봤죠. 그때 도움됐던 게 ‘가장 어두운 부분’부터 그린 것이었는데, 바로 컬러로 시작하는 게 아니라 사진을 흑백으로 전환시켜서 ‘어두운 부분’을 먼저 그리면 되겠다는 생각이 들었죠.

자유님은 이렇게 하는 것만으로도 막막했던 작업이 훨씬 더 구체적으로 정의되고 부담이 덜어지는 느낌을 받았어요. 하지만 모연님은 인지 부하를 좀 더 줄여본다면 어떤 것을 해볼 수 있을지 물어봤죠.

💡 21:09 설계한대로 끝내지 못한다면 그 이유가 무엇일지 생각해보기

그랬더니 자유님은 조색하는 동안 시간을 많이 낭비했다는 것을 떠올렸고, 그 이유가 생각을 하고 조색을 하는 게 아니라 조색을 해보면서 생각을 했기 때문이라는 걸 알게 됐어요.

행동 계획

작업 설계를 한 이후, 자유님은 자신이 작업을 너무 큰 덩어리로 인지하고 있었다는 걸 알게 됐어요. 그래서 행동 계획으로 작업 설계를 한 뒤에 그림을 그릴 것, 조색하기 전에 미리 색 조합을 생각해보고 섞을 것을 세웠죠.

사실 자유님은 이전에는 그림 그리기는 감각의 영역이라고 생각해서 작업 설계를 적용하지 않았다고 했는데요. 이 코칭을 통해 작업 설계를 시도해보고, 훨씬 가벼운 마음으로 그림을 시작할 수 있었다고 해요.

직접 해보기

💡작업 설계는 모호한 작업을 구체화해서 작업 시간을 정확하게 예측할 수 있게 도와줘요.

💁🏻‍♀️ 자유 코멘트

누군가 제게 생산성을 높이는 방법 중 딱 하나만 알려달라고 한다면 저는 작업 설계를 꼽을 것 같아요. 그만큼 매우 자주 쓰고 저의 일하는 방식의 매커니즘 자체를 바꿔버린 엄청난 도구인데요.

저는 시간을 효율적으로 쓰고 싶다는 생각이 들 때는 무조건 연습장을 펴고 작업 설계를 해요. 특히 처음 해보는 일이거나 어려운 일도, 작업 설계부터 시작하면 막막한 마음이 조금씩 걷히면서 훨씬 더 '해볼만하네?'라는 생각이 들거든요.

이게 익숙해지기 전에는 오히려 작업하는 것보다 설계하는 시간이 더 오래걸리곤 했어요. 그럴 때마다 '이럴 시간에 그냥 하겠다'라는 생각이 들었지만, 항상 그렇게 일을 시작하면 예상했던만큼 빨리 끝나지 않더라고요. 적응 기간을 꾹 참고 열심히 설계하는 연습을 했더니, 이제는 익숙해져서 웬만큼 복잡한 일도 10분 안에 설계를 끝낼 수 있게 됐어요.

🙋🏻‍♀️ 모연 코멘트

작업 설계를 하면 그 일을 더 잘 할 방법을 고민하게 돼요. 어떤 일을 1시간이 아니라 10분만에 해야 한다면 창의적인 방법을 고안하게 되거든요. 냅다 시작하면서 개밥 먹기 보다는 더 쉽게, 더 잘 하려면 어떤 거를 해야 하지? 하고 고민하는 거에 5분만 써서 실제 작업 시간을 훨씬 나한테 유리하게, 전략적으로 쓸 수 있게 되는 거죠.

핵심을 짚는 능력도 키울 수 있어요. 위에서 예를 든거처럼 뉴스레터를 1시간 안에 쓴다고 하면, 어떤게 핵심이지? 뭘 하면 뒤에 일이 쉬워지지? 를 생각하면서 뉴스레터에서 가장 중요한 부분을 먼저 생각하게 되거든요.

특히 저는 프리랜싱을 시작하고 나서는 일별 작업 설계 시트를 만들어요. 확실한 마감이 없는 일은 늘어지기 쉬운데, 작업 설계로 일을 잘게 쪼개놓으니까 시작하기가 훨씬 쉽거든요.

작업 설계의 팁은 작업이 끝나고나서 회고하는 거 뿐만 아니라 중간 중간에 설계 내용을 보고 짧게 회고하는 거예요. 만약 예상한 시간보다 오래 걸리거나 잘 안 되는 느낌이 있다면 다시 설계해요. 이게 왜 오래 걸렸지? 그럼 남은 일을 20분 만에 하려면 어떻게 해야 하지? 그 과정에서 나의 퍼포먼스에 대한 이해도도 높아져요.

💌 복용 후기를 보내주세요

이 글을 읽고 인지 도구를 직접 적용해보신 분들이 계신다면, 4F 형식으로 댓글을 달아주시거나 메일을 보내주세요! (pnca.coach@gmail.com) 

4F

다음 뉴스레터 전까지 한 분을 추첨해서 액션 아이템 피드백을 드릴게요. 또, 피드백을 반영한 사례를 뉴스레터에서 소개할 예정이에요. 퍼포먼스 해킹 기회, 놓치지 마세요-!

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