첫 번째 노트 : 킥오프 미팅에 대하여

오늘은 프로젝트 시작 전에 진행하는 “킥오프 미팅”에 대해 알아보려 합니다.

Adriana Girdler의 영상을 통해 “킥오프 미팅”에서 다루어야 하는 항목과 중요한 구성 요소에 대해서 설명하였습니다.

킥오프 미팅 이란?

킥오프 미팅은 프로젝트 시작 전 매니저와 작업자들과 함께하는 회의입니다.프로젝트가 왜 시작이 되었는지, 어떤 것을 만들 것인지, 어떻게 진행할 것인지를 얘기하는 목적을 갖고 진행합니다.

킥오프 미팅에서 다루어야 할 항목은 무엇일까요.

킥오프 미팅은 프로젝트를 원활하게 진행하는데 있어 매우 중요한 단계에요. 킥오프 미팅에서 매니저는 작업 담당자에게 프로젝트 배경, 목적, 중요성을 공유해야합니다. 그래야 작업 담당자가 왜 이 프로젝트가 중요한지 또 프로젝트의 종료 기준과 방향성을 알 수 있어요.

킥오프 미팅 어떻게 진행하면 될까요.

#시작하기

회의 시작 전 회의가 얼마나 진행될 것인지, 어떤 순서로 진행될 것인지 간략하게 소개합니다.그 이후, 프로젝트 별 담당자가 정해져 있다면 담당자를 소개합니다. 이 때, 아이스브레이킹 겸 각 담당자가 간략하게 자기소개를 해도 좋습니다.

#프로젝트 소개하기

간단하게 프로젝트에 대한 내용들을 소개합니다. 프로젝트가 어떤 비즈니스적 배경을 갖고 시작하게 되었는지, 어느정도 우선순위인지, 어떤 결과를 기대하는지 설명합니다.

#질문하기

소개 후에 담당자 별로 프로젝트 기대치가 얼라인이 되었는지 확인하기 위해서 담당자들에게 어느정도 기대치를 갖고 있는지 질문합니다. 또 목표에 맞추기 위해서 필요한 사항은 무엇인지, 우려되는 사항은 무엇인지도 함께 질문합니다. 이를통해 담당자들이 갖고 있는 오해를 바로잡거나 목표를 달성하는데 필요한 제반 사항이 무엇인지 파악할 수 있습니다.

#프로젝트 진행 방법 논의하기

참여자 모두 프로젝트 방향성에 얼라인이 되었다면, 프로젝트 진행 방식에 대해 ‘협의'하는 시간을 갖어야 합니다. 프로젝트 진행 방식은 커뮤니케이션 계획을 말합니다. 담당자 들과 의사소통 방법을 명확하게 하여야 병목 현상을 예방할 수 있습니다.

(예) 긴급한 상황이 발생했을 때 누구에게 이야기하면 될 것인지, 문서의 버전 관리는 어떻게 진행하는게 좋을 것인지, 프로젝트 진행 중 회의 주기 등

#작업 및 목표 오픈 일정 협의하기

아주 상세하진 않더라도 누가 무슨 일을 언제까지 할 것인지를 대략적으로 정해야 해요. 이를 기반으로 오픈 일정을 합의하여 결정해야 합니다. 만약 오픈 일정이 희망하는 일정보다 늦어진다면늦어지는 이유를 파악하고 스펙 아웃을 하거나 불필요한 일들을 제거해 줄 수 있어야 해요.

프로젝트 킥오프 미팅 후에 해야할 일?

킥오프 미팅이 끝난 후에는 매니저로서 다음에 무엇을 해야할 지 명확하게 안내해야 해요. 각 담당자가 언제까지 무엇을 해올 것인지 체크하고 정리하여 공유하는게 필요합니다. 이 모든게 끝나면 성공적으로 킥오프가 완료된 것입니다.

이제 킥오프 미팅에 필요한 모든게 끝났어요. 기쁜 마음으로 다음 작업 항목을 준비하시면 될 거에요 :)

이 내용은 Adriana Girdler의 KICKOFF MEETING AGENDA를 읽고 요약한 내용입니다.더 자세한 내용이 궁금하다면 이 링크를 눌러 영상을 확인해 보세요.

소개 : Adriana Gildler는 TED, OCBS 등에서 추천을 받고  Project Management를 교육하는 매니저로 활동하고 있습니다.

✨영상 하이라이트

00:00:00  🚀 킥오프 미팅에서 다루어야 할 항목

00:02:14 ️ 👥 킥오프 미팅 진행 방법에 대한 개괄적 설명

00:03:30  🤝 회의 규칙 설정! 책임감과 창의성을 동시에 갖고 효과적인 회의 진행하기

00:05:18 ️ 💼 프로젝트 기대치를 물어보고 참여자들의 의견을 수렴하여 성공적으로 진행하기

00:06:47  ⏰ 회의 전 안건을 공유하고, 질문&답변 시간 충분히 활용하기

00:07:44  📝 프로젝트 시작 전, 커뮤니케이션 계획 협의하기

00:09:52  💼 WBS 중요성과 작업 담당자들 작업 구분의 중요성 안내

00:12:18 ️ 📋 프로젝트 킥오프 미팅 후에, 과제 및 스케줄 공유 하기

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