이메일 쓰는 법

스브스뉴스_저작권 문제된다면 지울게요. 

스마트폰이 생긴 이후, 간단하고 편리한 소통을 추구하는 경향이 강해지면서 
우리는 사실 편지나 이메일을 그렇게 많이 쓰지 않게 되었어요. 

쓴다해도 친한 사이에 쓰기때문에, 크게 격식을 따지지 않고 정보 전달 또는 자료 전달의 기능에 그칠 때가 많죠. 

그래서 회사에 처음 들어오고 나서 , 회사 간에 연락을 주고 받을 때 

막막하게 느껴진 분들도 있을거에요. 

사회 초년생인 분들께 제가 받아본 메일 중에는 

제목 : 블라블라pdf. 
내용 : 블라블라 파일 드립니다.
첨부파일 : 블라블라pdf.

이렇게 온 것도 있답니다. 

정말 자료 전달에 충실한 메일이죠? 

뭐가 문제지? 라고 생각하셨다면... (아래 내용을 계속 읽어주세요 ㅎㅎ) 

우리 어디가서 일 잘한다는 소리를 들으려면,
이것보단 좀 클래식하고 빡빡한듯해도 정석적인 이메일 쓰기가 필요하지 않을까요? 

회사에서의 이메일의 목적은 크게 세 가지가 있습니다. 

1. 정확한 의사 소통
업무 상 필요한 것은 무엇인지 두번 말하지 않게 정보를 정돈해서 글의 형태로 정확하게 전달하기 위한 목적이 있습니다. 

2. 증거 확보
통화로만 업무를 진행하면 증거가 남지 않아서 나중에 어떻게 말했었는지 기억이 안 나거나, 서로 다르게 주장 할 수 있어요. 그런 문제를 방지하기 위해 통화로 나눈 내용을 글로 옮겨 증거로 가지고 있으면 좋답니다! 
+ 업무 진행상황에 대한 소통한 근거 자료가 되기도 합니다! 

3. 간편하고 빠른 업무

이메일의 내용을 CC등을 통해 바로 진행상황을 알릴 수 있고,
진행 상황에 대한 기록이 남기 때문에 업무를 오히려 간편하고 빠르게 진행할 수 있습니다. 
급한 경우에는 전화로 소통하기도 하지만, 보통 회사 간 업무는 이메일로 주고 받습니다. 

이메일의 목적을 충분히 달성하기 위해서 알아야 할 것은? 

1. 수신자(TO) : 메일을 보내는 대상자, 보통 업무와 직결된 사람에게 보내고, 업무와 관련된 사람이 여러 명이어도 그 여러 명 모두 수신자로 보내세요.  (업무 당사자의 유무에 따라 참조와 구별 필요)

2.  참조 (CC) : 사수, 선임, 대표 등 상급자에게 보통 많이 걸어서 진행상황을 공유합니다. 
* 상대방쪽에서 누군가를 참조했으면, 전체답장으로 답장을 해야 그 참조에 있는 사람들에게도 답장이 공유됩니다. (에티켓 차원으로 전체 답장을 해주세요!) 

3. 숨은 참조 (BCC) : 수신자에게 알릴지 말지 고민되는데, 내가 이 사람에게는 보내줘야 업무에 좋을 것 같다고 생각이 드는 사람 (업무에 따라 후임에게 참고하라고, 또는 경계 부서에 있는 사람 등) 

이메일 기본 템플릿은 어떻게? 

1. 제목 
전체 내용을 한 문장으로 요약해서 얘기해주세요. 

대기업에서는 “ 00의 건 ” 과 같이 명사형으로 보내는 경우기 많은데, 오히려 이해가 어려울 때가 있어서 

저는 개인적으로 “ [회사이름, 또는 프로젝트 명] 00 자료 송부드립니다” 와 같이 문장의 형태로 쓰는 편이에요. 

2. 인삿말 

안녕하세요, 000(이름) 대리(직함)님
(회사 이름) Rena (직함은 넣어도 되고 안넣어도 되고)입니다. 

안녕하세요, 수신자 님 
저는 누구입니다.  
용건에 대한 간단한 안내 문구 

위 구성으로 해주면 서두로 적합합니다. 

 

3. 본문 

메일에 가장 중심적인 정보를 넣어주시면 됩니다.
나열할 것이 많은 경우, 줄글로 주르륵 쓰는 것 보단
볼드체 사용이나 글자 색상 변경 등 으로 강조할 곳을 표시해주는 게 좋습니다. 

표를 넣어주시는 것도 좋고, 자세한 내용을 참고 하라고 첨부파일을 넣어주는 것도 좋습니다. 


4. (첨부파일) 

첨부해야할 파일이 있는 경우, 꼭 파일을 첨부했는지 확인해보셔야 합니다. 
첨부한 후에 열어보기를 눌러서 알맞은 파일이 첨부 됐는지 더블체크 하신다면 더욱 좋습니다.

그리고 메일 본문에 "유첨 파일 확인 부탁드립니다." 또는
"~에 대한 자료 파일로 첨부드렸으니 확인 부탁드립니다." 등으로 첨부파일을 넣었음을 명시해주시면 더욱 좋겠죠? 

+ 요즘은 맥북, ios 이용자의 편의를 생각해주세요. 
한글 파일로만 보내기 보다는 pdf로도 보내주시면
빠른 확인 및 내용 전달이 가능해서 좋답니다!
작은 센스를 발휘해주세요. :) 

+ 추가로 용량이 큰 경우 용량을 줄여서 보내주세요. 
문서 작업물, 자료 등 용량이 커서 업로드가 오래 걸리고 다운 받을 때도 용량을 많이 차지할 것 같다 싶으면 ilovepdf 등을 이용해서 pdf 압축을 해서 보내주세요.
pdf 압축한 파일도 파일명을 잘 변경해서 보내주셔야 하는 거 아시죠? 
p.s 디자인 파일이나, 화질 등이 중요한 경우는 제외입니다. 


5. 끝맺음 말 

추가적으로 문의하시거나, 조율하실 사항이 있으시면 편하게 연락주시길 바랍니다. 
감사합니다.
000드림.
 
저는 보통 이렇게 보냅니다. 

근데 업무 형태에 따라, 답변을 요청하는 경우가 있기도 하고 
마감기한에 대한 알림을 하는 경우도 있고 하니 그거에 맞춰서
메일을 보낸 목적에 맞게 끝맺음말을 덧붙여 주는게 좋습니다. 

그럼, 우리 이제 좀 더 명확하고 예의있게 메일을 쓰는 프로일잘러가 되어볼까요? 

일잘러1 

다음 뉴스레터는

이메일 작성 영문편으로 들고 오겠습니다!! 

이번 프로젝트에 대해 어떻게 보셨나요? 

나도 이런 좋은 아이디어를 가지고 있다! 

나도 이런 프로젝트에 참여하고 싶다! 

이런 생각이 드시는 분들 계신가요? 

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