앞서 이메일을 쓰는 주요 목적과 알아야 할 필수사항, 기본 템플릿에 대해서 얘기했는데요.
오늘은 해외 파트너사, 또는 영어로 이메일을 써야 하는 경우에 대비한
이메일에 많이 쓰이는 영어 문장을 소개해드리려고 합니다!
이메일 기본 문구
1. 제목
전체 내용을 간략히 요약해서 얘기해주세요.
명사의 형태로 쓰는 걸 추천드립니다.
Request for ~~ (요청)
Invitation ~~ (초대)
예외적인 경우
(미팅 직후 메일 보낼 때) Thank you for meeting us
(급한 요청) [Urgent] + 마감기한 명시
이건 케이스 바이 케이스이니 맞춰서 잘 써주시면 될 것 같습니다.
단, 너무 짧게 단어만 쓰는 경우 스팸 메일함으로 들어갈 수 있으니
적당히 격식을 갖춰서 써주세요.
2. 인삿말
hi, hello 보다는
Dear, 이름
Nice to meet you.
로 시작하는게 무난합니다.
저는 누구입니다.
This is Rena, responsible for Strategy Team.
This is Rena, working in the Strategy Team
* I am Rena 라고 해도 되지만 보다 격식있는 느낌을 위해서, 또 처음 주고 받는 이메일이라면 This is Rena 와 같이 This is 를 추천드립니다.
3. 본문
용건을 바로 명시해주시는 게 좋습니다.
우리나라는 말을 끝까지 들어봐야한다고 할 정도로 뒤에 용건을 말하는 경우가 많은데요.
외국, 특히 영미권에서는 본론부터 말하는게 중요합니다. 간결하고 빠르게 할말과 전할 용건을 알려주는 걸 효율적이라고 생각하기 때문입니다.
나열할 것이 많은 경우, 줄글로 주르륵 쓰는 것 보단
볼드체 사용이나 글자 색깔 변경 등 으로 강조할 곳을 표시해주는 게 좋습니다.
표를 넣어주시는 것도 좋고, 자세한 내용을 참고 하라고 첨부파일을 넣어주는 것도 좋습니다.
4. (첨부파일)
첨부해야할 파일이 있는 경우, 꼭 파일을 첨부했는지 확인해보세요.
첨부한 후에 알맞은 파일이 첨부 됐는지 더블체크 하시는 것도 잊지마세요!
그리고 메일 본문에 "유첨 파일 확인 부탁드립니다." 또는
"~~~에 대한 자료 파일로 첨부드렸으니 확인 부탁드립니다." 등으로
첨부파일을 넣었음을 명시해주는 문구 소개드립니다.
I've attached (어떤) file(s). please let me know if you can't open them.
: 어떤 파일을 첨부했습니다. 열리지 않으면 알려주세요. (가장 추천하는 표현)
I am attaching PDF files.
: pdf 파일 첨부드립니다.
Let me know if you cannot open the files.
: 파일이 열리지 않으면 알려주세요.
Attached is the file you requested
: 요청하신 파일 첨부드립니다.
혹시나 파일 첨부를 깜박하신 경우나, 잘못 첨부한 경우에 쓰는 문구!
I forgot to attach the file in my previous email.
: 앞서 보낸 이메일에 파일 첨부하는 걸 잊었습니다.
I will forward the attachment.
: 첨부 파일을 전송드리겠습니다. 또는 첨부파일이 있는 메일을 "포워드" 드리겠습니다.
+ 해외에서는 한글파일을 쓰지 않으니, 최대한 pdf로 보내주시고 word파일로 보내주시는걸 추천드립니다. 보내기 전 선호하는 파일 형태를 물어보는 것도 괜찮습니다.
+ 용량이 큰 경우 용량을 줄여서 보내주세요.
문서 작업물, 자료 등 용량이 커서 업로드가 오래 걸리고 다운 받을 때도 용량을 많이 차지할 것 같다 싶으면 ilovepdf 등을 이용해서 pdf 압축을 해서 보내주세요.
해외에서는 아무래도 저희보다 인터넷이 느린 곳이 많으니 첨부파일이 너무 크면 오래 걸리거나 에러가 날 수 있답니다.
5. 끝맺음 말
If you have any further questions, Please feel free to contact me.
Best regards
Rena
저는 보통 이렇게 보냅니다.
Please do not hesitate to contact me if you have any questions.
Please do not hesitate to contact me.
Please feel free to contact me if you have any further questions.
이런 문구들이 보통 끝 맺으며, 추가적으로 논의하거나 질문할 게 있으면
편하게 저에게 연락을 주시라는 격식있는 표현입니다.
+ 좀 더 친밀한 관계거나, 같은 회사 내에서 직급이 낮은 사람에게 얘기하는 거라면
Let me know if you have any quesitons. (질문있으면 말씀주세요의 뉘앙스)
Let me know if something comes up. (무슨 일 있으면 알려주세요의 뉘앙스)
이런 표현을 써도 괜찮겠지만, 격식이 있거나 상대를 높이는 듯한 뉘앙스는 아닌 점
꼭 유의하시기 바랍니다.
업무 형태에 따라, 답변을 요청하는 경우에는
We hope to hear from you soon.
: 연락 기다리겠습니다.(좀 빨리 답장 주길 기대한다의 뉘앙스)
We look forward to your prompt reply.
: 신속한 답변 기대하겠습니다.(대놓고 빨리 답변 달라는 뉘앙스)
I look forward to hearing from you.
: 연락 기다리겠습니다. (가장 무난한 격식적인 표현)
여러번 메일이 오간 사이에는, 일을 진행하면서 아래와 같은 문구를 사용하기도 합니다.
Could you get back to me on (~용건~)
: 이 용건에 대해서 답장을 주시겠습니까? (이 용건에 대한 답장을 해줘야 일을 더 진행 할 수 있는 경우 많이 쓰는 표현)
Could you follow up on (~용건~)
: 이 용건에 대해서 보충해서 답장을 주시겠습니까? (용건으로 집은 부분에 대한 보충, 업데이트 된 내용에 대한 공유가 필요하다는 뉘앙스의 표현)
답장이 필요한게 아니고 끝맺는 경우에는
I 'm looking forward to seeing you again (다시 뵙길 기대하겠습니다.)
Thank you for your time (시간 내주셔서 감사합니다.)
친분이 있는 경우에는 이렇게 캐주얼하게 마무리하기도 합니다.
Have a nice day
Have a good day
이처럼 메일을 보낸 목적에 맞게 끝맺음말을 덧붙여 주는게 좋습니다.
한글에서 "감사합니다" 자리에
Regards, Best regards, Sincerely, Thanks, Thank you, Best 등을 넣어주시면 좋습니다.
그럼, 우리 이제 영어로도 메일을 잘 쓰는 프로페셔널이 되어볼까요?
추가적으로 알고 싶은 문구가 있다면 댓글이나 커뮤니티 기능을 통해서 남겨주신다면
답변을 드리도록 하겠습니다!! :)
다음 뉴스레터는
회사에서 많이 쓰는 영어 단어 시리즈가 될 예정입니다!
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