최근에 <손정의의 시간 관리법>이란 책을 읽었다. 저자인 미케 다케노부는 소프트뱅크 손정의 회장 곁에서 비서실장으로 일하며 그의 시간과 업무를 관리했다. ‘목표를 이뤄내는 강력한 시간 관리법’은 바로 최측근에서 손정의와 일했던 경험을 토대로 구축한 강력한 시간 관리 노하우다.
회사 일이 너무 바쁘고 개인 투두리스트도 마무리하지 못하고 있어 여러 시간 관리 책을 읽으면서 적용해 보고 있다. 이 책에 나오는 방법 중 내가 실천해 보며 빠르게 효과를 본 방법에 관해 이야기해 본다.
손정의 회장의 시간 관리 방법을 요약하면 아래와 같다.
첫째, 가장 먼저 명확한 목표를 세운다.
목요 없는 시간 관리는 아무 의미 없다.
둘째, 일이 완성되어야 하는 시점부터 역산하여 해결해야 할 과제를 정리한다.
미래의 목표로부터 역산해 자신에게 투자할 시간을 만들지 않으면 단지 눈앞의 일에만 쫓긴 채 순식간에 정년을 맞이하게 된다.
셋째, 이 과제를 바탕으로 스케줄을 잡고 관련 미팅 일정을 잡는다.
넷째, 수행 과제를 구체적으로 주간 일정에 추가한다.
저자는 일정에 넣지 않으면 행동할 수 없고, 행동하지 못하면 당연히 아무것도 성취하지 못한다고 강조한다.
계획을 세분화하며, 계획을 실천하기 위해 매일, 매시간 무엇을 해야 하는지 구체적인 행동 목표를 생각한다.
또한 시간을 효율적으로 사용하려면 업무 일정은 ‘15분’을 최소 단위로 하여 짜야한다고 말한다. 하지만, 손정의 회장처럼 바쁜 경영인이 아닌 이상 15분 간격의 시간 단위는 너무 빡빡하다. 필자는 포모도로 타이어 기법의 기본 단위인 25분 과제 수행, 5분 휴식을 한 세트로 일을 하고 있다.
이 책에 나오는 시간 관리 방법 중 가장 큰 효과를 본 것은 시간의 포트폴리오를 ‘1주일’이란 틀 안에서 관리해야 한다는 점이다.
기존에도 주간 노트를 만들어 사용하고 있었지만, 추가로 일주일 단위의 칸반보드를 새로 만들었다. 이렇게 하니 좀 더 명확하게 목표 과제에 대한 행동 계획을 잡을 수가 있었다.
책에는 아래와 같은 예시가 나온다.
만일 영어 학습에 1년간 1000시간을 투자하겠다고 정했다면 1년은 약 50주이므로 ‘1주일에 약 20시간씩’ 공부하면 된다는 계산이 나온다. 그러면 하루에 3시간씩 공부하면 된다는 1일 배분량도 정해지므로 다음은 이를 일정에 넣고 실행만 하면 된다.
이런 식으로 학습, 취미, 가정 등 목적별로 1주일간의 배분을 확정하라고 한다.
그런데 왜 10일도 2주일도 아닌 ‘1주일’을 수행 단위로 잡으라고 할까?
사람은 최대 ‘7’까지 관리할 수 있다는 근거를 들고 있다. 사람이 단기적으로 기억이 가능한 용량은 7개 전후라는 ‘마법의 숫자 7의 법칙’과 상사 한 사람이 관리할 수 있는 부하직원은 최대 7명까지라는 ‘관리의 폭span of control 이론’ 등 인지심리학이나 경영학에서 인간은 ‘7’ 이상의 숫자를 다루기 힘들다는 사실이 증명됐다. 따라서 시간 관리 역시 1주일을 주기로 되풀이해야만 가장 실천하기 쉽다.
필자가 일주일 단위로 과제 수행에 집중해 보니 효과가 좋았다. 그 이유를 생각해 보니 저자가 위에서 말한 '관리의 폭' 이론과 더불어 우리의 생활 단위가 일주일 단위로 구성되어 있기 때문이다. 이렇게 일주일 단위로 관리해야 한눈에 들어오고 업무 수행 속도를 높일 수 있다.
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