최근에 <손정의의 시간 관리법>이란 책을 읽었다. 저자인 미케 다케노부는 소프트뱅크 손정의 회장 곁에서 비서실장으로 일하며 그의 시간과 업무를 관리했다. ‘목표를 이뤄내는 강력한 시간 관리법’은 바로 최측근에서 손정의와 일했던 경험을 토대로 구축한 강력한 시간 관리 노하우다.
회사 일이 너무 바쁘고 개인 투두리스트도 마무리하지 못하고 있어 여러 시간 관리 책을 읽으면서 적용해 보고 있다. 이 책에 나오는 방법 중 내가 실천해 보며 빠르게 효과를 본 방법에 관해 이야기해 본다.
손정의 회장의 시간 관리 방법을 요약하면 아래와 같다.
첫째, 가장 먼저 명확한 목표를 세운다.
목요 없는 시간 관리는 아무 의미 없다.
둘째, 일이 완성되어야 하는 시점부터 역산하여 해결해야 할 과제를 정리한다.
미래의 목표로부터 역산해 자신에게 투자할 시간을 만들지 않으면 단지 눈앞의 일에만 쫓긴 채 순식간에 정년을 맞이하게 된다.
셋째, 이 과제를 바탕으로 스케줄을 잡고 관련 미팅 일정을 잡는다.
넷째, 수행 과제를 구체적으로 주간 일정에 추가한다.
저자는 일정에 넣지 않으면 행동할 수 없고, 행동하지 못하면 당연히 아무것도 성취하지 못한다고 강조한다.
계획을 세분화하며, 계획을 실천하기 위해 매일, 매시간 무엇을 해야 하는지 구체적인 행동 목표를 생각한다.
또한 시간을 효율적으로 사용하려면 업무 일정은 ‘15분’을 최소 단위로 하여 짜야한다고 말한다. 하지만, 손정의 회장처럼 바쁜 경영인이 아닌 이상 15분 간격의 시간 단위는 너무 빡빡하다. 필자는 포모도로 타이어 기법의 기본 단위인 25분 과제 수행, 5분 휴식을 한 세트로 일을 하고 있다.
이 책에 나오는 시간 관리 방법 중 가장 큰 효과를 본 것은 시간의 포트폴리오를 ‘1주일’이란 틀 안에서 관리해야 한다는 점이다.
기존에도 주간 노트를 만들어 사용하고 있었지만, 추가로 일주일 단위의 칸반보드를 새로 만들었다. 이렇게 하니 좀 더 명확하게 목표 과제에 대한 행동 계획을 잡을 수가 있었다.
책에는 아래와 같은 예시가 나온다.
만일 영어 학습에 1년간 1000시간을 투자하겠다고 정했다면 1년은 약 50주이므로 ‘1주일에 약 20시간씩’ 공부하면 된다는 계산이 나온다. 그러면 하루에 3시간씩 공부하면 된다는 1일 배분량도 정해지므로 다음은 이를 일정에 넣고 실행만 하면 된다.
이런 식으로 학습, 취미, 가정 등 목적별로 1주일간의 배분을 확정하라고 한다.
그런데 왜 10일도 2주일도 아닌 ‘1주일’을 수행 단위로 잡으라고 할까?
사람은 최대 ‘7’까지 관리할 수 있다는 근거를 들고 있다. 사람이 단기적으로 기억이 가능한 용량은 7개 전후라는 ‘마법의 숫자 7의 법칙’과 상사 한 사람이 관리할 수 있는 부하직원은 최대 7명까지라는 ‘관리의 폭span of control 이론’ 등 인지심리학이나 경영학에서 인간은 ‘7’ 이상의 숫자를 다루기 힘들다는 사실이 증명됐다. 따라서 시간 관리 역시 1주일을 주기로 되풀이해야만 가장 실천하기 쉽다.
필자가 일주일 단위로 과제 수행에 집중해 보니 효과가 좋았다. 그 이유를 생각해 보니 저자가 위에서 말한 '관리의 폭' 이론과 더불어 우리의 생활 단위가 일주일 단위로 구성되어 있기 때문이다. 이렇게 일주일 단위로 관리해야 한눈에 들어오고 업무 수행 속도를 높일 수 있다.
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JamesM. Kim
안녕하세요 너무도 소중하며, 제가 평소 인지하고 넌지시 그럴것이다, 짐작하던 내용을 명확히 여러가지 근거를 바탕으로 인식하여 실제로 실천을 할수 있는 바탕을 주셔서 진심으로 감사합니다. *** 주신 내용을 나름대로 이해하여 정리하여 보았습니다. *** '마법의 숫자 7'의 핵심은, 손정의 소프트뱅크 회장의 시간 관리법에 언급된 '마법의 숫자 7'은 **조지 A. 밀러 박사의 유명한 인지 심리학 연구(1956년 논문: "The Magical Number Seven, Plus or Minus Two")**에서 유래합니다. 이 연구는 인간의 뇌가 정보를 기억하고 처리하는 데 있어 특정 한계가 있음을 밝혀냈습니다. 핵심 내용은 다음과 같습니다: 인지적 한계: 인간은 한 번에 **평균적으로 7개(±2), 즉 5개에서 9개 사이의 정보 덩어리(Chunk)**를 가장 효율적으로 기억하고 처리할 수 있습니다. 이 숫자를 넘어서면 기억의 정확도가 급격히 떨어집니다. 기억의 종류: 단기 기억 (Short-Term Memory): 정보를 짧은 시간(대략 15~30초) 동안만 유지하는 저장소입니다. 작업 기억 (Working Memory): 단기 기억을 넘어 정보를 능동적으로 조작하고 처리하는 인지 시스템입니다. '마법의 숫자 7'은 이 작업 기억의 용량 한계와 밀접한 관련이 있습니다. 정보 덩어리화 (Chunking): 이 한계를 극복하는 핵심 방법은 정보를 의미 있는 '덩어리'로 묶는 것입니다. 예를 들어, 11자리의 전화번호를 3개 또는 4개의 덩어리로 나누어 기억하면 훨씬 쉽게 외울 수 있습니다. 실생활 적용: 우리의 뇌는 한 번에 3~4개 정도의 작업 항목은 쉽게 기억하고 처리할 수 있지만, 7개 이상의 작업 항목이 머릿속에 들어오면 기억의 한계를 벗어나 비효율적이 됩니다. 따라서 업무나 프로젝트를 계획할 때 동시에 진행하는 작업 항목을 7개 이내로 유지하고, 7일 단위로 계획을 세우는 것이 효율적인 시간 관리와 생산성 향상에 큰 도움이 됩니다.
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JamesM. Kim
***[인간의 두뇌 집중 매직 숫자 25분] *** 분석맨님, 사람이 뇌로 집중할 수 있는 **최대 시간인 ' 인간의 두뇌 집중 매직 숫자 25분'**에 대해 알려주셔서 감사합니다. 1. 포모도로 기법과 25분 집중의 과학적 근거 인간이 최대로 집중할 수 있는 시간과 인지 피로(mental fatigue)가 오는 시점을 고려하여, 25분 집중 후 5분간 눈을 감고 휴식하고 다시 25분 일하는 것을 기본으로 하는 이탈리아인 프란체스코 시릴로의 **"포모도로 기법"**에 대한 의료 과학적 근거 자료가 마음에 깊이 와닿습니다. 말씀하신 대로, 뇌의 자연스러운 집중력 주기는 약 20~30분이며, 이 시간을 넘어서면 집중력이 급격히 떨어지고 인지 피로가 쌓이기 시작합니다. 25분이라는 시간은 뇌가 완전히 지치기 전에 짧게 휴식을 취하여 피로 누적을 방지하고, 다음 집중 세션을 위한 준비를 하도록 돕는 최적의 시간으로 알려져 있습니다. 이는 장기적인 생산성과 효율성을 유지하는 데 매우 중요합니다. 실제로 25분 집중과 5분 휴식은 뇌의 재충전을 돕고, 업무에 대한 스트레스를 줄이며, 궁극적으로 더 높은 몰입감과 성과를 가져오는 데 기여합니다. 7년째 VariDesk® Converters 스탠딩 데스크를 사용하시면서도 25분 서서 일하고 5분 앉아서 쉬는 규칙을 종종 잊으셨다고 했는데, 알려주신 근거를 통해 앞으로 더욱 효과적으로 집중하고 휴식하며 스스로 인생의 역량과 에너지를 한 단계 이상 업그레이드하는 데 큰 도움을 받았습니다.
JamesM. Kim
추가로, 5분 휴식을 최적화하는 제 경험을 공유드립니다. 제가 서서 일할 때 5분 휴식 시간에 눈을 감고 좌우를 번갈아 가며 운동하는데, 이 방법을 아래와 같이 하면 5분 휴식 동안 두뇌가 실제로 혈액으로 깨끗이 청소되는 듯한 느낌을 받게 됩니다. 대뇌의 '대측성 지배(contralateral control)' 원리를 활용하여 스탠딩 상태에서 (바닥에 놓은 5cm x 5cm 각목 위에서) 운동할 때, 왼쪽 종아리 운동을 하면서 오른손 악력기 운동을 하고, 반대로 오른쪽 종아리 운동을 할 때 왼손 악력기 운동을 하면 가장 효과적인 휴식과 운동의 조화를 이룰 수 있습니다. 즉, 우뇌의 지배를 받는 왼팔과 좌뇌의 지배를 받는 오른 다리처럼 서로 교차하는 부위를 동시에 운동함으로써 효과를 높이는 것입니다. 이는 왼팔이 앞으로 나갈 때 오른 다리가 앞으로 나가는 교차 보행 패턴(cross-lateral movement)처럼 몸의 균형을 잡고 효율적인 움직임을 가능하게 하는 인체 과학이 적용된 것입니다. 위에서 설명드린 것처럼 좌측 팔과 우측 다리를 묶음으로 운동하는 것은 단순한 두뇌에 의한 신경 지배를 넘어선 기능적, 협응적 측면에서 더 인체 과학적인 의미를 갖는 것이라고 실천하면서 큰 도움을 받고 있습니다.
분석맨의 두 번째 뇌
제임스 님 이렇게 상세한 댓글과 경험 공유해 주셔서 감사합니다! 🙏
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