애자일(Agile) 프로젝트에서 기록관리 효율화의 단초를 찾다

* 젓가락 님이 기록과 사회에 글을 보내주셨습니다. 감사합니다. 

기록관리의 두 가지 목적은 첫째 업무 투명성 향상, 둘째 업무 효율성 향상이라고 배웠다. 나는 공공부문 기록관리전문가로 배우고 일하면서 정말로 기록관리가 업무 효율성 향상에 기여하는가에 대한 의문을 가져왔다. 내가 경험했던 의사결정 과정과 그것의 문서화, 실제 업무 진행 절차는 이렇다.

1. 업무 관련자, 결재권자 등과 구두 협의 및 이메일 소통으로 잠정적 의사결정

2. 관련 문서 작성, 첨부 문서 작성

3. 결재 상신

4. 결재 문서 내 문법, 내용, 서식 등에서 오류 발견 시 회송

5. 수정 후 결재 상신. 오류 시 위 3번 단계에서 5번 절차를 반복

6. 결재 완료

7. 관련 업무 진행

 위 2번 단계의 문서작성부터 6번 결재완료 까지가 기록을 생산하는 작업이다. 2번에서 6번에 이르는 과정은 ISO 15489의 진본성, 무결성, 신뢰성과 이용가능성의 4가지 품질을 지키기 위한 필수적인 절차로 여겨 지기도 한다. 그 절차들이 기술적으로 구체화되어 전자적 업무관리시스템, 문서관리시스템, 행정정보시스템 등에 녹아 들었다. 그런데 나의 경험상 대부분의 경우 1번에서 구두 혹은 이메일을 통해 정해진 대로 업무가 진행된다. 이미 결정된 사항을 전자적 시스템에서 다시 문서화를 하게 된다. 즉각적인 업무 효율성의 관점에서만 본다면 문서 생산과 처리 과정은 상당한 시간, 인력, 자원을 불필요하게 소모하게 만든다. 만약 위 1번 단계의 의사소통, 의사결정이 바로 업무로 연결된다면, 이와 동시에 현용기록의 4 가지 품질을 지킬 수 있다면, 기록관리가 정말 업무 효율성 향상에 도움이 되지 않을까 하는 상상을 해왔다. 그리고 그 단초를 애자일 프로젝트 관리 (Agile Project Management)에서 찾아보았다.

 애자일 프로젝트 관리는 정보기술 개발 분야에서 주로 사용되며, 신속한 의사소통과 의사결정을 통해 지속적으로 개선된 성과물을 만들어 낼 수 있게 해주는 업무 방식이다. 전통적 형태인 폭포수형 프로젝트 관리와 대비되며, 정보기술 분야의 빠른 변화에 대응하기 위해 짧고 반복적인 주기로 수평적인 논의를 통해 문제를 해결하는 방식을 사용한다. 반면 폭포수형 방식은 프로젝트의 시작, 계획, 실행, 통제, 마감으로 이어지는 순차적인 방식으로 프로젝트 업무를 진행한다. 폭포수형은 시작과 계획 단계에서 대부분의 업무 규칙들이 정해진다. WBS (Work Breakdown Structure) 라고 불리는 업무명세서가 만들어지고, 업무 진행 프로세스와 일정, 예산과 인력 등이 확정된다.

 기록정보는 맥락정보, 내용정보, 구조정보로 구성된다. 기록관리 측면에서 봤을 때, 폭포수형 프로젝트 관리는 상대적으로 명확한 맥락정보를 제공해준다. 프로젝트 시작과 계획 단계에서 이미 필수적인 생산 대상 기록물을 정의하고 확정하기 때문이다. 폭포수형의 프로젝트 WBS는 정부기능분류체계 (Business Classification Scheme, BCS)와 유사하게 큰 업무를 단위 업무로 쪼개 놓는다. 업무 일정에 단위 업무를 배정하고, 업무간 프로세스를 설정, 예산과 인력을 배치하게 된다. 폭포수형이라는 말처럼 순차적이고 구조적인 방식으로 업무가 진행된다. 업무의 맥락이 철저하게 미리 확정되고 기록은 맥락정보를 쉽게 얻을 수 있다. 프로젝트 마감 단계에서는 기록의 처분과 활용에 관한 업무도 일반적으로 진행하기 때문에 기록정보의 유실에 대한 우려도 적다. 다만 프로젝트 계획은 그 프로젝트 실행의 사전 단계에 확정되고, 사전 계획에 따라 업무가 진행된다. 실제 프로젝트 업무 진행 시, 사전에 규정되고 합의된 업무 맥락에 얽매이게 되는 것이 폭포수형 프로젝트 관리의 비효율성을 초래하기도 한다. 실무가 반영되지 않은 탑다운 방식의 업무진행의 단점이기도 하다. 이런 비효율성을 해결하기 위해서는 프로젝트 계획을 수정해야 하는데 업무의 맥락을 바꾸기 위한 변화 관리 (change management)에는 추가적인 시간 비용 인력과 자원이 투입되어야 한다. 

폭포수형은 계획 단계부터 각 단위 업무의 결과물과 그것들이 종합되어 도출되는 최종 성과물에 대해 확정한다. BCS에서 큰 정책이 확정되고, 작은 정책, 기능과 단위업무로 내려오는 탑 다운(top down) 구조를 가진 것과 유사하다. 애자일 프로젝트는 확정된 계획을 설정하지 않는다. 애자일 프로젝트는 보텀 업(bottom up) 구조를 가진다. 매주 혹은 매2주 후의 업무와 결과물을 확정한다. 그런 방식으로 작은 결과물들이 아직은 불확정한 최종결과물을 향해 다가가는 업무구조이다. 맥락은 흐름을 말한다. 업무는 시작과 끝이 있다. 업무 맥락은 업무의 시작에서 끝으로 이어지는 흐름이다. 기록의 맥락정보는 유동적인 업무의 흐름을 기록물이라는 고정적인 형태로의 변환이라고 볼 수 있다. 하지만 애자일은 사전 확정된 업무의 흐름이 명확치 않다. 전체적이고 온전한 업무계획이 확정적이지 않기 때문이다. 최종결과물이 업무의 끝에서 나온다면, 애자일 프로젝트 관리는 업무의 끝을 미리 확정해 놓지 않았기 때문에, 맥락정보의 획득이 어렵게 된다. 업무의 신속한 진행과, 실시간 변화관리와 그러한 변화를 업무에 적용한다는 특성으로 인해, 기록물의 절대적 생산량도 폭포수형에 적게 된다. 내용정보가 부족해질 수 있다. 하지만 애자일 프로젝트의 가장 큰 장점은 개방적 의사소통, 빠른 의사결정, 신속한 단위 성과물 도출에서 나온다. 이들은 업무 효율성을 높이는 근간이 된다. 

 애자일 프로젝트에서는 반복적이고 축적되는 방식으로 기록이 생산된다. 업무진행에 초점이 맞춰져 있어서 기록의 내용정보는 짧고 간결하다. 기록은 중앙통합적 정보관리시스템 보다는 다양한 전자적 시스템에 분산적으로 저장되는 것이 일반적이다. 그리고 한 번 확정된 후 수정되지 않는 공식 업무기록과 달리 실시간으로 검토되고 수정되고 갱신되는 경우가 많다. 즉, 기록물관리기준표에 따른 선제적 분류 및 보존기간 적용이 어려운 구조에서 기록물이 생산되고 관리된다. 

 업무효율성 측면에서 본다면, 애자일이 가진 기록관리의 차이점, 혹은 단점으로도 볼 수 있는 특성들은 수용하거나 극복해볼만 하다. 상대적으로 부족한 기록의 내용정보는, 필수적으로 생산해야 하는 기록을 명시함으로써 해소해볼 수 있다. 내용을 자동으로 저장하고 보존하는 정보기술의 힘을 빌릴 수 있다. 분산된 기록정보는 기록물 간의 연계를 강화하고 메타데이터를 표준화하고 매핑하여 관리한다. 전자적 협업 도구와 최신의 정보화 응용프로그램을 통해 실시간 정보기록을 수집하고 검토하며 갱신할 수 있다.  

지금 현대의 프로젝트는 절대적으로 상호 배타적인 폭포수형 또는 애자일은 아니다. 폭포수형 프로젝트는 애자일 프로젝트 관리의 장점을 받아들여 업무 신속성과 효율성을 강화하고 있다. 애자일 프로젝트 관리에서는 자동화 정보화 도구를 받아들여 의사소통과 의사결정 과정을 더 투명하면서도 효율적으로 진행하고 있다. 기록관리 측면에서는 감사 증거 제시를 위한 기록의 생산에 집중했던 경향에서 나아가, 새로운 프로젝트 개발을 위한 기록정보 활용으로 그 방향을 옮겨가고 있다. 이는 인공지능을 비롯한 최신식 정보화 기술을 받아들인 덕분이다. 실례로 실시간으로 갱신되는 기록물에 주기적 획득 절차를 자동화하여 수집하고 분류하는 것. 인공지능을 이용하여 이메일 또는 메신저 기록을 자동으로 저장, 보존기한을 지정하는 것. RPA (Robotic Process Automation)을 활용하여 생산된 기록물과 그것들의 품질을 정기적으로 점검하고 부족할 경우 제고하는 것 등을 들 수 있다. 

 Chat GPT 가 나오고, CoPilot이 업무의 다양하고 많은 부분을 도와준다. MS Purview에서는 어디 있는지 알 수 없는 기록정보를 찾아주고 분류하며, MS Syntex 혹은 지능적 문서 처리 (Intelligent Document Processing, IDP) 프로그램들은 사용자들이 원하는 내용들을 저장 위치에 상관없이 구조화(structured) data) 여부에 무관하게 모아서, 사용자의 요청에 맞게 꾸며서 보여준다. 회의, 전화는 자동으로 문서화되고 분석되고 요약되며, 이메일은 자동으로 저장되고 분류되고 답신까지 제안해준다. 업무 도구들의 이런 급진적 변화들이 애자일 프로젝트 관리기법에 적용되고 있다. 폭포수형 방식에 비해 상대적으로 부족했던 기록의 맥락정보와 내용정보의 수집을 온전하게 해준다. ISO 15489의 네 가지 기록품질에 긍정적 방식으로 강한 영향을 미치고 있다.  우리나라 공공부문에서는 20여 년째 큰 변화없이 업무를 처리하고 기록을 관리한다. 통합적 전자적 업무시스템에서 탑다운 방식으로 업무기능에 따라 일을 하고, 그에 따른 기록관리체계에서 기록물이 생산되고 관리 처분된다. 나도 알고, 다른 기록관리 전문가들이나 행정전문가들도 알 것이다. 통합적 절차적 고정적 전자시스템이 업무효울을 가끔씩 저해하고 있다는 것을. 변해야 한다는 사실도. 나는 급변하는 세상에서 업무효율을 높이고 기록관리 활용수준을 제고하기 위한 단초를 애자일 프로젝트에서 이렇게 찾아보았다.