여러분은 비즈니스 미팅 예절을 배워본 적이 있나요?
여러 방법론에 대한 이론은 배웠지만, 정작 실전에서 써야 하는 예절에 관해 배워본 적이 있으신가요?
오늘은 사수가 없거나, 온보딩 과정 없이 실전으로 뛰어들 신입을 위한
비즈니스 예절(명함교환)에 대해 알아보겠습니다.
명함 교환은 비즈니스 환경에서 중요한 첫인상을 남기는 요소 중 하나입니다.
올바른 명함 교환 방법만으로도 여러분이 프로페셔널한 이미지를 구축하는 데 큰 도움이 될 것입니다.
비즈니스 예절 - 명함 교환
1. 명함 준비
명함 상태 유지
명함은 항상 깨끗하고 구겨지지 않도록 관리합니다.
이를 위해 명함 지갑을 사용하여 명함을 보관합니다.
명함이 구겨지거나 더러워진 상태로 상대방에게 전달되지 않도록 주의해야 합니다.
충분한 명함 준비
미팅이나 행사에 참석할 때는 예상보다 많은 명함이 필요할 수 있으므로, 충분한 수량을 준비합니다.
특히 네트워킹 이벤트에서는 여분의 명함을 가지고 다니는 것이 좋습니다.
(약 참석 예상 인원의 2배 수량)
명함 정보 최신화
명함은 깨끗한 것으로 준비해야 하며, 모든 정보는 현재의 정보여야 합니다.
정보가 변경됐다면, 수정된 새 명함을 사용해야 합니다.
2. 명함 교환 시기
적절한 타이밍
명함 교환은 일반적으로 인사 후 또는 대화가 시작되기 전, 첫 만남에서 이루어집니다.
상대방과 눈을 맞추고 인사를 나눈 후, 자연스럽게 명함을 교환합니다.
먼저 명함을 주는 경우
상대방이 먼저 명함을 주지 않는다면, 자신이 먼저 명함을 건네는 것이 좋습니다.
그러나 상급자나 중요한 인물이 있을 경우, 상대방이 명함을 먼저 건네기를 기다리는 것이 예의입니다.
아랫사람이 연장자나 상급자에게 먼저 건넵니다.
상대방이 두 명 이상일 때는 직급이 높은 사람에게 먼저 건넵니다.
윗사람과 함께 건네게 되는 경우에는 윗사람이 건넨 다음에 전달합니다.
이성일 경우에는 남성이 여성에게 먼저 명함을 건넵니다.
3. 명함 전달 방법
두 손으로 전달
명함을 건넬 때는 항상 두 손으로 전달합니다.
이는 상대방에 대한 존중을 표현하는 방식입니다.
명함의 글씨가 상대방이 읽을 수 있도록 방향을 맞추는 것도 중요합니다.
명함은 가슴과 허리선 사이에서 건넵니다.
명함을 주고받을 때는 상반신을 약간 기울여 정중하게 인사하고, 상대방과 시선을 맞추고 정확하게 자신의 이름, 소속을 밝혀야 합니다.
간단한 소개
명함을 건네며 간단히 자신의 이름과 직함을 소개합니다.
예를 들어, "안녕하세요, 저는 [이름]입니다. [회사 이름]의 [직함]을 맡고 있습니다."라고 말합니다.
상급자와의 명함 교환
상급자나 중요한 인물과 명함을 교환할 때는 더욱 정중하게 행동합니다.
상급자에게 먼저 명함을 건네지 않고, 상대방이 명함을 건넬 때까지 기다리는 것이 일반적입니다.
4. 명함 받는 방법
두 손으로 받기
명함을 받을 때도 두 손으로 정중히 받습니다.
상대방의 명함을 존중하는 자세를 보여주는 것이 중요합니다.
만일 상대방과 동시 교환일 경우 오른손으로 명함을 건네고, 왼손으로 받은 후 바로 오른손으로 명함을 받쳐서 읽습니다.
명함을 주의 깊게 보기
명함을 받은 후, 바로 명함 지갑에 넣지 않고 상대방의 이름과 소속을 확인합니다.
명함에 적힌 이름과 직함을 확인하며 상대방의 직함으로 바르게 호칭하여 한 번 불러주는 것도 좋습니다.
예를 들어, "감사합니다, [이름/직함]님."이라고 말할 수 있습니다.
명함에 만일 모르는 한자가 있다면 바로 질문합니다.(실례하지만, 존함을 어떻게 읽습니까?)
명함 보관
받은 명함은 바로 주머니나 가방에 넣지 말고, 잠시동안 손에 들고 있거나 테이블 위에 놓습니다.
미팅 진행 시, 테이블 위에 놓고 보면서 대화합니다.
테이블 왼쪽에 상대의 명함을 겹치지 않게 놓습니다.
미팅이 종료된 이후에는 명함집에 보관합니다.
*바로 명함을 집어넣는다면 상대방에게 관심 없다는 의미로 오해받을 수 있습니다.
5. 명함 교환 시 주의사항
명함이 없는 경우
명함을 깜빡 잊고 가져오지 않았을 때는 솔직하게 사과하고, 나중에 리멤버 어플이나 이메일 등 명함을 전달할 것을 약속합니다.
"죄송합니다, 명함을 가져오지 않았습니다. 이후에 리멤버(이메일 등)로 제 명함을 보내드리겠습니다."라고 말할 수 있습니다.
문화적 차이 존중
국제 비즈니스에서는 명함 교환에 대한 문화적 차이를 존중해야 합니다.
해당 과정에선 미팅 상대의 문화를 사전에 찾아보고 가는 것이 좋습니다.
6. 명함 관리
명함 정리
받은 명함은 미팅 후 정리하여 보관합니다.
명함에 미팅 날짜와 만나게 된 곳(네트워킹 등)을 메모해 두는 것도 좋습니다.
단, 메모는 상대가 보지 않는 곳에서 해야 합니다.
요즘은 리멤버 어플 등 명함관리 어플을 사용해, 디지털화하여 관리할 수 있습니다.
명함을 디지털화할 때 상대가 보지 않는 곳에서, 미팅이 종료된 후 진행하시는 게 좋습니다.
팔로우업
명함을 교환한 후에는 감사 문자를 보내거나 LinkedIn, 이메일을 통해 연락을 이어갑니다.
이는 지속적인 관계 형성에 도움이 됩니다.
대부분은 자리가 끝나면 따로 연락을 하지 않기 때문에, 이런 작은 연락만으로도 상대에게 본인을 인지시키고 관계를 쌓아가는 데 도움이 됩니다.
7. 연습과 피드백
실습
명함 교환을 실제로 연습해볼 수 있도록 상황을 설정하여 실습을 진행합니다.
예를 들어, 가상의 미팅이나 네트워킹 이벤트 상황을 설정하여 서로 명함을 교환하는 연습을 합니다.
피드백 제공
실습 후, 각자의 명함 교환 방식에 대해 피드백을 주고받습니다.
잘한 점과 개선할 점을 함께 이야기하며, 자신감을 가질 수 있도록 도와줍니다.
만일 혼자라면 이 과정을 녹화 후 돌려보는 것도 방법이겠습니다.
결론
명함 교환은 단순한 형식적인 절차가 아니라, 비즈니스 관계의 첫 단추를 꿰는 중요한 과정입니다.
비즈니스에서 빠질 수 없는 명함 교환 방법만 숙지하고 실천해도, 여러분의 첫 인상을 프로답게 보이는 데 도움이 됩니다.
오늘도 외부를 나가 고객을 만날 여러분을 응원하겠습니다.
참고자료 출처- https://youtu.be/iQwT2JlXI7c?si=VNDoVxS_t-yjjl3o
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