여러분 안녕하세요, 할리노트 입니다.
생각을 전달하고 저장하고, 발전시키는 핵심이자 일의 기본인 "문서".
오늘은 어떻게 AI 로 문서화를 제대로 할 수 있을지 나눠볼게요.
여러분 혹시 워크슬롭(Workslop)이라는 말을 들어보셨나요?
(Image by myrfa from Pixabay)
워크슬롭이란, 생성형 AI가 만든, 겉으론 그럴듯하지만 실제론 내용이 부실해 수정과 재작업이 필요한 저품질 결과물을 말합니다.
동료가 그럴듯한 결과물을 가져왔는데 만약 대충 AI로 만든 게 티가 난다면, 오히려 그 작업물을 검수하느라 더 시간도 많이 들고 그 이후로 그 동료에 대한 신뢰도도 떨어질 거예요.
우리는 분명 AI와 함께 일해야 합니다.
그러나 단순히 겉보기에만 좋아 보이고 알맹이가 없는 것이 아니라
빠르게 일을 처리하면서도 동시에 고퀄리티의 작업물을 만드는 것이 AI 시대에 살아남는 핵심 중 하나일 것입니다. (관련해서 읽어보면 좋을 글)
왜 AI로 돌리기만 하면 ‘티’가 날까요?
AI는 어떤 부분은 인간보다 더 빠르고, 잘 해내지만 모든 부분에서 다 잘하지는 않습니다.
따라서 AI가 나보다 더 빠르게 잘하는 영역은 어디인지 파악하지 않으면 업무의 성과는 떨어질 수 밖에 없는데요.
Graphic ⓒ Heinz Nixdorf Institut, https://www.kakao.vc/blog/ai-slop
특히
- 일에 대한 구체적인 맥락이나 배경지식이 사람에게만 있는 경우
- 복잡한 일 (서비스 기획 등) 핵심적인 기획 없이 큰 그림 및 세부사항까지 100% AI 에 의존할 경우
- 잘한 일(잘쓴 기획안, 잘쓴 문서, 잘만든 발표자료)에 대한 이해 없이 AI에만 의존할 경우
내 사고력은 점점 죽을 뿐만 아니라 해당 기획의 퀄리티가 저하될 수 있고 문서가 “그럴듯한 말”만 늘어나고 알맹이가 없어집니다.
업무 초반에 AI를 쓰지 말라는 것은 아닙니다.
단지 모든 일의 과정, 즉 워크플로우를 AI에게 맡기면 워크슬롭이 탄생할 수 있다는 것이죠.
오늘은 워크슬롭을 탈출하는 방법 중 한 가지 워크플로우에 대해서 살펴봅시다.
1단계. 손으로 써서 AI 이전에 나의 뇌를 먼저 쓰기
아이디어/기획/회의 정리할 때 등 AI가 큰 틀을 100% 잡는 것이 아닌, 먼저 문제에 대해 스스로 생각해 보세요. 텍스트로 작성해도 좋고 먼저 손으로 휘갈겨도 좋습니다.
- 문제는 무엇일까?
- 현재 상황의 문제는 무엇일까?
- 원하는 상태가 뭘까?
- 제약/리스크는 무엇일까?
등등 생각해야 할 중요 포인트에 대해 스스로 생각해 봅시다.
중간중간 아이디어가 생각나지 않으면 AI에게 물어봐도 좋아요. 단, 100% AI 에게 의존하는 것은 피해 봅시다.
특히 이 과정에서 손으로 쓰는 버릇을 들이면 머리에 훨씬 잘 남는 경향이 있습니다.
2단계. “구조적 사고”로 바꿔서 일잘러 문서로 만들기
일 잘하는 사람들은 자료를 만들 때 보통 구조로 생각해요.
(문제–행동–결과 / 서론–본론–결론, 그 외 다양한 MECE 한 프레임워크)
구조는 듣는 사람이 정보를 훨씬 쉽게 이해하게 해주고 또 어떤식으로 정보가 연결되어있는지도 파악할 수 있어서 사고를 더욱 발전시키기에도 용이합니다.
다만, 구조를 잡는 것에 너무 많은 시간을 쓰지 말고 ChatGPT를 통해 이렇게 작성해 볼 수 있습니다.
1️⃣ 손글씨 사진 (또는 메모)을 챗 GPT에 넣기
2️⃣ “정리 프레임워크를 먼저 제안”하게 하기 (하단)
[자료 공유: 복붙용 프롬프트]
내가 첨부한 메모(손글씨/텍스트)를 ‘기획 문서’로 바꾸고 싶어. (기획 문서가 아니라면 바꿔주세요) 1) 먼저, 이 내용을 정리하기에 가장 적합한 프레임워크 3 가지를 제안해줘. (예: 문제-원인-해결, 목표-현황-갭-전략-실행, 서론-본론-결론 등)2) 그중 가장 적합한 1 가지를 선택하고, 선택한 이유를 3줄로 설명해줘.3) 선택한 프레임워크에 맞춰 내용을 ‘불릿’ 중심으로 재구성해줘.4) 마지막으로 “비어있는 정보/추가하면 설득력이 올라가는 정보”를 질문 리스트로 뽑아줘.
이렇게 하면 마구 떠다니던 내 생각도 구조화하여 일목요연하게 정리할 수 있습니다.
3단계. 구조화된 정보는 Napkin AI로 “컨설팅 도표”처럼 뽑아내기
이제 2단계에서 만든 "구조"를 시각화해서 확실하게 전달해 볼게요.
여기서 Napkinai/냅킨ai를 사용할 것인데요,
냅킨AI는 텍스트를 다이어그램이나 차트 같은 구조화된 이미지로 변경해 주는 AI 툴입니다.
2단계에서 나온 구조화 텍스트를 냅킨에 그대로 붙여 넣고,
도표 템플릿을 고르고, 드래그로 조금만 다듬으면 고퀄리티의 자료를 만들 수 있습니다.
이게 좋은 게,
- 회사 발표/자료 만들기뿐 아니라 공부 정리, 리서치 노트, 논문 구조 잡을 때도 그대로 쓸 수 있답니다.
- PPT로도 내보내기 가능
- 무료로도 어느 정도 사용 가능 (작업량이 많아지면 당연히 유료로 써야 합니다)
(개인적인 체감상 4~5개 정도 비주얼을 제작할 수 있었던것으로 생각됩니다)
도표만 예쁘면 끝이 아닙니다. 한 번 더 나의 사고력과 디테일, 조사 자료를 얹어 주세요.
- 도표를 이해하는 것은 당연하고
- 각 구조화된 내용에 어떤 디테일이 필요할지 생각해 주세요.
- 먼저 내가 생각해 보고 -> 생각이 안 난다면 그때 AI에게 추천받아도 좋아요.
3. 자료를 조사할 때는 세상에서 가장 정확한 AI라고 소문난 라이너 AI를 쓰는 것을 추천합니다.
이 3 개만 추가해도, AI로 자료를 만드는게 아니라
AI를 통해 퀄리티도 높이고 시간도 절약해서 진짜 생산성을 발휘할 수 있겠지요
마무리
“AI로 1분 만에 만든 티” 나는 자료 말고, 내 생각이 확실하고 논리적인데 예쁘기까지 한 자료 만들고 싶다면
✅ 손글씨로 생각 정리 → ✅ GPT로 구조화 → ✅ Napkin AI로 도표화
이 3단계 워크플로우 한 번만 써 보세요.
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