회의록, 효율적으로 쓰는 5가지 방법

AI 녹음기가 회의록을 대체할 수 있을까요?

마케팅 팀의 캘린더에는 항상 미팅 일정이 가득합니다. 미팅 때마다 써야 하는 회의록, 가끔은 이 회의록을 작성하는데 많은 시간을 쓰기도 합니다. 과연 AI 기술의 발전이 이 과정을 더 수월하게 만들 수 있을까요? 얼마 전 저희 팀은 클로바 노트를 테스트해보며 그 가능성을 엿볼 수 있었습니다.

클로바 노트를 도입한 이유는 간단합니다. 내외부 회의에서 이 AI 도구가 실제로 회의록 업무를 온전히 대체할 수 있을지, 그 실용성을 가늠해보기로 한 것이죠. 그 결과, 클로바 노트가 모든 대화 내용을 녹음하고 기록해주기 때문에 회의 중에 타이핑을 할 필요가 없었고, 회의 참석자 모두가 회의에 더욱 집중할 수 있었습니다.

그러나 모든 것이 완벽하진 않았습니다. 클로바 노트가 회의 전체의 맥락을 정확히 파악하지 못할 때가 있고, 실행을 위한 액션을 도출하기 위해서는 녹음을 다시 듣거나 서식화 된 형태로 다시 정리가 필요하기도 했습니다. 결국 회의의 성격에 따라 사람이 정리한 메모가 더 나을 때가 있었죠.

AI 녹음기는 회의록 작성 공수를 줄이는데 분명 큰 도움이 됩니다. 하지만 여전히 사람의 역할을 완전히 대체하기에는 한계가 있기에, AI를 적절히 활용하면서도 "더 똑똑하게" 메모하는 스킬을 익힐 필요가 있습니다.

아래의 5가지 노트 필기 방법을 참고해보세요.

1. 개요 방법

아이디어의 계층 구조를 나타내기 위해 제목과 부제목의 정리 된 목록을 만드는 방식입니다. 문자, 숫자, 불렛 포인트를 활용해서 주요 아이디어와 세부 사항 간의 층위를 구분합니다. 간단한 회의나 일상적인 회의에서 주로 흔하게 사용할 수 있는 방법입니다.

단, 시각 자료나 차트가 필요한 메모나 요점을 한 문장으로 깔끔하게 요약할 수 없는 내용에는 적합하지 않습니다.

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2. 코넬 방법

페이지를 아래의 세 영역으로 나눕니다.

회의가 진행될 때는 오른쪽 영역에 생각을 메모하고, 왼쪽에 키워드를 추가한 다음 하단에 요약을 작성합니다. 단순히 무의식적으로 내용을 받아 적는 것이 아니라, 한 단계 더 나아가 생각을 할 수 있다는 장점이 있습니다.

이 방식은 회의록에서 요점을 파악하는데 유용합니다. 하지만 복잡한 주제에 대해 체계적으로 노트를 정리하는 데는 적합하지 않을 수 있습니다. 오히려 명확한 결론을 가지는 짧은 미팅에 더 적합한 방식입니다.

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3. 차트 작성 방법

회의에서 여러 대안을 검토해야 할 때가 있습니다. 이때 차트나 표를 활용하면 옵션들을 직관적으로 비교할 수 있죠. 

차트 방식은 이름 그대로 각 옵션들을 행으로 나열하고, 열에는 비교 기준이 되는 속성들을 적는 방식입니다. 이를 통해 한눈에 옵션들의 장단점을 파악할 수 있습니다. 특히 여러 대안 중 어떤 조치를 취할지 결정해야 하는 회의에서 유용합니다.

하지만 차트 방식은 선형적 진행을 따라가야 하는 회의에는 적합하지 않을 수 있습니다. 이 방식은 기본적으로 옵션들을 나란히 비교하는 데 목적이 있기 때문이죠.

4. 마인드맵 방법

생산적인 회의를 위해서는 아이디어를 체계적으로 정리하는 것이 중요합니다. 이때 활용할 수 있는 좋은 방법이 바로 '마인드맵'입니다. 마인드맵은 중심 주제에서 갈래를 뻗어나가며 하위 항목들의 관계를 한눈에 파악할 수 있게 해주죠.

마인드맵은 특히 브레인스토밍이 필요한 회의에서 그 진가를 발휘합니다. 예를 들어 어떤 마케팅 채널을 활용할지 고민 중이라면, 중심에 '마케팅 채널'을 두고 거기서 고려 중인 채널들을 갈래로 뻗어나가게 할 수 있습니다. 이후 각 채널의 장단점 등을 하위 항목으로 나열하면 전체적인 구조를 잡을 수 있습니다.

마인드맵의 가장 큰 장점은 아이디어 간 연결고리를 직관적으로 시각화할 수 있다는 점입니다. 이를 통해 논의 방향을 효과적으로 잡아나갈 수 있습니다. 또한 프로세스나 워크플로우를 정리하는 데에도 활용할 수 있죠.

다만 실행 항목이 너무 많거나 하위 주제가 다양하다면 마인드맵이 복잡해질 수 있습니다. 이럴 때는 차트 방식 등 다른 방법을 병행하는 것이 좋겠습니다.

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5. 4분할 방법

페이지를 아래와 같이 사분면으로 구분합니다.

이처럼 4분할 방식을 통해 회의 내용과 함께 팔로업이 필요한 후속 액션 아이템을 함께 기록할 수 있습니다. 특히 자신의 액션 아이템을 별도 영역에 작성하기 때문에, 회의 후 실행 계획을 더 빠르게 도출하고 정리할 수 있습니다.

사분면 방식은 다양한 시나리오에 적용할 수 있지만, 하나의 깊이 있고 복잡한 주제를 논의하는 브레인스토밍 회의에는 적합하지 않을 수 있습니다.

파트너사와의 통화, 여러 팀과의 협업 회의, 전사 회의, 가벼운 허들 등 회의의 유형은 매우 다양하기 때문에, 모든 시나리오에 적합한 하나의 회의록 작성 방법은 없습니다. 상황에 맞는 필기법을 찾아가는 과정이 중요하죠.

회의의 특성을 고려하여 가장 효율적인 방법을 모색해보세요. 아주 일상적인 업무일지라도 적절한 기법을 활용한다면 회의 생산성이 한층 높아질 수 있습니다. 구조화 된 방식을 통해 회의 내용을 쉽게 정리하고 중요 사항을 명확히 파악할 수 있게 되니까요!

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