전환 비용의 함정
집중해서 보고서를 쓰다가 급하게 잡힌 미팅을 마치고 자리에 앉은 순간, 원래 하던 일에 집중이 안 된 경험이 있으신가요? 바로 전환 비용이 발생한 순간입니다. 전환 비용은 기존 작업에 집중하다가 다른 업무로 전환할 때 소모되는 에너지를 뜻해요.
컨텍스트 전환(context switching)에 대한 많은 연구들이 전환 비용이 우리의 생산성에 미치는 영향에 대해 이야기하고 있습니다. 단적으로 심리학자 데이비드 메이어(David Meyer)에 따르면 작업 전환으로 인해 생산 시간의 최대 40%가 소모될 수 있다고 해요.
오늘은 이러한 불필요한 전환 비용을 낮추는 일하기 방식에 대해 이야기해보려 합니다.
Time Blocking
타임 블로킹은 각 할 일에 필요한 시간을 할당해서 일정을 계획해두는 시간 관리 방법입니다. 하루의 시간을 블록 단위로 미리 설정해두고, 그 시간에는 멀티태스킹 없이 정해둔 업무에만 모든 에너지를 집중해야 합니다.
✏️ Time Blocking 방법
- 일정 분석: 하루 또는 일주일 단위로 해야 할 일을 리스트업 하세요.
- 블록 설정: 할 일 별로 필요한 시간을 계산해서 캘린더에 해당 작업을 위한 블록을 설정합니다.
- 루틴 블록: 동일하게 반복되는 업무는 블록을 반복해서 만들어두세요.
- 오픈 슬롯: 일정은 바뀔 수 있습니다. 타임 블록 자체에 과한 부담을 갖지말고, 일정은 상황에 따라 유연하게 수정하세요. 이를 위해 블록과 블록 사이에 틈을 두거나, 시간을 자유롭게 쓸 수 있는 블록을 만드는 것도 방법입니다.
📆 어떤 캘린더를 쓰는게 좋을까요?
- 외부 일정과 연동을 위해 가장 보편적인 구글 캘린더를 추천드려요.
- 만일 노션으로 todo를 관리하고 있다면, 구글 캘린더와 노션의 데이터베이스 연동이 가능한 "노션 캘린더"를 사용해보세요!
- 팀에서 사용하고 있는 협업툴에 캘린더 기능이 있다면 해당 캘린더를 쓰는 것도 좋습니다.
자, 그럼 할 일 목록의 순서대로 그냥 시간 블록을 만들면 될까요? 여러분의 어제 하루를 떠올려보세요. 출근 직후, 점심 시간 후, 오후 시간, 퇴근 전까지 시간대 별로 업무의 템포가 달라집니다. 그리고 어떤 일들을 연속해서 하는가에 따라 효율이 달라지기도 하죠. 즉 단순히 할 일을 배치하는 것이 아니라, 전략적인 Time Blocking, 바로 Time Batching 방식을 접목할 필요가 있습니다.
Time Batching
Time Batching은 비슷한 성격의 할 일들을 그룹화해서 한 번에 처리하는 시간 관리 방법이에요. 우리의 두뇌는 본질적으로 비슷한 작업을 쉽게 처리합니다. 유사한 업무들을 일괄로 처리하면 더 빠르게 일을 처리할 수 있을 뿐만 아니라 그만큼 전환 비용도 줄어들죠.
✏️ Time Batching 방법
- 할 일 목록을 작성할 때, 업무를 가장 작은 단위로 나눕니다. 예를 들어 "A 캠페인 기획"이 아니라, "A 캠페인 기획을 위한 레퍼런스 조사"가 할 일 목록에 들어가야 합니다.
- 그리고 세부 할 일을 묶어 비슷한 그룹을 나누고 업무 카테고리를 분류합니다.
- 집중이 필요한 정도에 따라 우선순위를 설정하세요. (예를 들어 이메일 확인과 같은 자잘한 업무들은 shallow work, 기획안 작성은 deep work로 구분하고, shallow work는 한 블럭에 몰아서 처리하면 훨씬 효과적이겠죠.)
- 우선순위에 따른 타임 블럭을 정하기 위해 본인만의 이상적인 집중 시간을 찾으세요.
💡효과를 높이는 Tip!
- 주변의 방해 요소를 제거하세요. 하나의 업무 블럭에 집중하기 위해 주변 환경을 최상의 상태로 만드세요.
- 타임 블럭이 전환되는 시점을 놓치지 않도록, 캘린더의 알람 기능을 적극적으로 활용하세요.
- 주변 사람들과 팀에게 공유하세요.
- 예상 시간을 가늠하기 위해 실제 업무 소요 시간을 트래킹 해보세요. (Tip: 시간 트래킹을 위한 방법에 대한 아티클을 읽어보세요.)
첫 시도가 완벽하지 않아도 너무 낙담하지 마세요. 타임 블럭을 만들고 지키는 것도 중요하지만, 본질적인 목적은 생산성을 높이기 위함입니다. 여러분만의 이상적인 블럭의 형태를 찾기 위해 다양한 방식으로 실험해보세요!
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