022. 일 잘하는 사람은 보고도 다르다(下)

이번 글에서는 실제 실무에서 가장 빈번하게 쓰이는 시점별 보고를 정리해드리겠습니다. 보고의 형태는 다양하지만 시점에 따라서 상대방이 궁금해하는 포인트는 정해져 있습니다. 이 포인트만 정확히 맞추면 “이 사람 참 일 잘하네!”라는 인상을 확실히 줄 수 있을 겁니다.

1. 기획 보고 - "이 프로젝트는 왜 하나요?"

제가 모든 보고 중에서도 가장 중요하게 생각하는 보고가 기획 보고입니다. 기획은 전체 목표의 방향을 세우는 일이기 때문에, 이 단계에서 한 번 틀어지면 뒤에서 시스템 전체가 흔들리거든요.

기획 보고를 할 때는 이 다섯 가지를 담아야 합니다. 그래야 보고받는 사람 입장에서 이 기획을 왜 하게 되었고, 어떤 것이 만들어지는지, 얼마나 걸리며 어떤 자원을 지원해줘야 하는지 알 수 있기 때문입니다.

기획 보고를 해야 한다면 위 5가지 질문에 답을 해보면서 기획을 해보세요. 한층 더 수월하게 기획안을 작성할 수 있을 거예요.

2. 착수 보고 - "업무 착수하겠습니다"

제가 일을 할 때마다 “이건 진짜 진리다!”라는 것이 있는데요. 그건 바로 미리 ‘공유’하는 습관입니다. 착수 보고가 그런 습관 중 하나입니다. 더군다나 착수 보고는 거창할 필요도 없습니다. 그저 통화나 문자, 카카오톡 메시지로 “OOO님, 업무 시작하겠습니다! 결과물 전달은 12/15(월) 오후 중 전달드릴 예정입니다. 참고 부탁드립니다!” 정도면 충분합니다.

하지만 이 간단한 착수 보고를 놓쳐서 고객으로 하여금 “업무는 착수가 된 건가요? 시작했으면 시작했다고 말을 해줘야 하는 거 아닌가요?”라는 핀잔을 듣는 경우가 정말 많습니다.

사람은 불확실성을 싫어합니다. 그렇다면 그 반대로 ‘확실성’은 좋아하죠. 보고를 받는 상대방의 입장을 고려하여 불확실성을 줄여줘 보세요. 그러면 자연스럽게 확실성이 높은 당신의 업무 스타일을 좋아하게 될 겁니다

3. 중간 보고 - "중간 상황 보고 드립니다"

중간 보고 역시 착수 보고와 마찬가지로 거창할 필요는 없습니다. 중간 보고를 할 때는 현재 어디까지 진행되었는지, 일정상 변동 사항이 있는지, 요청 사항이 있다면 무엇인지 정리해서 공유해주면 됩니다.

4. 결과 보고 - "최종 결과 보고드립니다"

결과 보고는 일을 마무리하고 최종적으로 모든 일이 된 과정에 대해서 정리하는 보고입니다. 그래서 결과 보고를 할 때는 기획안과 과정, 증빙자료를 모두 포함하여 결과 보고서를 작성해주는 것이 필요합니다. 결과 보고서 하나만으로도 전체 프로젝트가 눈에 그려지게끔 되면 가장 좋습니다.

진짜 꿀팁은

제가 제 멘토에게 배운 꿀팁을 공유하고자 합니다. 멘토는 모든 프로젝트마다 마무리 회의인 ‘랩업(Wrap-up)’ 미팅을 했습니다. 프로젝트를 마무리할 때마다 했고, 그 방법을 저에게도 전수해주었습니다.

결과 보고를 마치고 그냥 끝내는 것보다 이번 프로젝트에서 좋았던 점과 아쉬운 점, 향후 개선할 점을 도출해보세요. 이 방법을 통해서 어제보다 더 나은 사업을 만들 수 있게 됩니다.

제가 봐온 성공하는 사람은 실패 따위를 단 한 번도 하지 않는 사람이 아니었습니다. 실패를 숱하게 겪지만, 똑같은 실패를 반복하지 않는 것에 있었습니다.

마무리하며

현업에서 일하다 보면 보고를 잘하는 사람이 드뭅니다. 그래서 보고의 실력 하나만으로도 조직에서 군계일학이 될 수 있어요.

사업을 안정적인 사업으로 만들기 위해서는 보고와 서류 능력을 내재해두는 것이 필요합니다. 이번에 다룬 보고에 대한 주제는 워낙 중요하다 보니 2편으로 마치려고 했는데 3편이 되었네요. (마음 같아서는 하나하나 더 세부적으로 다루고 싶은 마음이 있지만 일단 차근차근 풀어나가 보겠습니다.)