노코드로 반복작업 제거하기

같은 포스팅을 여러 플랫폼에 올리기, 고객마다 이메일 보내기, 고객 지원 이벤트 발생시 기록하기 등 반복작업은 어디에나 있어요. 반복작업은 부가가치를 창출하기보다는 반복적으로 시간을 사용하여 다른 창의적인 일을 할 시간을 뺏어요. 자동화를 전문으로 하는 직업인 개발자조차도 반복작업을 의식하지 못하고 지속하는 경우가 많아요. 왜냐하면 자동화를 하는 작업자체도 시간이 걸리기 때문이에요.

오늘은 개발자가 아니더라도 비교적 적은 시간으로 반복작업을 제거할 수 있는 도구를 소개할게요.

✅ 요약

자동화의 가치

자동화 노코드 도구 Zapier

여러 플랫폼에 같은 내용의 포스트 작성하기

고객에게 자동화된 메일 보내기

고객지원 이벤트 발생시 스토리 보드 생성하기

자동화의 가치

자동화는 왜 중요할까요? 시간을 절약해줘서 일까요? 물론 자동화는 시간을 절약해줘요. 만약 하루에 반복작업을 하는데 1시간씩 사용하고 있었다면 한달에는 30시간 일년에 365시간을 절약할 수 있어요.

진짜 가치는 자동화 이전에 상상하지 못하던 것들이 자동화 이후에는 가능해져요. 오늘날에는 온라인 결제가 자연스러운 일이에요. 온라인 결제가 자동으로 가능하면서 수많은 이커머스 기업들이 생겨나기 시작했어요. 이커머스 기업은 대표적인 플랫폼 비즈니스이고 많은 수의 거래가 일어나야해요. 주문 100건당 한명의 직원이 필요했다면 지금의 이커머스 기업들은 생겨날 수 없었을거에요.

유튜브를 보면 영상을 각 개인의 선호에 맞게 추천해줘요. 덕분에 많은 유저들은 유튜브에서 상당히 긴 시간을 보내고 있어요. 만약에 영상을 추천하는 것이 사람이 수동으로 하는 것이었다면 유튜브에서 추천 서비스를 제공할 수 있었을까요? 그리고 오늘날처럼 거대한 기업이 될 수 있었을까요?

이처럼 자동화는 이전에 상상하지 못했던 것, 규모를 이룰 수 있게 도와줘요. 우리가 온라인 환경에서 자연스럽게 저비용으로 누리고 있는 것들은 대부분 자동화의 산물이에요. 이메일, 메신저, 온라인 결제 등 온라인으로 처리하는 많은 작업들은 소프트웨어를 통해서 자동화가 되어 있고 오늘날에 자연스럽게 활용하고 있어요.

자동화라고 하면 개발자만 할 수 있을 것 같지만 최근에는 많은 자동화를 지원하는 도구가 있어요. 개발자가 아니더라도 혼자서 자동화를 할 수 있어요!

Zapier를 소개합니다!

Zapier 소개

Zapier는 대표적인 노코드 자동화 도구에요. Zapier는 마케팅 캠페인, 고객 영업, 프로젝트 관리, 고객지원 관리 등 다양한 반복작업을 자동화할 수 있는 도구에요. 구글 스프레드시트, 지메일, 슬랙 등등 다양한 도구와 연동이 가능하고 쉽게 워크플로우(작업절차)를 정의해서 사용할 수 있어요!

그럼 Zapier를 활용해서 자동화하는 예시를 살펴볼까요?

1. 여러 플랫폼에 같은 내용의 광고 포스트 작성하기

홍보를 위해서 다양한 SNS 플랫폼에 같은 내용의 광고 포스팅을 작성하는 경우가 많아요. 예를 들어, 인스타그램, 페이스북, 링크드인, 슬랙 등 같은 내용의 포스팅을 여러 플랫폼에 업로드하는 경우가 있어요. 이런 작업들은 대표적인 반복작업이에요.

페이스북에 새로운 포스트를 작성하면 자동으로 특정 슬랙 채널에 같은 내용의 메세지를 자동으로 전송할 수 있어요. 페이스북, 인스타그램, 링크드인 등 다양한 채널에 이와 같은 작업을 자동화할 수 있어요.

마케팅 담당자가 슬랙, 페이스북, 인스타그램, 링크드인 채널에 같은 내용의 광고 포스트를 작성해야하고 이를 반복적으로 처리해야한다면 이 템플릿을 참고해보시는 것을 추천드려요!

2. 고객에게 자동화된 메일 보내기

다수의 고객에게 개인화하여 이메일을 보내야하는 경우가 있어요. 예를 들어, 이메일에 고객의 이름과 계약날짜가 들어가야하는 경우 이를 하나하나 보내는 것은 반복작업이에요.

Zapier를 이용하면 스프레드시트와 지메일을 연동해서 템플릿을 바탕으로 개인화된 이메일을 보낼 수 있어요. 스프레드시트의 행이 추가될때마다 이메일을 자동으로 보내는 워크플로우에요.

영업 담당자 혹은 인사담당자가 다수의 고객에게 이메일을 보내야한다면 이 템플릿을 참고해보시는 것을 추천드려요!

3. 고객 지원 이벤트 발생시 스토리 보드 생성하기

고객지원 이벤트 발생시 이를 기록하고 모니터링하는 것은 중요한 일이에요. 고객 요청사항이 무엇이고 어떻게 대응되고 있는지를 기록해야해요. 고객이 의류쇼핑몰에서 산 옷에 하자가 있어 반품을 요청한 경우, 반품 요청이 어떻게 진행되고 있는지 반품이 완료되었는지 지속적으로 모니터링해야해요. 이런 내용을 기록한 것을 고객지원 업무에서는 서포트 티켓이라고 불러요. 서포트 티켓이 생성되면 조직 구성원들이 어떤 이슈가 있는지 대시보드를 통해서 쉽게 알 수 있어요.

서포트 티켓을 생성하는 것은 기업차원에서 의미있는 일이지만 반복작업이기도 해요. 만약 서포트 티켓을 수동으로 생성한다면 누락되는 고객 요청사항 혹은 고객의 요청사항이 조직내에 전달되는데 지연시간이 길어질 수 있어요.

이 템플릿을 참고해서 고객요청사항이 설문조사 도구를 통해서 입력되면 자동으로 서포트 티켓을 트랠로(대시보드)를 만들도록 해보세요!

다른 작업을 자동화하고 싶다면!

오늘은 3가지의 자동화 예시에 대해서 글을 작성해봤어요. 하지만 세상에는 다양한 자동화 업무가 있어요. 점점 많은 도구들이 디지털화되고 있고 Zapier는 2024년 3월기준 7069개의 도구와 연동을 지원해요.

여러분들도 다음과 같은 단계로 반복작업을 제거해보세요!

트리거 설정: 자동화 워크플로우의 시작점을 정의해요. Zapier에서는 '트리거'라는 개념을 사용하여 특정 조건이나 이벤트가 발생했을 때 워크플로우가 시작되도록 해요. 예를 들어, 새로운 이메일 수신, 새로운 스프레드시트 행 추가, 소셜 미디어에서의 특정 해시태그 포스트 등이 트리거가 될 수 있어요. 사용하고 싶은 애플리케이션을 선택하고, 워크플로우를 시작할 구체적인 조건을 설정해요.
액션 설정: 트리거에 의해 시작된 워크플로우에서 실행할 작업들을 정의해요. Zapier에서는 이를 '액션'이라고 불러요. 하나의 트리거에 대해 여러 액션을 순차적으로 또는 조건부로 설정할 수 있어요. 예를 들어, 트리거 이후에 이메일 보내기, 스프레드시트에 데이터 추가하기, CRM에 연락처 정보 업데이트하기 등의 액션을 설정할 수 있어요. 각 액션을 위해 필요한 데이터를 지정하고, 어떻게 처리할지 구체적인 지침을 설정해요.
테스트 및 실행: 설정한 트리거와 액션을 테스트하여 워크플로우가 예상대로 작동하는지 확인해요. Zapier는 설정한 자동화 작업을 테스트할 수 있는 기능을 제공하여, 실제 환경에서의 실행 전에 문제를 발견하고 수정할 수 있도록 해요. 모든 것이 정상적으로 작동한다면, 자동화를 활성화하고 실제 작업 환경에서 실행해요. 이후에는 Zapier가 설정한 조건에 따라 자동으로 작업을 처리하게 됩니다.

오늘은 자동화 도구에 대해서 알아봤어요. 사실 소프트웨어에 익숙하지 않은 분들은 자동화라는 개념이 낯설수도 있을 것 같아요. 이해가 안되는 부분이 있다면 댓글 남겨주시면 답글 남겨드리도록 할게요! 그럼에도 하나 말씀드리고 싶은 것은 이제는 누구나 약간의 도움만 있으면 자신의 업무를 자동화할 수 있다는 것이에요!