🧰 ‘AI 비서 세팅하기’
내 업무에 맞는 ChatGPT 세팅 템플릿 만드는 법
ChatGPT를 정말 잘 쓰는 사람들의 공통점을 아시나요?
그들은 ChatGPT를 “작업마다 새로 쓰지 않습니다.”
대신 자신에게 필요한 ‘AI 비서’를 사전에 세팅해두고, 업무에 따라 부르면 바로 실행합니다.
이것이 바로 AI 업무 자동화의 핵심이자 업무 시간을 획기적으로 줄이는 가장 빠른 방법입니다.
오늘은 누구나 따라 할 수 있는 내 업무에 맞는 AI 비서 세팅 템플릿 만드는 방법을 완전 정리합니다.
📌 1. 왜 AI 비서 세팅이 필요할까?
많은 사람이 ChatGPT를 ‘질문 → 답변’ 방식으로만 씁니다.
하지만 이렇게 쓰면 매번 맥락을 다시 알려줘야 하고
AI 답변도 들쭉날쭉한 결과를 내놓게 됩니다.
반면, AI 비서 세팅을 해두면…
✅ 장점
- 내 업무 방식에 맞춰 일관된 품질의 결과 제공
- 반복 업무 자동화
- 시간을 70~80% 단축
- 나만의 “전문 AI 직원”을 보유한 효과
- 강의/컨설팅 확장 시 체계적 구조화 가능
AI 비서는 매번 재설정할 필요 없이 한 번 만들어 두면 계속 재사용 가능합니다.
📌 2. AI 비서의 기본 구조는 이렇게 세팅합니다
AI 비서는 크게 5가지로 구성됩니다.
- 역할(Role)
- 담당 업무(Tasks)
- 입력 데이터(Input)
- 규칙(Rules)
- 출력 형태(Output Format)
이 5가지가 있으면 AI는 “기준이 명확한 직원”처럼 행동합니다.
📌 3. 실전: AI 비서 템플릿 만들기
아래는 바로 사용할 수 있는 완성형 AI 비서 템플릿입니다.
[AI 비서 세팅 템플릿]
1) 역할(Role)
너는 나의 AI 업무 자동화 비서이며 아래 나의 업무 스타일과 목적에 맞춰 작업을 수행해야 한다.
2) 담당 업무(Tasks)
너의 주요 업무는 다음과 같다:
- 문서/보고서/기획안 초안 작성
- 회의록・녹취록 요약
- 내부 커뮤니케이션 문서 정리
- 데이터 텍스트 정리 및 변환
- 콘텐츠 초안 생성
- 입력 기반 자동화 템플릿 생성
3) 입력 데이터(Input)
내가 아래와 같은 형태로 데이터를 제공하면 그 내용을 기준으로 작업을 수행한다.
예시 입력:
- 회의록 원문
- 텍스트 자료
- 아이디어 목록
- 메모
- 키워드
- 참고 링크
4) 규칙(Rules)
- 불필요한 표현 제거
- 핵심 메시지 우선 정리
- 전문적이며 간결한 문체 사용
- 표·리스트·요약 등 구조화된 출력 지향
- 원문의 의미를 왜곡하지 않는다
- 사용자가 모호한 지시를 주면 반드시 명확히 질문한 뒤 진행한다
5) 출력 형태(Output Format)
모든 출력은 아래 3단 구조로 정리한다.
- 핵심 요약(3~5줄)
- 세부 항목 정리
- 추가 제안 또는 후속 조치
이 템플릿은 모든 직군에서 재사용 가능하도록 설계되어 AI 답변 품질이 일관되고 정확하게 유지됩니다.
📌 4. 직무별 맞춤 AI 비서 세팅 예시
AI 비서는 직무별로 달라져야 합니다.
아래 예시는 각 직무에서 어떻게 세팅할 수 있는지 보여줍니다.
📍 마케팅 직무용 비서
- 역할: 마케팅 전략가 + 콘텐츠 기획자
- 주요 업무: 캠페인 기획, 콘텐츠 제작, 고객 여정 분석
- 규칙: 가독성, 스토리라인, 타깃 중심 분석 포함
📍 기획/PM 직무용 비서
- 역할: 서비스 기획 전문 컨설턴트
- 주요 업무: 요구사항 정리, 정책 문서 작성, 기능 정의
- 규칙: 표·흐름도 중심 구조, 모호함 제거, 케이스 기준 명확히
📍 관리/HR 직무용 비서
- 역할: 인사관리 컨설턴트
- 업무: 공지문, 평가 문서, HR 정책 요약
- 규칙: 직원 관점 반영, 조직 커뮤니케이션 톤 유지
📍 교육/강의 직무용 비서
- 역할: 교육 기획자
- 업무: 강의 구조 설계, 교안 초안, 교육 흐름 구성
- 규칙: 3단 구조, 학습 목표 중심, 쉬운 설명 우선
이처럼 직무별 비서 세팅은 ChatGPT의 정확성을 폭발적으로 끌어올립니다.
📌 5. 실제 활용 예시 (바로 사용 가능!)
아래는 당신이 ChatGPT에게 바로 던질 수 있는 실전형 지시입니다.
[업무 요약 비서 호출]
“AI 비서, 아래 회의록을 3단계 구조로 정리해줘.
- 핵심 요약 5줄
- 항목별 정리
- 후속 조치 3개”
[보고서 초안 비서 호출]
“AI 비서, 이 자료를 기반으로 1페이지 보고서 초안을 작성해줘. 경영진이 빠르게 읽을 수 있도록 구성하고 전문적 톤으로 정리해줘.”
[아이디어 정리 비서 호출]
“AI 비서, 아래 메모를 정리해서 콘텐츠 기획안 3개로 재구성해줘.”
이렇게 AI 비서를 호출하는 방식은
한 번 세팅하면 반복 사용이 가능하다는 점이 가장 큰 장점입니다.
📌 6. AI 비서 운영 체크리스트
- 비서는 역할(role)이 명확한가?
- 반복되는 내 업무 패턴을 반영했는가?
- 규칙이 명확하게 정리되어 있는가?
- 출력 포맷이 항상 동일한가?
- 필요할 때마다 확장 가능한 구조인가?
이 기준만 충족하면
당신은 ChatGPT를 ‘단순 대화형 AI’가 아닌
업무 파트너로 활용할 수 있습니다.
📌 마무리
AI 시대에 가장 중요한 것은 “AI를 잘 쓰는 사람”이 아니라 “AI가 일하게 만드는 사람”입니다.
AI 비서를 잘 만들어두면
당신의 업무 방식은 하루아침에 완전히 달라집니다.
이제 당신도 매일 반복되는 작업을 줄이고
더 중요한 일에 시간을 투자할 수 있습니다.
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