오늘의 인사이드
- To-Do 리스트 올 클리어를 위한 노션 활용 TIP
- ‘잊지 않기 위해’ 보다는 ‘반드시 끝내기 위해’ 작성하세요.
- 프로젝트, 우선순위, 마감일 등으로 그룹화를 지어서 관리하세요.
- 하지 않아도 되는 일과 누락된 업무를 추적하세요.
- To-Do 리스트 템플릿으로 체계적인 관리하기
요즘 같은 시간을 보내더라도 '어떻게 하면 효율적으로 보낼 수 있을까'에 대한 관심이 정말 높아요. 여가 시간을 만들고 싶다, 내 가치를 한 단계 높이고 싶다, 내 서비스에서 얻는 이득이 최고라 생각하게 만들고 싶다는 등, 정말 다양한 이유가 있죠.
매일 바쁜 일상을 살아가다 보니, 현대 사회에서 업무적으로든, 일상 생활에서든 '시간을 효율적으로 관리하고 싶다'는 게 당연한 욕구로 자리 잡은 것 같아요.
시간을 관리하는데 있어서 가장 간단하고 기초가 되는 방법 중 하나가 흔히 ‘To-Do 리스트’라고 부르는 할 일 목록을 작성하는 겁니다. 방법도 간단하죠. 할 일을 적기만 하면 되니까요.
하지만 단순히 할 일을 적는다고 해서 유용하게 사용하는 건 아닙니다. 무작정 할 일을 작성하다 보면 끝도 없이 늘어난 리스트에 되려 의욕을 잃을 수도 있어요.
때문에 우선순위를 세우거나 마감일을 추적하는 식으로 체계적인 관리가 동반돼야 해요.
오늘은 투두리스트를 효율적으로 사용하기 위해 노션의 어떤 기능을 활용하면 좋을지 알아보고, 각자 자신의 스타일에 맞는 To-Do 리스트를 찾으실 수 있도록 몇가지 할 일 목록 템플릿을 소개해드릴게요.
To-Do 리스트 올 클리어를 위한 노션 활용팁
1번
‘잊지 않기 위해’ 보다는 ‘반드시 끝내기 위해’ 작성하세요.
해야 할 일을 잊지 않는 것은 중요합니다. 하지만 단순히 잊지 않기 위해 할 일 목록을 사용하다 보면 며칠만 지나도 너무 많은 업무가 쌓여있는 걸 발견하실 수 있습니다.
며칠동안 적은 업무에 더해 오늘 또 새롭게 적어넣는 업무까지 계속 쌓이다 보면 할 일이 쌓이기만 하고, 내가 뭘 해야 할지 되려 헤매서 또 시간이 훌쩍 가버립니다.
To-Do 리스트를 또다른 업무로 만들지 않고 효과적으로 사용하려면 ‘반드시 끝내겠다’는 생각으로 적으셔야 해요. 마감 기한, 우선 순위, 진척 상황 같은 항목을 작성하는 것도 이러한 다짐을 굳건히 하기 위한 방책입니다.
반드시 끝내도록 돕는 노션 활용 TIP
- 캘린더뷰, 표 보기 등을 활용하면 데일리 업무 진행 상황 파악하기 수월해요.
- 동시에 캘린더 기능은 일정을 시각적으로 보여줘서 순서 파악에 용이해요.
- 각 일정의 우선순위를 설정할 수 있어 중요한 업무를 먼저 처리하기 좋아요.
실전 노션 사용법: 데일리 업무 간단 체크 DB만들기
- 데일리 업무만 적을 DB를 만듭니다.
- 데일리 업무명과 업무를 진행할 요일을 체크박스 속성으로 만듭니다. 필요하다면 주말도 추가하세요.
- 주간 달성도를 보고 싶다면, 수식 속성을 만든 뒤 수식을 만드세요. ‘notion progress bar’, ‘노션 진행바’ 같은 식으로 치면, 체크에 따라 원하는 디자인으로 만들 수 있습니다.
- 매주 리셋을 하고 싶다면 해당 DB의 요일별 체크박스를 해제하는 버튼을 만들어보세요.
[ 깨알 Tip ] 진행바(Progress Bar) 예시 페이지 (출처: Ben Smith)
하면서 궁금한 점은 언제든 오픈카톡방으로 질문해주세요:)
2번
프로젝트, 우선순위, 마감일 등으로 그룹화를 지어서 관리하세요.
할 일을 무작정 기록하다 보면 까마득한 양에 압도당하기도 합니다. 그러니 우선순위나 프로젝트 단위, 혹은 기한을 기준으로 그룹을 지어보세요. 그룹화해서 관리하다 보면, 우리가 적은 할 일을 반드시 해치우겠단 자신감이 붙을 거에요.
추가로 우리에게는 필요한 업무를 먼저 할 수 있도록 도와주는 현대의 편리한 기능이 있죠. ‘필터’와 ‘정렬’이요!
예를 들어 우선순위가 높은 업무를 먼저 보이도록 하면 빠르게 파악해서 처리할 수 있겠죠. 당장 마감이 급한 프로젝트의 업무를 먼저 노출시켜 센스있게 대처할 수도 있을테고요.
그룹화를 정말 잘하는 노션 활용 TIP
- 할 일 목록 DB의 그룹화 기능을 사용하여 우선순위 등 원하는 기준으로 그룹핑해서 보면 업무를 찾느라 헤매는 시간이 줄어요.
- 각 일정의 우선순위를 설정해두면 중요한 업무를 먼저 처리하기 좋아요.
- 프로젝트 진척 상황을 할 일 DB와 연동시켜 진척도를 시각화 할 수 있어요.
실전 노션 사용법: 프로젝트별 할 일 진행도바 만들기
- 할 일 DB와 프로젝트 DB를 나눠서 만듭니다.
- 프로젝트 DB와 할 일 DB를 연결하는 ‘관계형’ 속성을 만듭니다.
- 할 일 DB에 완료를 체크할 수 있는 속성을 만들고, 프로젝트 DB에는 롤업 속성으로 완료 여부를 확인합니다. 예를 들어 완료 속성을 체크박스로 했으면, 체크 표시된 비율을 구한다고 설정하는 거죠.
- 롤업을 ‘막대’로 표시하면 노션의 기본 진행바 양식으로 표시됩니다. 다른 디자인으로 꾸미고 싶다면, 직접 수식을 작성해서 만들 수 있습니다.
- 이후, 원한다면 프로젝트 페이지 안에 연관된 할 일만 보이도록 할일 DB와 연결된 ‘보기’를 추가해서 템플릿을 만들어보세요. 신규 프로젝트를 추가할 때 편해집니다.
해보고 궁금한 점은 언제든 오픈카톡방으로 질문해주세요:)
3번
하지 않아도 되는 일과 누락된 업무를 추적하세요.
업무를 하다 보면 중요하지 않은 곳에 시간을 많이 쓰는 경우를 발견하게 됩니다. 동시에 놓치지 말아야 할 업무를 누락하거나 뒤늦게 발견해서 부랴부랴 하는 경우도 있죠. 이런 상황 누구나 피하고 싶잖아요?
그러면 할 일을 마치고 완료 표시할 때, 업무에 대해 가볍게 평가해 보세요. 중요하지 않은 업무에 왜 시간을 많이 썼고, 개선할 수 있는 방안은 없는지 체크해보는 거죠.
예를 들면 반복하기만 하는 작업인데 몇시간씩 품이드는 거라면, 장기적으로 봤을 때 SaaS 프로그램을 통한 자동화가 어렵지 않다면 도입하는 방법도 있을 거에요.
마찬가지로 중요한 업무를 누락하거나 지연한 건에 대해서도 이유에 대해 파악하고, 우선순위를 조정하거나 다른 사람에게 위임하는 식으로 조치를 취할 수 있겠죠.
개선 방안을 생각하게 만드는 노션 활용 TIP
- 업무가 누락되지 않도록 마감 기한에 알림을 설정해보세요.
- 프로젝트, 우선순위 등을 태그 등으로 표기해두고, 필터 기능을 써보세요. 원할 때마다 기준을 바꿀 수도 있어요.
- 업무별 만족도 or 할애 시간을 적어서, 하지 않아도 되는 업무 분류해보세요.
실전 노션 사용법: 우선순위에 따라 할 일 정렬하기
- 할 일 DB를 만든 뒤, 원하는 속성을 추가합니다. 이 때, 정렬이 필요한 속성은 반드시 만들어주세요.
- DB에 커서를 올리면 우측 상단에 뜨는 버튼 중, 좌측의 깔대기 버튼을 누릅니다.
- 자신이 원하는 속성을 기준으로 정렬을 세워주세요. 여러개의 속성으로 정렬을 할 수도 있습니다.
To-Do 리스트 템플릿으로 체계적인 관리하기
1번
프로젝트 관리 가능한 오늘내일 투두리스트(Beta)
- 상단에는 전체 현황을, 하단에는 이번달의 할 일과 오늘, 내일 할 일을 부각시키는 투두리스트
- 캘린더에서 바로 날짜별 할 일을 추가할 수 있고, 업무에 카테고리와 우선순위를 달아서 관리할 수 있어요.
- 카테고리는 전체 현황 영역에서 '새로 만들기'를 눌러 추가할 수 있어요.
- 'Daily To-do' 영역에 매일 하는 업무나 루틴을 적어두고, 요일별로 달성도를 체크할 수 있어요.
활용법
분류별 업무 파악과 오늘/내일 할 일을 집중적으로 확인하고 싶은 분께 추천드려요!
난이도: 중
DB와 관계형 기능을 사용해서 DB에 대한 이해가 조금은 있는 편이 좋아요.제작자: 노킹
가격: 8,000원
2번
협업이 편해지는 프로젝트별 To do 리스트
- 프로젝트>세부 목표>할 일, 3단계로 나뉘어진 OKR 템플릿에 가까워요.
- 담당자를 표시하고, 프로젝트 현황을 공유하는데 특화돼 있습니다.
- 메인 페이지에서는 현재 써놓은 모든 항목을 볼 수 있으나, 각 페이지 안에는 연관된 세부 항목만 볼 수 있습니다.
- 즉, 프로젝트 페이지에서는 연관 세부 목표를, 세부 목표 페이지 안에선 연관 할 일 목록을 볼 수 있습니다.
- 업무 공유에 특화된 만큼 세부 목표에 대한 계획을 세우고, 피드백을 기록할 수 있도록 템플릿이 존재합니다.
활용법
프로젝트 단위로 업무를 하시고, 팀원과 같이 서로의 현황을 공유하기 좋습니다.
난이도: 중하
DB가 사용되지만, 이미 템플릿으로 짜여져있는 터라 익히기 쉬운 편입니다.제작자: 플렉스웍(Flexwork)
가격: 무료
3번
루틴과 할 일을 한 번에 관리하는 To-do 리스트
- 오늘과 이번주 할 일을 빠르게 파악하고, 할일의 전체 정보를 한 페이지에 나타냅니다.
- 할 일의 종류>할 일, 2단계로 나뉘어졌습니다.
- 할 일의 종류에 따라 오늘 어떤 업무가 몇개씩 있는지 파악이 가능합니다.
- 할 일의 종류 페이지 내에서 연관 할 일들만 볼 수도 있습니다.
- 데일리 업무를 기입할 수 있어서, 할 일과 함께 루틴을 체크하기도 좋습니다.
활용법
업무 뿐 아니라 개인적인 할 일도 프로젝트나 분류로 나누어 사용하실 분들에게 추천드려요.
난이도: 중
DB가 여러개 사용되고, 템플릿을 만들어서 반복 설정을 직접 할 필요가 있습니다. 그래도 설명서에 자세히 나와있습니다!제작자: 집요정
가격: 월 구독 2,400원
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오늘의 생산성 팁, 요약
- ‘잊지 않기 위해’ 보다는 ‘반드시 끝내기 위해’ 작성하세요.
- 프로젝트, 우선순위, 마감일 등으로 그룹화를 지어서 관리하세요.
- 하지 않아도 되는 일과 누락된 업무를 추적해서 보완하세요.
바로가기! 할 일을 끝마치기 위한 상황별 템플릿
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