- 📝 협업툴로서의 기능 강화 중 📑
- ❓ 노션 쓰고 있는데 이거 모르겠어요. QnA 시간❗
- 기초) 이미지 바꿀 수 있나요?
- 초보) 보드뷰에서 카테고리별로 묶어서 볼 수 있나요?
- 중수) 여러 행을 복붙한 후, 체크 표시를 해제하고 싶어요.
- 고수) 엑셀의 Countif 같은 효과를 낼 수 있나요?
요즘 노션을 개인 활용을 넘어 협업툴로 사용하고 싶어하는 분들이 많습니다. 노션이 사이트 빌더로서의 성격도 가지게 됐지만, 애초에 노션을 제공하는 노션랩에서도 올인원 워크스페이스라고 말할 정도로 협업을 위한 서비스니 맞는 활용법이죠.
노션인사이드에서는 개인용으로든, 업무용으로든 다양한 사용 방법을 알려드리려고 하고 있어요. 지난 7월 중순, 노션 캘린더의 안드로이드 버전이 나왔을 때는 커뮤니티나 SNS에 많이 이야기 됐지만, 최근 7월말에 업데이트 된 부분은 이야기가 없어 다소 아쉬웠어요.
그만큼 크게 와닿게 쓰고 있지 않은게 아닐까 싶은 생각이 들어 업데이트 내용과 함께 노션의 협업툴적인 면모를 잠깐 살펴보는 시간을 마련했어요.
7월 17일에는 드디어 안드로이드 폰으로도 노션 캘린더를 사용할 수 있게 됐고, 저번주 월요일(7/29)부터는 편집 제안, Asana 연동, AI 프롬프트 제공 등 협업 관련 기능이 업데이트 됐습니다.
협업툴로서의 기능: 편집 제안
노션은 원래 실시간으로 수정이 반영됩니다. 같은 스페이스를 쓰는 사람끼리 동일한 페이지를 틀어놓고 있으면, 실시간으로 수정되는 부분을 확인할 수 있어요.
하지만 대부분의 경우, 함께 실시간으로 작업하는 내용을 보고 있지 않습니다. 그래서 상대방이 수정을 해두면 어떻게 수정됐는지 히스토리를 찾아서 봐야 했어요.
이번에 들어온 편집 제안 기능은 원래 내용을 해치지 않고, 수정을 제안할 수 있어요. 제안 모드로 들어가 내용의 수정, 삭제할 부분을 드래그하고 적어두면, 나중에 편집자가 수정할 지 말 지를 버튼 클릭으로 반영할 수 있죠.
편집 제안이 되어있는 페이지는 우측에 공간이 생기면서 제안 내용들이 나열됩니다. 이미 제안된 내용들은 굳이 제안 모드에 들어가지 않고서도, 우측에서 바로 확인이 가능해요. 반영할 지 여부는 각각 체크, X 버튼을 눌러 손쉽게 결정하고 반영도 되죠.
이와 연동해서 수신함도 업그레이드 시켰어요.
원래 수신함에서 페이지를 누르면 해당 페이지로 넘어가지기만 했잖아요? 이제는 댓글이 달린 페이지라면, 댓글 내용을 한 번에 파악할 수 있도록 쓰레드 형태로 바뀌었어요. 동시에 수신함도 닫히지 않게 됐죠.
💡 TMI 노션 협업 깨알팁: 페이지별 알림 설정
협업툴로서의 기능: AI 프롬프트
노션 AI가 점점 발전하고 있어요. 물론 어느 AI든 안 그러겠냐마는, 내가 모아놓은 개인적, 업무적 정보가 가득한 노션 내부의 정보를 바로 활용할 수 있다는 점이 노션 AI의 장점이겠죠.
이번에 추가된 여러 프롬프트에는 업무적으로 활용할 만한 것들이 많아요. 보고서를 간단 요약해달라고 해서 원페이지 프로포절의 개요를 짜볼 수 있고, 외국인과 컨택해야 하는 상황이라면 번역된 페이지를 별도로 만들 수도 있어요. 이미 만들어진 프롬프트만 한 번 클릭하면요.
프롬프트를 사용해서 페이지별 작업을 하는 것도 괜찮지만, 우측의 AI 채팅 메뉴를 활용해서 비서처럼 활용할 수도 있어요.
예를 들어 오늘 무슨 회의가 있는지 묻거나, 프로젝트의 정보를 모아 보고서 개요를 써달라고 할 수 있죠. 흩어져있는 내 정보를 취합해서 답을 알려주는 거에요.
GPT나 다른 AI 서비스한테 물어보려면 자동화 시스템을 만들거나, 인식할 수 있는 파일로 자료를 다시 정리해야 하잖아요? 노션 AI를 활용하면 이런 품을 다소 줄일 수 있어요.
협업툴이란 핵심 기능을 부담없이 사용할 수 있기에, 파이는 커질 거에요.
노션의 가장 중심이 되는 기능인 '협업'에 필요한 부분은 대부분 무료로 제공되고, 업데이트도 꾸준히 되고 있다는 부분이 마음에 드는 한편, 영리하다고 생각해요.
MS오피스나 어도비(Adobe)를 보면 대부분의 기능을 학생이나 학교에서 무료로, 혹은 무료에 가깝게 풀다가, 수익을 창출하는 기업에서는 돈을 받잖아요? 노션도 그런 식으로 '필수재'처럼 사용되는 흐름을 따라가지 않을까 싶어요.
이미 많은 학원의 선생님들께서 노션으로 수업을 관리하니, 학생들도 노션에 익숙해질 것이고, 요즘에 포트폴리오도 노션으로 작성하는 비중이 많이 늘었잖아요. 이렇게 파이를 넓혀가고 있기에 노션은 점차 협업툴 업계에서 자리를 확고히 가져갈 거라 생각해요.
노션의 CEO, Ivan Zhao는 인터뷰에서 "사람들이 무엇을 하더라도 그걸 더 잘 할 수 있게 돕는 소프트웨어를 만들고 싶었다"고 해요. 이런 정신이 계속 이어져오는 것 같아서 더욱 마음에 들고, 앞으로도 이어지면 좋겠네요.
본격 노션 FAQ 시간
이미지는 몇 번의 클릭만으로 바로 변경 가능해요.
- 임베드한 이미지 우측 상단 ••• 버튼(설정 버튼)을 클릭해주세요.
- 팝업 메뉴의 ‘바꾸기’를 클릭하면 이미지 삽입 때와 같은 창이 떠요.
- 원하는대로 파일을 넣거나, 링크를 넣어서 변경해주세요.
💡 너무 짧으니까... 알아두면 쓸모있는 TMI!
보드뷰를 이미 만드신 상태라면 간단합니다.
1. DB 우측 상단에 있는 ••• 버튼을 눌러서 메뉴로 이동해주세요.
2. ‘보드’를 선택한 레이아웃으로 이동해주세요.
3. 레이아웃 내 메뉴 중 ‘열 배경색’을 On으로 바꿔주세요.
‼️ 단, 그룹화 기준이 ‘사람’ 속성인 경우, 배경색이 회색으로 고정되니 참고해주세요!
내가 하고 싶은게 헷갈릴 때는 행동을 나눠보면 좋습니다. 이 경우에는 여러 행을 선택해서 붙여넣을 수 있고, 체크 표시를 한 번에 해제할 수 있다면 해결되는 거겠죠?
먼저 데이터를 복제해볼까요? 아래의 방법은 표가 아닌 DB를 기준으로 알려드리는 거에요.
- DB를 표 보기로 바꾸거나 표시하세요.
- 그 상태로 행의 맨 앞에 커서를 옮기면 체크박스가 생겨요.
- 원하는 데이터의 행을 선택하신 뒤, 키보드에서 "Ctrl/Cmd + D"를 눌러주세요.
체크박스 해제할 것이 너무 많거나, 매일, 매주 반복해야 하는 거라면 일일이 체크 해제하기 귀찮으니 버튼을 만들면 좋습니다.
- 버튼 블록을 만드세요.
- 체크박스를 일제히 없앨 DB를 선택해주세요.(작업 추가 → 페이지 편집 위치 → DB 선택)
- ‘속성 편집’에서 원하는 체크 박스 속성을 선택한 뒤 ‘체크 표시되지 않음’으로 설정해주세요.
- 이후 필요할 때마다 해당 버튼을 누르면 모든 체크박스가 해제된답니다.
마냥 엑셀을 생각하고 노션을 쓰면 제약이 많아요. 엑셀은 칸마다 동일한 규격의 데이터를 넣을 필요가 없으니까요. 이 점을 염두에 두고 진행해볼까요?
우선 노션에서는 하나의 열이 같은 형태로 쓰여지기 때문에, 함수를 일부분만 고치거나 할 수 없어요. 때문에 카테고리별 합계나 개수를 세고 싶을 때는 관계형을 사용해주셔야 해요.
위와 같이 항목이 추가될 때마다, 카테고리별 개수와 비율을 요약해서 한 번에 보고 싶다면 아래와 같이 해보세요.
- 통계와 항목에 대한 DB를 만들기
- 통계에는 통계를 가져갈 1개의 데이터만 추가하기
- 항목이 추가될 때마다 통계에 관계형으로 연결하기
- 통계에 '수식' 속성을 추가한 뒤, 수식 입력하기 (예시용 수식)
반대로 항목을 추가할 때마다 해당하는 카테고리의 개수를 바로 파악하고 싶다면, 항목 DB에 수식을 추가해야 돼요.
- 종류와 항목에 대한 DB를 만들기
- 종류에는 항목의 카테고리가 되는 데이터를 넣기
- 서로 관계형으로 연결하기
- 항목에 대해서 아래와 같이 수식을 추가하기
수식으로 많은 것을 자동화하고 간편화할 수 있어요. 그러니 어떤 데이터를 보고 싶고, 어떤 식으로 보이면 좋을지 우선 고민해보면 좋을 거에요.
- 노션의 협업툴 기능이 꾸준히 업데이트되고 있고, 앞으로 많은 곳에서 쓸 거라 기대하고 있어요.
- 기초) 이미지 우측 상단의 설정 버튼으로 이미지를 빠르게 바꿀 수 있어요.
- 초보) 보드뷰에서 카테고리마다 색상을 다르게 묶어 볼 수 있습니다.
- 중수) 원하는 데이터를 선택 복제한 후, 체크를 쉽게 푸는 버튼을 만들어보세요.
- 고수) 수식과 관계형을 활용해서 엑셀의 Countif 함수와 같은 효과를 낼 수 있습니다. 단, 엑셀과는 달리 다양한 방식으로 보여질 수 있기에 원하는 데이터와 보기를 잘 활용해보세요.
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