노션에 대해 알아보는 QnA 시간

 노션을 찾으면 ‘올인원 워크스페이스’ 혹은 ‘위키, 문서, 프로젝트를 모두 한 곳에서 만나는 커넥티드 워크스페이스’라는 설명을 많이 보게 됩니다. 노션을 만든 노션랩에서 정의한 말이니 정확한 정답이긴 해요. 하지만 체험하지 않고 저 말만 들으면 무슨 말인가 싶은 분들도 많을 거라고 생각해요. 저도 처음엔 잘 안 와닿았거든요.

 계속 노션 좋다고 써보라고 말씀드리지만, 노션이 무엇인지, 어떤 툴이고, 어떻게 써야 하고, 뭘 위해서 써야하는지 얘기한 적은 없어서 앞으로 한 번씩 이렇게 노션에 대한 QnA 시간을 가져가볼까 합니다.

 가장 기초적인 질문인 '노션이란 무엇인가'에 대해 얘기하고, 실제로 노션을 사용하시는 분들께서 오픈카톡과 문의를 통해 주신 질문에 대한 답을 함께 정리해볼게요.

 노션을 한 문장으로 설명하자면 ‘정보를 관리하기 좋은 생산성 소프트웨어’에요. 메모 작성, 프로젝트 관리, 그리고 데이터베이스 기능을 결합해서 문서를 관리할 수 있다는 것이 가장 큰 장점이에요. 덕분에 개인이나 팀이 텍스트, 이미지, 표, 파일 등 다양한 유형의 콘텐츠를 만들거나 활용하여 협업할 수 있는 디지털 작업 공간 역할에 최적화 되어 있어요.

1. 뛰어난 유연성

 노션을 처음 틀면 제공되는 기본 템플릿이 보입니다. 그리고 페이지를 만들면 템플릿과 다르게 빈 페이지가 보이죠. 유연성이 뛰어나 허들이 높아지기는 했으나, 이동과 정렬을 통해 레이아웃을 자유롭게 배치할 수 있고, 동적 및 대화형 페이지를 만드는 등 레이아웃의 자율성이 높아요. 거기다 필요하다면 하위 페이지나 상위 페이지를 만들어 분리하여 관리할 수도 있습니다.

2. 칸반, 캘린더 등 다양한 보기를 활용한 프로젝트와 데이터 관리

 노션에서는 텍스트, 이미지, 표, 파일 뿐 아니라 데이터베이스도 삽입할 수 있어 프로젝트와 데이터 관리에 큰 도움이 됩니다. 구조화된 데이터베이스를 생성하여 목록, 테이블 또는 칸반 보드 형태로 정보를 한 눈에 볼 수 있고, 캘린더 형태로 보면서 일정을 관리할 수도 있습니다. 거기에 엑셀처럼 정렬과 필터 기능이 포함되어 효율적으로 데이터 관리나 검색이 가능해요.

3. 여러 생산성 툴과의 연동

 요즘 워낙 다양한 생산성 툴을 사용하는만큼 이를 연동해서 관리하는 부분도 꽤 중요한 요소인데요, Google Drive, Dropbox, Trello와 같은 인기 있는 도구와 연결시켜 외부 콘텐츠를 페이지 내에 쉽게 가져오고 포함할 수 있습니다.

4. 원활한 실시간 커뮤니케이션

 통합 유연성 덕분에 노션은 업무 관련 정보를 통합하고 액세스하기 위한 중앙 허브로 활용하기 좋아요. DB, 텍스트, 이미지, 파일, 연동 서비스 등 다양한 형태를 활용하여 하나의 문서로 만든 뒤, 공유나 초대 기능을 통해 실시간 수정 확인과 커뮤니케이션이 가능합니다. 초대된 팀원에게 작업을 할당하고, 댓글을 남기고, 팀원을 태그하면서 원활한 협업과 생산성을 높일 수 있는 거죠.

 요약하면 노션은 다양한 개인 및 직업 환경에서 생산성과 조직을 향상시키는 데 유용한 툴입니다. 획일화되기 보다는 다양한 상황별 노션 템플릿이 만들어지는 이유기도 하고, 제가 여러 환경에 맞춰 템플릿을 소개드리는 이유기도 해요😊

 노션은 유연성이 뛰어나다고 말씀드렸죠? 텍스트, 이미지, 파일, 표, DB 등 다양한 형태를 문서에 삽입할 수 있는데, 이러한 모든 콘텐츠들이 각각 하나의 블록이 됩니다. 즉, 페이지를 만들어서 텍스트를 입력했다면 ‘텍스트 블록’이 추가된 거죠.

 블록은 드래그를 통해 쉽게 이동이나 크기 조정이 가능하고, 서로의 위치를 바꿀 수도 있어요. 문구나 이미지의 위치를 바꾸고 싶으면 블록을 드래그해서 옮기면 끝이에요.

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 칸반 보드는 데이터베이스를 활용해서 만들 수 있습니다. 우선 DB를 만들어 원하는 데이터를 넣어주세요. 예를 들면 할 일, 담당자, 진행일자, 상태 같은 것들이 있겠죠.

 넣어야 할 요소를 다 넣은 후, DB의 ••• 버튼을 눌러 ‘레이아웃 → 보드’를 선택하면 칸반 보드 형태로 바뀝니다.

 기본적으로 ‘상태’ 속성이 있으면 거기에 맞춰 그룹화가 진행되지만, 원한다면 담당자, 진행일자 등 그룹화를 묶는 기준을 바꿀 수도 있어요.

 또한 제목 뿐 아니라 속성 중 원하는 것만 골라서 가시적으로 바로 확인하고 수정할 수 있어요.

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 매 지출마다, 혹은 하루 단위로 지출 내역을 작성하고, 이걸 월별 합계나 카테고리별 합계를 보기 위해서는 각각의 DB가 따로 필요해요. 즉, 지출 내역 DB, 월별 DB, 카테고리별 DB 이런식으로 나눠서 만들어야 하죠.

 데이터 분류, 즉 속성 중 ‘관계형’은 다른 DB와의 연결점을 만들어주는 역할을 합니다. DB를 각각 만들었으면 ‘관계형’ 속성을 추가해줍니다. 한 쪽에서 값을 바꾸면 반대쪽에도 자동으로 반영이 되는 거죠. 어느쪽이든 만든 후에 ‘~DB에 표시’ 부분을 체크해주세요. 그래야 양쪽 DB 전부 수정이 가능해집니다.

 연결이 됐다면 이번에는 합계를 보고 싶은 DB에 ‘롤업’ 속성을 추가해줍니다. ‘롤업’은 관계형으로 이어진 다른 DB의 데이터를 가져와 가공할 수 있도록 해줘요. 그래서 롤업을 만든 후, ‘비용’을 가져오도록 하고, ‘원본’이 아닌 ‘합계’를 보도록 만들면 원하는대로 분류된 합계를 볼 수 있습니다.

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 노션에는 정확히 Workday 기능을 하는 함수는 없지만, 다른 함수를 이용해서 유사하게 구현할 수 있습니다. 함수는 기본적으로 DB의 ‘수식’ 속성 안에서 구현되는 것을 말합니다. 이번 건 속성별 내용과 수식만으로 넣을게요.

사용되는 속성 종류는 이렇습니다.

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