비즈니스 커뮤니케이션, 나는 잘하고 있는걸까?

사업개발과 관련된 책을 읽고 주요 인사이트를 나누어보고자합니다.
오늘은 다이애너 부허(Dianna Booher)의 ‘상대적이며 절대적인 대화사전’에 대한 내용을 소개합니다.

다이애너 부허는 미국 최고의 커뮤니케이션 전문가로 평가 받으며, 지난 수십 년에 걸쳐 수만 명에 이르는 사람들의 인간관계를 획기적인 수준으로 끌어올렸으며, 실제 자신의 경험을 바탕으로 탄탄한 인간관계를 확장시키기 위한 커뮤니케이션 기술을 소개하는 내용입니다.

사업개발에서 커뮤니케이션은 필수적인 요소입니다. 명확하고 효과적인 커뮤니케이션이 없으면 프로젝트가 좌초되고, 중요한 기회를 놓칠 수 있습니다. 하지만 많은 사람들이 자신이 커뮤니케이션을 잘하고 있다고 착각하는 경우가 많습니다. 그렇다면 나는 비즈니스 커뮤니케이션을 잘하고 있는 걸까요?

다이애너 부허의 커뮤니케이션 원칙을 바탕으로 몇 가지 질문을 던져봅시다.

[비즈니스 커뮤니케이션의 자가진단]

✅ 내 메시지는 명확하고 간결한가?복잡한 아이디어를 간결하게 전달할 수 있나요? 상대방이 즉시 이해할 수 있을 만큼 명확하게 말하고 있나요?

✅ 목표가 분명한가?내가 전달하려는 메시지의 목적이 명확한가요? 회의나 이메일에서 목표를 분명하게 설정하고 그 결과를 이끌어내고 있나요?

✅ 청중을 이해하고 있나?내가 전달하는 메시지가 상대방의 상황과 필요에 맞춰져 있나요? 청중의 배경과 기대를 고려하여 소통하고 있나요?

✅ 경청을 충분히 하고 있나?대화를 나눌 때 상대방의 이야기를 적극적으로 듣고 있나요? 상대방의 의견에 귀 기울이며 이를 반영해 대화를 이어가고 있나요?

✅ 피드백을 잘 수용하고 있나?나는 피드백을 열린 마음으로 받아들이고 있나요? 이를 통해 내 커뮤니케이션 방식을 개선하려는 노력을 하고 있나요?

이 질문들에 답하면서, 자가진단을 해볼 수 있습니다. 여러분은 어떤 답변을 하셨나요?

[비즈니스 커뮤니케이션의 주요 핵심 원칙]

비즈니스 환경에서 커뮤니케이션은 단순한 정보 전달을 넘어, 성공적인 거래와 협력의 기반을 제공합니다. 다이애너 부허(Dianna Booher)는 명확하고 목적 지향적인 커뮤니케이션이 조직의 성과에 직결된다고 강조하며, 비즈니스 커뮤니케이션의 핵심 원칙을 다음과 같이 설명합니다.

1. 명확성: 복잡한 메시지를 간결하게 전달

비즈니스에서 복잡한 아이디어나 전략을 명확하게 전달하는 것이 협력의 첫걸음입니다. 부허는 불필요한 세부 사항을 제거하고 핵심만을 강조할 때 메시지가 가장 효과적이라고 말합니다. 예를 들어, 대기업의 CEO가 이사회 회의에서 중요한 의사 결정을 요청할 때, 핵심 데이터를 간결하게 요약한 뒤, 이를 뒷받침하는 자료를 첨부하는 방식이 적합합니다. 이는 참석자들이 중요한 사항을 빠르게 이해하고, 논의의 초점을 맞추는 데 도움을 줍니다.

사례: 한 글로벌 IT 기업의 CTO는 신규 기술 도입을 위해 이사회에 제안서를 제출했습니다. 기술적인 세부 사항이 많아 자칫 혼란을 초래할 수 있었지만, 핵심 목표와 예상 ROI(Return on Investment)를 중심으로 5분 내에 설명함으로써 빠른 의사 결정을 이끌어냈습니다. 이후 구체적인 기술적 세부 사항은 추가 자료로 제공해 신뢰를 얻었습니다.

2. 목표 지향적인 커뮤니케이션: 끝을 염두에 두고 시작하라

부허는 비즈니스 커뮤니케이션에서 목표를 명확히 하고 이를 달성하기 위한 계획을 세워야 한다고 강조합니다. 예를 들어, 고객과의 회의에서 무엇을 얻고 싶은지, 팀과의 브리핑에서 어떤 결정이 필요한지를 미리 정의해야 합니다. 목표가 명확하지 않으면 대화는 산만해지고, 의사 결정도 흐려질 수 있습니다.

사례: 한 스타트업의 CEO가 투자자들에게 프레젠테이션을 할 때, 그는 "투자를 통해 다음 18개월 동안 우리가 이루고자 하는 구체적인 성과"를 목표로 명시하고, 이를 달성하기 위한 로드맵을 상세하게 제시했습니다. 이 프레젠테이션은 목표가 명확했기 때문에 투자자들이 쉽게 공감하고, 자금을 신속히 확보할 수 있었습니다.

3. 청중을 고려한 맞춤형 커뮤니케이션

비즈니스에서는 청중의 배경, 지식 수준, 관심사를 고려해 커뮤니케이션 방식을 조정하는 것이 필수적입니다. 다이애너 부허는 한 가지 메시지를 모든 청중에게 동일하게 전달하기보다는, 상대방의 니즈에 맞춰 커뮤니케이션 전략을 세우는 것이 중요하다고 말합니다. 비즈니스 제안서나 협상에서는 특히 청중이 무엇을 원하고 있는지 정확히 파악하는 것이 성공의 열쇠입니다.

사례: 한 다국적 기업의 영업 담당자는 아시아 시장 진출을 위해 지역 파트너와 협상할 때, 현지 문화를 존중하는 방식으로 커뮤니케이션을 조정했습니다. 그는 표준화된 자료 대신, 지역의 비즈니스 관행과 시장 트렌드를 반영한 자료를 준비해 더 큰 신뢰를 얻었고, 성공적인 파트너십을 맺을 수 있었습니다.

4. 적극적인 경청: 리더십의 핵심 스킬

부허는 경청이 효과적인 비즈니스 커뮤니케이션의 핵심 스킬이라고 강조합니다. 특히, 협상 과정이나 팀 미팅에서는 상대방의 의견을 경청하고, 이를 바탕으로 피드백을 제공하는 것이 성공적인 결과를 이끌어내는 데 중요합니다. 경청을 통해 얻는 정보는 더 나은 의사결정을 돕고, 신뢰 관계를 구축하는 데 기여합니다.

사례: 글로벌 제약 회사의 팀 리더는 팀 미팅에서 각 팀원의 의견을 경청한 후, 이를 바탕으로 새로운 전략을 수립했습니다. 그는 팀원의 아이디어를 반영한 계획을 발표함으로써 팀 전체의 동기부여를 높이고, 계획의 실행력을 강화할 수 있었습니다.

5. 피드백: 끊임없이 개선하기 위한 도구

비즈니스에서는 피드백을 수용하고 이를 기반으로 개선하는 것이 필수적입니다. 부허는 피드백을 통해 개인과 조직의 성과를 지속적으로 향상시킬 수 있다고 강조합니다. 특히, 상호 피드백은 조직 내에서 커뮤니케이션 효율성을 높이고, 문제 해결 능력을 강화하는 중요한 역할을 합니다.

사례: 한 금융회사의 팀장은 분기별로 팀원들로부터 피드백을 받았고, 이를 기반으로 내부 프로세스를 개선했습니다. 피드백을 반영해 팀의 의사소통 방식을 개선하자, 업무 효율성이 20% 향상되었고, 프로젝트 완료율도 증가했습니다.

6. 신뢰와 공감: 성공적인 협력의 기반

부허는 신뢰가 구축된 커뮤니케이션이 비즈니스 성공의 중요한 요소라고 말합니다. 상대방의 관점을 존중하고, 공감하는 커뮤니케이션이 더 나은 협력을 이끌어냅니다. 진정성 있는 대화와 신뢰는 장기적인 비즈니스 관계를 형성하는 데 필수적입니다.

사례: 한 스타트업의 COO는 파트너십을 논의할 때, 상대방의 우려를 공감하며 경청하고, 그들이 직면한 문제에 대해 솔직하게 논의했습니다. 이로 인해 파트너와의 신뢰 관계가 형성되었고, 결과적으로 장기적인 협력 관계로 발전했습니다.

비즈니스에서의 커뮤니케이션은 단순한 정보 전달 이상의 가치를 지닙니다. 다이애너 부허의 커뮤니케이션 원칙을 바탕으로 명확한 메시지 전달, 청중 중심의 소통, 경청과 피드백을 통한 신뢰 구축을 실천하면, 비즈니스 성과를 극대화할 수 있습니다 :)

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