Webform-인보이스 정정 업무 방식 변경 안내

안녕하세요 고객 여러분,

아시는 바와 같이, 하파그로이드는 Digital 디지털 업무 역량 강화를 통해 고객 여러분께 신속하고 편리한 서비스를 제공하기 위해 지속적으로 노력하고 있습니다.

이러한 당사 노력의 일환으로 그동안 e-mail로 진행되어오던 잘못된 인보이스에 대한 정정 요청 절차를 하파그로이드 Web(홈 페이지)을 통한 디지털 업무 방식으로 전환하게 되었습니다.

시행일시는 2023년 1월 30일 부터 본격 시행되며, 1월 16일 부터 서비스를 이용하여 진행해 보실 수 있습니다. (Official 공문 하단 참조)

이번 서비스 시행은, e-mail을 통한 업무 진행시, 통일된 양식에 따른 업무가 되지 못해, 꼭 필요한 정보가 누락되어 불필요한 메일이 여러번 오고가고, 업무 처리가 늦어지는 문제가 발생하였습니다. 사소한 문제라고 할 수 있지만, 하루에도 수많은 업무가 이루어 지는 과정에서 한번에 처리될 수 있는 문제가 여러번의 불필요한 메일링을 통해 업무 지연과 소중한 시간을 더 소요하게 되는 원인이 되었습니다.

새롭게 시작되는 'Disputes( 인보이스 정정 ) Webform' 서비스의 경우, Web page에 나와 있는 필요 정보 란을 채워서 제출하면, 입력된 정보가 당사의 System 으로 바로 업데이트 됩니다.

Webform을 통한 정정 요청 방법은 다음과 같습니다.

1. 하파그로이드 홈페이지 가기

Webform을 이용하기위해서는 우선 하파그로이드 홈페이지로 이동합니다.

2. Korea Home page로 이동하기

Hope page에서 'Service & Information'을 클릭합니다.

3. Office & Local Info에서 Korea 찾기

Office & Local Info를 클릭하면 각 지역이 보이며, 이때 East Asia를 선택하면 우측에 지도 표시와 offices에 나라 표시가 나타 납니다. 이때, 'Korea'를 클릭합니다.

4. Disputes Form으로 가기

선택한 화면이 표시되면 위와 같이, '한국관련 자료들'을 클릭하면, 'Disputes Form'이 하단에 나타납니다. 해당란을 다시 클릭합니다.

5. Dispute Form - Dispute Party

Dispute Form에서 우선 Dispute Party 란을 위 공란안의 설명과 같이 입력합니다.

6. Dispute Form - Dispute Invoice 정보 입력하기

두번째 박스에서 Invoice Number와 이미 부여 받은 고객 고유 번호를 입력해 줍니다. (Customer Reference Number) 고객 번호는 정확히 알지 못할 경우 공란으로 놔둡니다. 관련 BL 번호를 입력합니다.

7. Invoice 정정 금액 입력하기

세번째란의 경우, '이상 운임 차액'란에 기존 발행된 Invoice 금액과 정정된 Invoice 상의 차액을 입력해 줍니다. 정확히 금액만을 입력합니다.

두번째란에 통화의 종류를 입력해 줍니다. ex) USD, KRW etc.

'Amount to be Billed'에는 최종적으로 정정된 정확한 Invoice 금액을 입력합니다.

예를 들어) 기존 발행되었던 인보이스 금액이 USD 150이었으나, 실제로 적용되어야 할 금액이 USD 100 일 경우, "Currency-통화종류"는 "USD"를 입력해 주시고, => Amount Disputed 에는 최초 발행 금액이 USD 150과 적용해야할 금액 USD 100의 차액인 "50"을 입력하시면 됩니다. 또, *반영되어야 할 금액에는 다시 정상적으로 발행되어야 할 인보이스 금액인 "100"을 입력해 주시면됩니다.

8. 요금 종류 선택