구독자님, 안녕하신가요?
요즘 한국과 일본 모두 곳곳에서 산불 소식이 들려와 마음이 무겁네요. 부디 안전하고 평안하게 지내고 계시길 진심으로 바랍니다.
오늘은 지난 시간에 이어, 일본 업무에 빠질 수 없는 ‘팩스 매너’ 에 대해서 이야기 해보려 해요.
혹시 지난 뉴스레터를 놓치셨다면, 아래에서 다시 읽어보실 수 있답니다.
아울러 미야씨의 중대발표가 있어요! 끝까지 메일 읽어주세요😆❣️
💼일본 신입사원의 첫 관문, 팩스 배우기
일본 정보통신네트워크산업협회(CIAJ)의 보도자료에 따르면, 2023년 기준 일본 기업의 일본 40.1%가 업무에 팩스를 사용하고 있다고 해요. 점점 줄어들고 있는 추세지만, 여전히 적지 않은 수치죠.
미야씨도 여행업계에 있을 때, 호텔이나 료칸과 예약 확인을 주고받을 때마다 팩스를 기본으로 사용했답니다.
"메일 한 통이면 될 것을, 굳이 종이까지 써가며 왜..." 라는 생각이 수없이 들었지만, 일본에서는 여전히 팩스가 중요한 비즈니스 수단으로 자리 잡고 있기때문에, 묵묵히 선배에게 팩스 보내는 법을 배웠고, 지금은 1초 컷으로 팩스를 보낼 수 있게 되었답니다😆
🤔주로 어떤 업계에서 팩스를 사용할까?
아래 표에서도 보시듯 미야씨가 종사한 '여행업계' 뿐만 아니라, '부동산', '관공청', '금융업계' 등에서 팩스를 주고 이용하는 것을 보실 수 있어요.
따라서 구독자님께서 이와 관련한 업계에 계시다면 지금부터 소개할 팩스 사용법과 매너를 미리 익혀두시면 분명 도움이 되실 거예요!
💡TIP 1: 팩스 보내기 전에 ‘송부장’ 부터 만들어야 한다?
일본에서는 팩스를 보내려면 일부러 워드(Word)를 열어 정성스레 송부장(送付状; そうふじょう)을 작성하고, 프린트해서 팩스 본문 맨 앞장에 붙여 보내야 해요.
팩스는 개인 메일과 달리, 사내 모두가 같이 쓰고 수신 일자를 확인하기 어렵기 때문에, 누가 누구에게, 언제 보냈는지 확인하기 쉽게 쉽도록 송부장에 적어주면 좋답니다.
[ 일본 FAX송부장 작성시 필수 항목]
1️⃣ 팩스 보내는 날짜
2️⃣ 수신자 (회사명・부서명・이름)
3️⃣ 발신자 (회사명・부사명・이름+연락처 포함)
4️⃣ 총 페이지 수
5️⃣ 제목 및 보내는 내용 (예: 見積書送付の件)
팩스에 송부장이 들어 있으면, 팩스 수신자가 표지만 보고도 관련 사원에게 지체없이 쉽게 전달할 수 있고, 이로 인해 문서 유실 염려를 막고 분류가 수월해진답니다!
💡TIP 2: 팩스를 보내고 일부러 전화를 한다?
일본에선 팩스를 보낸 뒤 “팩스 잘 받으셨나요?” 라고 확인 전화를 하는 것이 좋아요.
사실 좀 귀찮지만, 팩스 송신 오류 등으로 상대방이 못받진 않았는지, 그리고 회신이 필요한 내용이면 리마인드차 전화 연락을 하는 것이 마음이 편하답니다.
전화 연락을 할 때에는 이렇게 말하면 되요.
お世話になっております。〇〇株式会社のみやと申します。
先ほど〇〇の件でFAXをお送りしましたが、届いておりますでしょうか？
항상 신세를 지고 있습니다. 〇〇주식회사의 미야라고 합니다.
방금 ㅇㅇ건으로 팩스를 보냈는데 받으셨나요?
또는 한 큐에 해결 하고 싶을 때에는 팩스 보내기 전, 상대방과의 전화 또는 메일 연락 중에 이렇게 말해요. 그러면 문제가 있을 때만 상대방이 연락을 주니까 편하더라구요😊
これからFAXをお送りしますので、
もし〇〇分後に届かない場合、ご連絡いただけますか？
지금 팩스를 보내 드릴건데, 혹시 〇〇분 후에 도착하지 않으면 연락주시겠어요?
💡TIP 3: 회신시에 내 이름에 붙은 '사마' 를 모두 지운다?
일본에서는 팩스를 받고 답장 할때, 받은 팩스 종이 위에 손 글씨로 회신을 쓰는 경우가 많아요.이는 서로 연락을 주고 받은 이력을 남기기 위함인데요.
이때 꼭 기억해야할 중요한 매너 포인트가 있어요!
바로, 상대가 내 이름에 붙여준 존칭 ‘様(さま) or 회사의 경우 御中(おんちゅう)’는 반드시 지워야 한다는 것.
(출처- 会社と社員を成長させるのが、私の仕事)
이건 ‘상대를 높이고, 나는 낮추는’ 일본 특유의 겸양의 문화 때문인데요. 상대방이 나를 높여준 표현을 내가 그대로 다시 쓰는 건 예의에 어긋난다는 인식이 있어요.
그래서 팩스 회신을 쓸 때는 보통 내 이름 뒤에 붙은 ‘様’는 두 줄로 지워주고, 상대방의 이름엔 존칭을 다시 붙여서 답장하는 게 일본식 매너랍니다.
작은 디테일이지만, 이것만으로도 ‘이 사람, 일본 문화를 좀 아네?’ 라는 인상을 심어 줄 수 있어요😎
오늘 뉴스레터는 어떠셨나요? 요즘 시대에 팩스라니...하지만 일본과 일하다 보면 어쩔 수 없이 마주치게 되요🥲
구독자님께서 언젠가 업무 중 팩스가 필요하신 날, 작은 도움이 되기를 바라는 마음으로 준비해봤어요!
[중대발표📢] 미야씨, 세계일주🌍 떠납니다! 한일부부 유튜브 공개!
미야씨는 작년 12월 말, 다녔던 항공사를 퇴사하고 그동안 마음속에만 담아두었던 위시리스트를 하나씩 실천해나가고 있어요.
그중에서도 가장 큰 도전은, 일본인 남편과 함께 떠나는 세계 일주!
저희는 30대 중반에 함께 용기를 내어 퇴사했고, 아마도 인생에 단 한 번뿐일지도 모를 긴 세계 여행을 떠나기로 결심했습니다.
그 여정을 공유해보고 싶어 유튜브 채널 '우리부부 Uribubu'를 열었어요.
남편이 아직 한국어에 익숙하지 않아서, 영상은 일본어로 제작되지만, 한글 자막은 꼭 넣고 있어요!
낯선 환경 속에서 한국과 일본, 두 문화를 가진 저희가 어떻게 부딪히고 또 어울려 가는지를 기록해 나갈 예정이예요.
- 저희 한일 부부의 우여곡절 스토리,
- 그리고 미야씨의 다음 챕터가 궁금하시다면, 채널 구독후 여정에 함께해주세요💕
구독자님과 유튜브에서도 계속 만날 수 있길 바래요!
これからもよろしくです🥰💛
