타운홀 미팅 진행자를 위한 실전 팁 총정리

안녕하세요. 팀 네넵 입니다. HR 담당자들이 맡은 여러가지 업무 중에는 전사 구성원에게 커뮤니케이션을 하는 역할도 있습니다. 

전사 커뮤니케이션을 해야하는 대표적인 순간이 타운홀 미팅인데요. 구독자 분들 중에 정기적으로 타운홀 미팅을 하고 있거나 계획하는 분들이 있으시다면 이번 아티클을 참고해보시면 좋을  것 같아요.

특히 매번 똑같은 운영 방법을 바꿔보고 싶은 분들 또는 타운홀 미팅을 처음 하는 분들을 위한 실전 운영 팁을 총정리 해봤습니다.

먼저, 타운홀 미팅이란?

타운홀 미팅은 구성원들이 한 자리에 모여 의견을 나누고 질문하는 공개형 회의입니다. 회사의 경영진이 참석자들과 자유롭게 소통하고, 그들의 피드백을 얻기 위해 열리는데요. 현실적으로는 아주 자유로운 소통 보다는 모든 구성원들이 한 자리에 모이는 커뮤니케이션 이벤트를 지칭하는 말로 많이 사용되고 있어요.

타운홀 미팅의 목적은?

타운홀 미팅의 목적은 소통과 신뢰입니다. 다양한 목소리를 듣고, 그들의 의견을 정책이나 의사결정에 반영하기 위함이죠. 참석자들은 자신의 목소리가 반영된다는 확신을 갖게 되고, 리더는 실질적인 피드백을 바탕으로 더 나은 결정을 내릴 수 있습니다. 이런 상호작용은 조직이나 커뮤니티의 결속력을 높이는 데도 도움이 됩니다.

타운홀 미팅 필수 준비 체크리스트 

✅ 날짜와 시간 : 구성원들이 가장 참석하기 좋은 날짜와 시간으로 정해야하는데요. 오전보다는 오후, 요일은 화/수/목이 좋습니다(월,금은 연차많음 주의)

✅ 최소 1시간 이상 2시간 이하로 진행했을 때, 참석하는 사람들이 집중할 수 있는 점도 잊지마세요. (2시간이 넘어가면 다소 지루하고 늘어지게 되더라구요~) 

✅ 장소 확보 : 오프라인이면 내부 회의 공간이 제일 좋아요. (라운지 등) 온라인이면 zoom을 추천해요 (많은 사람이 접속해도 비교적 안정적)

✅ 참석자 정하기 : 전사 구성원이 대상이지만, 고용형태에 따라서 모든 구성원이 참석하는게 맞는지도 고민해보세요. 해외 법인 또는 외국인 직원이 있다면 해당 나라의 언어로는 어떻게 전달할지도 고민해보세요.

✅ 발표 주제 선정&자료 준비하기 : 가장 중요한 부분인데요. 추천하는 발표 아젠다는 아래에서 좀 더 상세히 설명드릴게요. 발표 자료는 각 발표자들이 준비하지만, 공통 템플릿을 정해주는게 좋아요. 발표자들에게 발표 시간과 적절한 문서양 (PPT 10장 내외)로 가이드를 주세요. 준비에 부담이 적어집니다.  

✅ 질문 방법 및 시간 확보 : 참석자들의 질문을 받을 충분한 시간을 정해두어야 합니다.

✅ 기술 환경 점검 (마이크, 화면, 줌미팅 등) : 마이크, 스크린, 화면공유, 녹화 등 기술적 부분은 미리 준비하고 리허설 하셔야 해요. 

✅ 타운홀 미팅 내용 기록 및 피드백 수집 방법 준비 : 미팅 내용과 자료를 기록하고 공유할 방법과 타운홀 미팅에 대한 만족도 피드백 수집 링크(구글폼 등)를 미리 준비해두세요.

타운홀 미팅에는 어떤 내용을 다뤄야 할까?

주제를 선정할 때는 참석자들의 관심사와 미팅의 목표를 함께 고려해야 하는데요. 타운홀 미팅에서 다루기 적절한 주제를 찾고 있으시다면, 아래 리스트를 추천해드려요. 

아래의 주제 중에 2~3가지 정도를 선정해서 진행하거나, 한가지 주제에 대해 여러 발표자를 섭외하는 방식 등이 있습니다. 

타운홀 미팅 홍보 및 공지 방법

구성원들이 잊지 않고 참여할 수 있도록 하는 것도 중요한데요. 여러가지 방법으로 타운홀 미팅을 리마인드 해보시기를 바랍니다.

✅ 이메일 : 미팅의 목적과 참석 이유를 강조하고 시간을 미리 공지해야 합니다. (3~4주 전 추천) 길게 쓰지 말고 핵심만 짚어 간결하게 보내는게 팁!

✅ 캘린더 초대: 참석자들이 일정을 놓치지 않도록, 회사 캘린더에 초대하는게 가장 좋습니다.

✅ 상시 커뮤니케이션 채널 또는 그룹웨어 게시판 활용: 구성원들이 자주 확인하는 채널에 타운홀 미팅에 대한 공지를 해두는 것도 도움이 됩니다.  

✅ (중요) 리마인더 : 미팅이 가까워질수록 적어도 두 번은 구성원에게 리마인더 메시지를 보내보세요! 

[타운홀 미팅 공지 / 리마인드 메시지 예시]

안녕하세요, 구성원 여러분! 👋0월/분기/반기의 타운홀 미팅이 다가오고 있는데요.

이번 타운홀 미팅에서는 여러분의 궁금증을 풀어드리고, 회사의 미래를 함께 논의하는 자리를 마련했어요. 부담 없이 참석하셔서, 회사가 어떤 방향으로 나아가는지 들어보시고 의견도 함께 나눠요.

이번 타운홀 미팅에 준비된 발표 주제들을 살짝 공개합니다. 😎

왜 참석해야 할까요? 😏

타운홀 미팅은 단순한 정보 전달의 자리가 아니에요. 우리 모두가 함께 소통하고, 더 나은 회사 문화를 만들어가는 중요한 시간입니다. 여러분들의 의견이 반영될 수 있는 기회이니, 놓치면 아쉽겠죠?

타운홀 미팅 정보 한눈에 보기 👇

참석 방법 🎯

오프라인에서는 00 라운지로 와주시면 됩니다. (좌석이 준비되어 있어요!) 온라인에서 참석하시려면 미팅 링크를 통해 간편하게 접속할 수 있어요. 연차나 중요 업무 미팅으로 참석이 어렵다면, 미팅 녹화본도 준비될 예정이니 걱정하지 마세요.

깜짝 이벤트 🎁

이번 미팅에 참여하신 분들 중 추첨을 통해 깜짝 선물을 드리는 이벤트도 준비되어 있습니다. 참석도 하고, 선물도 받을 수 있는 기회! 놓치면 정말 후회하실 거예요! 😉

타운홀 미팅에서 질문과 대처 방법

타운홀 미팅에서 무작위로 던져지는 질문을 잘 처리하는 것은 쉽지 않은데요. 예상하지 못한 질문이 나오면 진행자가 당황할 수도 있구요. 다른 방향으로 논쟁이 생기면 타운홀의 목적인 신뢰 구축에 맞지 않는 상황도 생길 수 있으니, 잘 준비해야 합니다. 

✅ 예상 질문과 카테고리화

질문을 미리 카테고리별로 분류해 두면 진행 중에 유사한 질문을 한 번에 처리할 수 있습니다.질문이 없을 때를 대비해서 1~2개 사전 질문을 준비해두는 것도 꿀팁!

✅ 모든 질문에 답변할 필요는 없어요.

만약 답변하기 어려운 질문이 나온다면, 확인 후 추후 답변 하겠다고 이야기하셔도 됩니다.

✅ Q&A에 적정한 시간을 할애하고, 답변은 짧게 하도록 가이드

너무 길게 답변 또는 설명 하면 참석자들이 지칠 수 있으니 답변은 1~2분내로 짧게 하는게 좋습니다. 그리고 타운홀 미팅의 흐름을 방해할 정도로 논쟁이 깊어지면, 논의가 필요한 사람들끼리 따로 후속 미팅을 제안하세요.

✅ 중립적인 자세 유지

진행자는 중립을 유지하고, 각자의 의견을 존중해야 하는 점도 잊지마세요! 

타운홀 미팅 후 피드백을 수집하는 방법

타운홀 미팅이 목적에 맞게 기획되고 운영 되었는지 확인하기 위해서는 만족도 조사 또는 피드백을 받는게 가장 좋은데요. 

타운홀 미팅의 만족도를 잘 파악할 수 있는 질문 5개 예시입니다. 전반적인 경험, 내용, 소통, 조직적인 측면에서 참석자들의 피드백을 얻는데 도움이 되니 꼭 활용해보세요!

타운홀 미팅을 준비하는 모든 HR 실무자 분들께 도움이 되기를 바라면서 이번 아티클을 마칠게요.