신규입사자 온보딩 프로그램 A to Z (긴글주의)

HR 담당자가 없어도 꼭 해야 되는 일이 있습니다. 바로 신규 입사자 온보딩 프로그램인데요. 조직문화가 좋은 회사일수록 신규입사자 온보딩 프로그램을 신경쓰게 됩니다. 구성원에게 회사의 첫 인상이다 보니, 좋은 경험을 제공하기 위해 다양한 프로그램과 제도를 기획하게 됩니다.

오늘 아티클에서는 조직문화 필수 프로그램인 신규입사자 온보딩 프로그램을 소개해드리려고 합니다. 모든 온보딩 담당자분들께 업무 인수인계를 해드린다고 생각하고 작성하다 보니 다소 긴 글이 되었는데요. 그만큼 디테일하게 정리되어 있으니, 신규입사자 온보딩 프로그램 준비하시는 분들은 이 글로 한 번에 많은 정보 얻어 가시기를 바랍니다.

온보딩이란? 단어의 뜻

온보딩은 영어 On boarding을 한국어로 표기한 것으로, 영어 On Board의 단어 뜻은 탑승하다 입니다. 의미를 확장해보면, 새로운 회사에 탑승(입사)한 새로운 직원이 잘 정착하도록 돕는다가 될 것 같아요.

그래서, 신규입사자 온보딩 프로그램은 신규입사자 교육 외 적응을 돕기위한 다양한 활동과 제도를 포함하고 있습니다. 요즘은 신입사원 보다 경력직 직원의 적응을 위한 온보딩 프로그램을 더 필요로 하는데요. 아무래도 경력직 수시채용이 더 많아졌기 때문이겠죠? 신입사원에게는 공통적인 직무 지식을 전달하고 비즈니스 기본 스킬을 훈련시키기에 집중한다면, 경력직에게는 지식과 스킬 보다는 Day1부터 업무수행이 가능한 환경을 제공하고, 역량에 대한 기대치를 서로 확인하고, 심리적인 안전감 주기에 집중되어 있습니다.

온보딩 프로그램 기획하기

회사에 따라 약간의 차이는 있을 수 있지만, 대부분의 회사는 아래의 목적으로 온보딩 프로그램을 기획하고 운영합니다.

*고용형태에 따라 온보딩 프로그램 구성은 달라질 수 있습니다.

다소 이론적인 내용이지만 위 목적을 잘 이해한다면, 어떤 프로그램을 기획해야 신규입사자가 새로운 환경과 사람들에게 Soft Landing을 할 수 있을지 아이디어가 떠오르게 됩니다.

기간별 온보딩 프로그램

일반적으로는 신규입사자의 입사일로부터 3개월(수습 기간)을 온보딩 기간으로 설정하고 구성하게 됩니다. 입사 전, 입사당일(매우 중요), 입사일로부터 1주일~1개월 이내, 3개월(수습기간) 이내 정도로 구분해서 각 기간별로 프로그램을 분배하고 운영해볼 수 있습니다.

입사전 온보딩

입사전부터 신규입사자의 온보딩은 시작됩니다. 신규입사자가 입사 당일에 바로 회사 시스템에 접근할 수 있도록 사전 세팅이 가장 중요하고, 사내 시스템에 등록해야할 인사정보를 미리 준비할 수 있도록 가이드 해주는 것도 필수입니다.

(입사전 안내해야 할 필수정보)

📨입사 안내메일 예시📨

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입사당일 : 온보딩 오리엔테이션 / 신규입사자 가이드북

입사 당일 프로그램을 구성할 때는, 신규입사자의 입장에서 시뮬레이션 해보면 어떤 것들이 필요할지 알 수 있습니다. 사무실에 도착한 순간부터 어디로 가야하고, 어디에 있어야 하는지 등 생각보다 세심한 가이드가 필요합니다. (입사 당일 입사자가 어디에 갈지 몰라 헤메는 상황.. 아찔합니다) 입사 당일 오리엔테이션은 강의 형태로 입사자에게 아래와 같은 많은 정보를 전달하게 됩니다.

온보딩 오리엔테이션 목차 (최소 1시간~2시간, 대면진행 추천)

①     아이스브레이킹&자기소개

②     회사 비전 및 미션소개

③     회사 문화, 핵심가치, 일하는 방식 소개

④     HR 제도 소개

⑤     복리후생 안내

⑥     팀과의 점심식사

⑦     업무환경 세팅

입사 당일 온보딩 오리엔테이션 자료는 신규입사자 가이드북이 됩니다. 온보딩 오리엔테이션이 끝나고 오리엔테이션 자료를 신규입사자에게 즉시 보내주시면 가장 좋습니다.

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입사일로부터 1주일~1개월 이내

사내의 여러가지 시스템에 접근할 수 있는 권한을 할당하고(빠를 수록 좋음), 전임자의 업무 인수인계를 받기 위한 OJT까지 입사일로부터 1개월 이내에 모두 진행되는 것이 좋습니다.

회사의 중요한 가이드라인 중에 하나인 보안에 대해서는 입사 첫날부터 명확하게 전달해야 합니다. 가능하다면 HR 담당자 보다는 법무 또는 컴플라이언스 담당자가 직접 가이드라인을 안내하는 것도 추천합니다. 사내 PC 보안, 클린 데스크, 영업기밀 등 필요한 보안교육은 꼼꼼하게 진행하는 것이 좋습니다.

대부분의 경력직 신규입사자에게 첫 3개월은 수습기간 입니다. 수습기간동안 수습평가 항목(기대 역량, 기대역할, 조직적합도 등)을 명확하게 협의해서 문서화 해두는 것이 좋습니다.  (잘못된 채용을 막을 수 있는 마지막 프로세스니까요.) 

수습평가기간 동안의 목표는 반드시 신규입사자의 성과평가자(최소 팀리더 이상)와 신규입사자가 협의하여 세워야 합니다.

온보딩 오리엔테이션으로는 전달하기 어려운 다양한 암묵적인 지식들이 있습니다. 신규입사자가 편하게 질문하고(업무/업무외 등), 첫번째로 관계를 형성할 접점인 멘토를 지정해주세요. 때로는 HR 담당자보다 멘토가 훨~씬 더 적응에 도움이 됩니다.  

멘토는 1) 같은 팀 2) 팀에서 가장 최근에 입사한 사람 3) 업무 접점이 있는 사람 4) 비슷한 연령대 등을 고려해서 선정해보시기 바랍니다. 그리고 멘토를 선정한 이후에는 신규입사자가 입사하기 최소 1주일 전에는 멘토로써 앞으로 0개월간 지원해야할 일들을 정리한 멘토링 가이드북도 함께 보내주면 성공적인 온보딩이 됩니다.

[멘토링 가이드북 참고 내용]

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입사일로부터 3개월 이내 온보딩 프로그램

회사 적응도 설문은 온보딩 프로그램의 효과성 검증을 위해 꼭 진행해야 합니다. 

1) 온보딩 프로그램의 내용 효과성, 2) 업무 이해도 수준, 3) 조직 적응도 수준 3가지를 확인할 수 있는 설문 질문을 구성하고, 수습평가 기간이 종료되기 전에 설문을 보내면 가장 좋습니다. 

좀 더 신규입사자를 밀착 지원 하고 싶다면, 1개월차에는 온보딩 프로그램의 효과성에 대한 질문, 2개월차에는 업무 이해도에 대한 질문, 3개월차에는 조직적응도에 대한 질문을 하고 심층 조사하는 것도 가능합니다.

팀 리더 또는 신규입사자가 맡은 업무의 성과평가자는 신규입사자의 수습기간을 종료할지 연장 할지에 대한 의사결정을 해야합니다. 그리고 의사결정 사항은 문서화 할 수 있도록, HR담당자가 수습평가 양식지를 만들어서 작성하도록 가이드 해주시면 좋습니다. 

수습 평가 종료가 확정된 신규입사자를 대상으로, 온보딩 기간 종료에 대한 축하와 회고를 위한 워크숍은 신규입사자들에게 긍정적인 경험을 줄 수 있는 좋은 기회인데요. 아래 2가지의 내용으로 워크숍을 진행해보시기를 추천합니다.

1) 수습기간을 통과하고 새로운 환경과 사람들에게 적응하느라 고생한 신규입사자 격려

2) 앞으로 우리 회사에서 어떻게 성장 할 수 있을지에 대한 커리어 로드맵 만들기 

온보딩 프로그램 업그레이드 하기 

1) 네이밍 하기

신규입사자 온보딩 프로그램은 단발성이 아닌, 회사가 존속되는한 운영될 클래식 프로그램 입니다. 회사의 핵심가치, 조직문화, 서비스 특징 등을 반영한 프로그램의 이름을 정해보시기를 추천합니다. 네이밍만으로도 우리 회사의 색깔이 담길 수 있으니 꼭 시도 해보세요.

2) 핵심가치와 일하는 방식 워크숍/교육 추가하기 

경력직 신규 입사자가 많은 회사라면 HR 제도와 업무 세팅보다, 우리 회사가 지향하는 바는 무엇이고 왜 이러한 방식으로 일 하고 있는지를 전달하는 것이 더 중요한데요. 핵심가치와 일하는 방식의 의미를 설명하고, 신규입사자 스스로 생각해볼 수 있는 워크숍을 기획하고 운영해보시기를 추천합니다. (입사일로부터 1개월 이내가 Best!)

3) 비지니스 이해 & 커뮤니케이션 스킬 교육 추가하기

신입사원이 많은 회사라면, 회사의 비지니스 이해(상품, value chain 등)와 커뮤니케이션 스킬(이메일 작성, 보고서 작성 등)에 대한 교육이 추가로 필요할 수 있습니다. 이 경우에는 HR담당자 혼자서 모든 교육을 진행하기는 어렵고, 현업의 리더분이 세션을 준비해주시거나 외부 교육 업체와 협업을 추천합니다. 

1인 인사총무 담당자를 위한 꿀팁

처음부터 많은 것을 시도하지 마세요.

신규입사자 온보딩 프로그램은 정기적으로 진행되기 때문에 운영 리소스가 상당히 많이 필요합니다. 욕심내서 다양한 것들을 시도하다 보면, 혼자서는 운영하기 어려워 지고 담당자로써 다른 일들을 맡기도 어렵습니다. 그러니 손품을 줄일 수 있도록 최대한 tool을 많이 활용하는게 스마트한 방법이죠. (이미 그렇게 하고 계실 것 같네요!ㅎㅎ)

온보딩은 인사 담당자만의 역할은 아닙니다.

신규입사자가 잘 적응하기 위해서는 인사 담당자 보다는 소속 조직의 리더와 동료들의 지원이 가장 중요합니다. 지속적으로 리더와 기존 소속 구성원들을 신규입사자 온보딩 프로그램에 참여시켜야 하며, 맡은 역할을 알려주셔야 합니다. 팀 리더에게 온보딩 매니저라는 일시적인 타이틀을 부여해보시는 것도 좋은 넛지가 되니 참고해보세요. 

(짝짝짝) 여기까지 읽느라 고생 많으셨어요. (글이 길죠?ㅎㅎ)

알고 있는 내용이 많지만, 이 모든 프로세스를 가이드화 하고 완성하기 위해서는 많은 시간과 노력이 소요 됩니다. 여기저기 흩어져 있는 자료를 하나씩 모으고, 저장하고, 가공하고, 욕심내서 디자인도 신경쓰기 시작하면 손이 많이 가게 되죠.

팀 네넵도 이번 아티클을 최대한 간결하게 작성하려고 노력했지만, 전달 드리고 싶었던 신규입사자 온보딩 프로그램의 10% 정도 밖에는 담지 못한 것 같아 아쉽습니다. 

텍스트 아티클만 봐서는 "실제로 어떻게 진행 했을까?"에 대한 궁금증이 다 해소 되지는 않으셨을거에요. 형식의 한계도 있고, 보는 것 만으로는 알 수 없는 부분도 있구요.

좀 더 실질적인 신규입사자 온보딩 프로그램의 내용이 필요하신 분들은, 팀 네넵의 신규입사자 온보딩 키트를 활용해보시기를 추천해요. 10년차 HR담당자가 진행했던 온보딩 프로그램의 레퍼런스와 템플릿을 한 번에 얻어가실 수 있습니다. 

📂 신규입사자 온보딩 키트 상세 구성(안) 📂

더 빠르게 성장하고 싶은 분들이라면, 템플릿과 레퍼런스를 활용해 우리 회사에 맞는 실행안에 집중해보시면 어떨까요?

신규입사자 온보딩 프로그램 템플릿 모음