🎙️NiN터뷰: 선배 5명이 떠나며 넘긴 업무 지옥에서 살아남은 방법

👍 이번 뉴스레터는 이런 분들을 위해 준비했습니다.

회사 책상에서는 보안 정책 때문에 노션을 열 수 없는데,

회사 밖에서는 1만 명이 넘는 사람들에게 자신의 노션 활용법을 알리고 가르친 사람이 있어요.

바로 오늘의 주인공이신 ‘지니언트’님인데요,

낮에는 11년 차 직장인으로서 대기업 IT 서비스사에서 데이터베이스 개발과 PM을 맡고,

저녁과 주말에는 '노션이 일상이 되는 곳, 생활노션'을 키워온 노션 공식 앰배서더시죠.

직장에서 떠안은 5명의 빈자리, 갑작스레 맡게 된 PM, 퇴근 후 1만 명이 거쳐 간 '생활노션' 운영까지.

문제를 마주할 때마다 지니언트님께서 자신만의 시스템으로 어떻게 풀어오셨는지 인터뷰에 담아봤습니다.

낮엔 개발자 PM, 밤엔 노션 크리에이터

 안녕하세요. 노션 공식 앰배서더이자 직장인, 지니언트입니다.

 낮에는 회사에서 PM 겸 개발자로 일하고, 저녁과 주말에는 '노션이 일상이 되는 곳, 생활노션’ 커뮤니티와 유튜브 채널을 운영하고 있어요. 한쪽 발은 회사에, 다른 발은 노션 세계에 걸치고 사는 셈이죠.

 생활노션은 말 그대로 노션을 매일의 일과 생활 안에 넣어보자는 마음으로 운영하는 공간이에요.

 노션은 '도구를 만드는 도구'라 자유도가 정말 높고, 그만큼 초보자에겐 진입 장벽이 높거든요.

 그래서 강의, 질문, 템플릿 공유를 통해 각자에게 맞는 시스템을 직접 만들어갈 수 있도록 돕고 있습니다.

 11년 차 직장인이고, 대기업 IT 서비스사에서 데이터베이스 개발을 맡고 있어요.

 쉽게 말하면 고객사가 수요와 재고, 사업 계획을 더 잘 관리할 수 있도록 업무 시스템을 설계하고 개발하는 일을 해요.

 업무에서 주로 관계형 데이터베이스를 활용해 프로그램을 만들다 보니, 자연스럽게 데이터가 어떻게 쌓이고 연결되어야 하는지 보는 일이 많죠. 덕분에 자연스럽게 구조화에 익숙해졌습니다.

 최근에는 소규모 프로젝트의 PM으로 분석·설계부터 계약과 프로젝트를 작은 작업 단위로 나눠 관리하는 WBS까지 챙기고 있고요.

 맞아요. 그래서 회사에서 업무 볼 때는 보안 정책상 노션을 쓸 수 없습니다. 그래서 회사에서는 여전히 엑셀로 하고, 집에 와서 다시 노션으로 정리하는데 정말 아쉽죠.

 특히 IT 업계는 이직이 잦아서, 제가 속한 프로젝트에서도 매년 한 명씩 떠난 적이 있었는데요, 당시 막내였던 제가 그 업무를 거의 다 받아내야 했습니다. 그 때 노션이 있었더라면 더 쉬웠을 거라고 생각해요.

 그래도 PM이 되면서 프로젝트 관리 업무를 노션에서 써보고 있습니다. 프로젝트 일정과 업무 프로세스, 일지는 노션에 기록하고, AI와 자동화로 내용을 정리해서 회사 메일로 발송하는 방식으로 사용해요.

5명이 떠난 자리, '그날 바로' 메우는 법

개발•PM 업무를 단계별로 매뉴얼을 정리하셨는데, 시스템 잘 구축한 회사처럼 정교하고 직관적이었어요.
무엇보다도 양이…🫨

 일이 점점 많아질수록 업무를 처리하는 것보다도 떠나는 분들의 경험을 최대한 보존하는 게 더 중요하다고 느꼈어요.

 개발은 기존 시스템 분석이 먼저라 '배경지식'이 생명인데, 사람이 떠나면 노하우와 업무 히스토리까지 같이 사라지거든요.

 그래서 인수인계를 받으면 '그날 바로' 매뉴얼부터 만들었습니다. 망각곡선처럼 하루만 지나도 절반은 잊히니까요. 제가 기억하고 있을 때 남겨둬야 다음 사람도 덜 고생하거든요.

 거기서 한 발 더 나아가 '내 언어로 다시 정리'하면, 모르는 부분이 선명해지고 다음 날 다시 물어볼 수도 있어요.

 입사 2년 차 개천절이 아직도 기억나네요. 개발할 프로그램이 11개여서 혼자 사무실에 출근했고, 도저히 안되겠다 싶어서 PM에게 처음으로 하소연했습니다. 일이 너무 많으니, 교통 정리를 해달라고요.

 그랬더니 딱 한마디 하시더라고요.

 고객 답을 받아보니 정말 급한 건 한 두 개 뿐이었어요. 일이 쌓이니 제 마음만 급했던 거죠.

 나중에 보니 그게 아이젠하워 매트릭스 기반의 업무 전략이더라고요. 중요도와 긴급도로 업무를 배치해서 처리하거나 위임하는 방식이죠.

 그 이후로 아침에 중요한 일을 먼저 끝냈더니 야근과 특근이 거의 사라졌고, 아낀 시간으로 콘텐츠도 만들고, 강의 준비도 하고, 책도 썼습니다.

 연차가 차면서 처음 PM 업무를 받았을 때, 행정 절차만 세어보니 42개였습니다.

 근데 인계 자료는 10년 전 팀장님이 쓰신 계약 매뉴얼 하나뿐이어서, 받은 그날 바로 최신화했죠.

 PM 업무는 개발 업무보다 '프로세스'가 훨씬 중요하더라고요. 문제는 제안·수주·계약·인장·WBS에 개발자 소싱까지 챙기다 보면 매번 헷갈리고 자꾸 놓치거든요.

간단하게 머메이드 프로그램을 활용해 다이어그램으로 도식화 해주셨는데,
실제론 이거보다 훨씬 더 많은 걸 챙겨야 한다고 덧붙이셨어요.

 그래서 업무 프로세스를 머메이드 다이어그램으로 정리했더니 한눈에 들어왔어요. 다이어그램이 '큰 그림', 매뉴얼이 '디테일'을 맡는 겁니다.

 최근엔 PM을 다시 맡은 차장님이 계약 방법을 묻기에 제 매뉴얼을 그대로 드렸습니다. 한참 설명할 일을 문서 하나로 끝낸 셈이죠.

 인원이 줄어도 개발 업무와 납기는 그대로고, 그와중에 계약서 작성, 개발 요건 문서 작업, 결재 상신, 인장 등 행정 업무만 늘잖아요? 그래서 '생각하는 에너지'와 '시간'을 아끼는 게 핵심이에요.

 원칙은 두 가지예요. 첫째, 플로우 차트로 큰 그림을 그리고 단계별 매뉴얼을 만드는 거예요.

 단, 화면 경로·입력값·샘플 문구·체크리스트까지 넣어 'OO OOO 형태'로 둡니다.

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