🎙️NiN터뷰: 선배 5명이 떠나며 넘긴 업무 지옥에서 살아남은 방법

👍 이번 뉴스레터는 이런 분들을 위해 준비했습니다.

회사 책상에서는 보안 정책 때문에 노션을 열 수 없는데,

회사 밖에서는 1만 명이 넘는 사람들에게 자신의 노션 활용법을 알리고 가르친 사람이 있어요.

바로 오늘의 주인공이신 ‘지니언트’님인데요,

낮에는 11년 차 직장인으로서 대기업 IT 서비스사에서 데이터베이스 개발과 PM을 맡고,

저녁과 주말에는 '노션이 일상이 되는 곳, 생활노션'을 키워온 노션 공식 앰배서더시죠.

직장에서 떠안은 5명의 빈자리, 갑작스레 맡게 된 PM, 퇴근 후 1만 명이 거쳐 간 '생활노션' 운영까지.

문제를 마주할 때마다 지니언트님께서 자신만의 시스템으로 어떻게 풀어오셨는지 인터뷰에 담아봤습니다.

낮엔 개발자 PM, 밤엔 노션 크리에이터

 안녕하세요. 노션 공식 앰배서더이자 직장인, 지니언트입니다.

 낮에는 회사에서 PM 겸 개발자로 일하고, 저녁과 주말에는 '노션이 일상이 되는 곳, 생활노션’ 커뮤니티와 유튜브 채널을 운영하고 있어요. 한쪽 발은 회사에, 다른 발은 노션 세계에 걸치고 사는 셈이죠.

 생활노션은 말 그대로 노션을 매일의 일과 생활 안에 넣어보자는 마음으로 운영하는 공간이에요.

 노션은 '도구를 만드는 도구'라 자유도가 정말 높고, 그만큼 초보자에겐 진입 장벽이 높거든요.

 그래서 강의, 질문, 템플릿 공유를 통해 각자에게 맞는 시스템을 직접 만들어갈 수 있도록 돕고 있습니다.

 11년 차 직장인이고, 대기업 IT 서비스사에서 데이터베이스 개발을 맡고 있어요.

 쉽게 말하면 고객사가 수요와 재고, 사업 계획을 더 잘 관리할 수 있도록 업무 시스템을 설계하고 개발하는 일을 해요.

 업무에서 주로 관계형 데이터베이스를 활용해 프로그램을 만들다 보니, 자연스럽게 데이터가 어떻게 쌓이고 연결되어야 하는지 보는 일이 많죠. 덕분에 자연스럽게 구조화에 익숙해졌습니다.

 최근에는 소규모 프로젝트의 PM으로 분석·설계부터 계약과 프로젝트를 작은 작업 단위로 나눠 관리하는 WBS까지 챙기고 있고요.

 맞아요. 그래서 회사에서 업무 볼 때는 보안 정책상 노션을 쓸 수 없습니다. 그래서 회사에서는 여전히 엑셀로 하고, 집에 와서 다시 노션으로 정리하는데 정말 아쉽죠.

 특히 IT 업계는 이직이 잦아서, 제가 속한 프로젝트에서도 매년 한 명씩 떠난 적이 있었는데요, 당시 막내였던 제가 그 업무를 거의 다 받아내야 했습니다. 그 때 노션이 있었더라면 더 쉬웠을 거라고 생각해요.

 그래도 PM이 되면서 프로젝트 관리 업무를 노션에서 써보고 있습니다. 프로젝트 일정과 업무 프로세스, 일지는 노션에 기록하고, AI와 자동화로 내용을 정리해서 회사 메일로 발송하는 방식으로 사용해요.

5명이 떠난 자리, '그날 바로' 메우는 법

개발•PM 업무를 단계별로 매뉴얼을 정리하셨는데, 시스템 잘 구축한 회사처럼 정교하고 직관적이었어요.
무엇보다도 양이…🫨

 일이 점점 많아질수록 업무를 처리하는 것보다도 떠나는 분들의 경험을 최대한 보존하는 게 더 중요하다고 느꼈어요.

 개발은 기존 시스템 분석이 먼저라 '배경지식'이 생명인데, 사람이 떠나면 노하우와 업무 히스토리까지 같이 사라지거든요.

 그래서 인수인계를 받으면 '그날 바로' 매뉴얼부터 만들었습니다. 망각곡선처럼 하루만 지나도 절반은 잊히니까요. 제가 기억하고 있을 때 남겨둬야 다음 사람도 덜 고생하거든요.

 거기서 한 발 더 나아가 '내 언어로 다시 정리'하면, 모르는 부분이 선명해지고 다음 날 다시 물어볼 수도 있어요.

 입사 2년 차 개천절이 아직도 기억나네요. 개발할 프로그램이 11개여서 혼자 사무실에 출근했고, 도저히 안되겠다 싶어서 PM에게 처음으로 하소연했습니다. 일이 너무 많으니, 교통 정리를 해달라고요.

 그랬더니 딱 한마디 하시더라고요.

 고객 답을 받아보니 정말 급한 건 한 두 개 뿐이었어요. 일이 쌓이니 제 마음만 급했던 거죠.

 나중에 보니 그게 아이젠하워 매트릭스 기반의 업무 전략이더라고요. 중요도와 긴급도로 업무를 배치해서 처리하거나 위임하는 방식이죠.

 그 이후로 아침에 중요한 일을 먼저 끝냈더니 야근과 특근이 거의 사라졌고, 아낀 시간으로 콘텐츠도 만들고, 강의 준비도 하고, 책도 썼습니다.

 연차가 차면서 처음 PM 업무를 받았을 때, 행정 절차만 세어보니 42개였습니다.

 근데 인계 자료는 10년 전 팀장님이 쓰신 계약 매뉴얼 하나뿐이어서, 받은 그날 바로 최신화했죠.

 PM 업무는 개발 업무보다 '프로세스'가 훨씬 중요하더라고요. 문제는 제안·수주·계약·인장·WBS에 개발자 소싱까지 챙기다 보면 매번 헷갈리고 자꾸 놓치거든요.

간단하게 머메이드 프로그램을 활용해 다이어그램으로 도식화 해주셨는데,
실제론 이거보다 훨씬 더 많은 걸 챙겨야 한다고 덧붙이셨어요.

 그래서 업무 프로세스를 머메이드 다이어그램으로 정리했더니 한눈에 들어왔어요. 다이어그램이 '큰 그림', 매뉴얼이 '디테일'을 맡는 겁니다.

 최근엔 PM을 다시 맡은 차장님이 계약 방법을 묻기에 제 매뉴얼을 그대로 드렸습니다. 한참 설명할 일을 문서 하나로 끝낸 셈이죠.

 인원이 줄어도 개발 업무와 납기는 그대로고, 그와중에 계약서 작성, 개발 요건 문서 작업, 결재 상신, 인장 등 행정 업무만 늘잖아요? 그래서 '생각하는 에너지'와 '시간'을 아끼는 게 핵심이에요.

 원칙은 두 가지예요. 첫째, 플로우 차트로 큰 그림을 그리고 단계별 매뉴얼을 만드는 거예요.

 단, 화면 경로·입력값·샘플 문구·체크리스트까지 넣어 '복붙 가능한 형태'로 둡니다.

 둘째, 따로 시간 내지 않고 '일하면서 바로' 최신화합니다.

 방금 한 작업을 캡처해 매뉴얼 옆에 붙여두면, 과거 자료를 일일이 뒤질 필요가 없거든요.

 이 두 가지 원칙을 지키기에 노션이 꽤 유용합니다.

 머메이드로 프로세스를 쉽게 그릴 수 있고, 단계별로 다양한 콘텐츠를 페이지 본문에 담을 수 있죠.

 게다가 즉시 편집할 수 있으니 최신화에도 좋고, 이미지에 도형을 그리는 건 캡처 도구를 활용하면 되고요.

나만의 시스템을 구축하는 시스템 빌딩 방법

 사실 첫 만남은 별로였어요.

 입사 2년 차에 한 개발자 동생이 '요즘 스타트업 개발자들이 쓴다'며 노션을 추천해줬는데요, 깔아보니 영어인 데다 어렵더라고요. 메모장 그 이상으로는 안 보여서 결국 지웠죠.

 몇 달 뒤, 마케터 친구가 수백 명 규모 행사를 여는데, 행사 안내를 웹사이트 하나로 공유한 거예요.

 빡빡한 일정과 팜플렛이 다 정리돼 있어서 코딩한 줄 알았는데, 그게 노션이었어요.

 당시에는 바이브 코딩 같은 것도 없어서, 개발 지식 없이 웹사이트를 구축하려면 최소 수십만원이 들었어요. 외주를 맡기거나 별도 툴을 써야 했거든요.

 근데 이 친구는 코드 한 줄, 비용 하나 없이 수백 명과 소통한 거죠. 그때 처음으로 노션이 '시스템을 만드는 도구'라는 걸 체감했습니다.

 저는 대학생 시절부터 기록을 꾸준히 해왔어요. 관리하고 싶은 게 많아서 독서 노트는 블로그, 가계부·목표는 엑셀, 일정은 구글 캘린더나 종이 플래너, 이런 식으로 각각 다른 도구를 쓰고 있었죠.

 하지만 기록이 흩어져 있다 보니 늘 혼란스러워, 도구를 통합하고 싶었습니다.

엑셀 서식을 이렇게나 구축하셨다는게 놀라웠어요. 이런 경험이 전부 노션 활용의 밑바탕이 되지 않았을까요?!

 처음엔 엑셀로 다 합쳐보려 했는데 3가지 벽에 부딪혔어요.

 근데 노션은 다양한 유형의 데이터 관리가 가능하고, 구조화도 자유롭고, 데이터 간의 통합과 연결까지 훨씬 쉽더라고요. 결국 제가 마주한 벽 대부분이 해결돼서 노션으로 넘어갔죠.

무엇보다도 '보기(View)'예요. 데이터베이스에 쌓인 페이지를 알아서 보기 좋게 보여주잖아요.

엑셀은 서식 작업이 필수였는데, 노션은 보기만 바꿔도 구성이 통째로 달라져요.

 여기에 '링크된 데이터베이스 보기'를 더하면 활용도가 무궁무진해지고요.

 이 보기는 쉽게 말해 하나의 DB를 원하는 페이지에 필요한 모양으로 꺼내 보는 기능인데요, 덕분에 여기저기 흩어진 정보를 한 곳에서 보는 대시보드를 구현할 수 있죠.

 심지어 편집까지 되니 연동성도 좋고요. 이 기능이 없었으면 노션을 계속 쓰지 못했을지도 몰라요.

 업무 중에는 노션을 못 쓰긴 하지만, 노션을 쓰기 시작하는 것만으로도 업무가 훨씬 체계적으로 보여요.

 상태 속성 하나를 추가하려 해도 '일을 어떤 단위로 쪼갤지, 어떤 순서로 진행할지'를 정의하게 되거든요.

 이렇게 프로세스를 정의하는 게 시스템적 사고이고, 이게 없으면 업무 체계화나 자동화도 어렵죠.

 지금은 개발 목록·일정·계약처럼 노션화할 수 있는 부분만 관리하고 나머지는 엑셀로 둬요.

 늘어나는 시트를 보면 노션이 간절해지지만, ‘이 일을 어떤 단위로 나누고, 어떤 상태로 관리하고, 어디와 연결해야 할까?’ 하면서 과정을 계속 스스로에게 묻고 있어요.

폐강에서 1.5만명까지, 유튜브에 마케팅을 맡기다

 첫 시작은 블로그 포스팅과 템플릿 공유였어요. 코로나 이후 비대면 생산성 툴이 주목받던 시기라, 한 자기계발 카페에서 노션 강의를 시작할 기회도 생겼고요.

 그런데 매달 이어가던 강의가 어느 날 폐강됐습니다. 밤늦게까지 준비한 강의안이 한순간에 쓸모없어지니 허탈하더라고요. 직장인이라 직접 홍보할 시간도 부족했고, 홍보비를 쓰기도 애매했죠.

 그때 유튜브 알고리즘이 관심사가 비슷한 사람에게 콘텐츠를 추천해준다는 이야기를 듣고, 마케팅은 유튜브에 맡기고 저는 콘텐츠를 꾸준히 쌓는 쪽에 집중하기로 했습니다.

 강의 녹화와 편집은 어설펐지만, 그게 본격적인 노션 크리에이터 활동의 시작이었죠.

 노션은 너무 좋은 툴이라는 믿음이 있지만, 마케팅이 어려워요.

 엑셀처럼 이미 모두가 필요성을 아는 도구가 아니라, 노션이 무엇인지부터 설명하고 써보도록 설득해야 하거든요.

 그래서 최고의 홍보는 무료로 먼저 경험하게 하는 것이라고 봤습니다.

 무료 강의 영상으로 시작했더니 1달 만에 구독자 100명, 5개월 만에 1,000명이 됐고,

 사람이 많아지면서 네이버 카페를 만들고, 회원 유치를 위해 9to6 플래너 무료 배포도 이어갔어요.

카페와 유튜브 뿐 아니라, 인프런, 카톡방까지 운영하시면서 노션을 전파하고 계세요.

 무료로 시작했지만, 길게 보면 더 많은 아웃풋을 만들어냈다고 생각해요.

 채널이 커지면서 먼저 강의 제안이 들어오기 시작했고, 노션 공식 앰배서더와 책 계약까지 이어졌거든요.

 유튜브, 카페, 강의 플랫폼까지 접점이 늘어나면서 생활노션을 거쳐 간 분들도 1만 명을 넘기게 됐습니다.

 가장 크게 배운 건 '사업 운영' 경험이에요. 회사에선 개발만 잘하면 됐어요. 요구사항이 주어지고, 정해진 도구로 문제를 푸는 게 제 역할이었죠.

 그런데 생활노션을 운영하면서는 ‘어떤 문제가 있는지’부터 제가 찾아야 했어요.

 사람들이 어디서 막히는지 보고, 그걸 강의나 템플릿으로 만들고, 다시 홍보하고, 결제와 운영까지 챙겨야 했습니다.

 전체 흐름을 한 번이라도 내 손으로 굴려본 경험은 회사에선 못 배우죠.

 네. 운영을 하다 보니 오히려 더 분명해졌어요. 저는 ‘노션이 중심이 되는 콘텐츠’를 만들고 싶습니다.

 템플릿도 훌륭하지만, 템플릿에만 집중하면 노션의 본질인 '도구를 만드는 도구'가 흐려져요. 받아서 바로 쓰는 건 편하지만 반복되면 남의 시스템에 의존하게 되거든요.

 '노션이 일상이 된다'는 건 단순히 노션에 기록한다는 뜻이 아니라, ‘기록하고, 생각하고, 일하는 방식을 내가 주도적으로 설계한다’는 뜻에 가깝습니다.

 그래서 저는 '시스템을 직접 설계하는 경험'을 드리려 해요.

 시스템의 틀을 직접 만들고, 필요에 따라 노션 기능을 적용하고, 상황에 맞게 업그레이드하는 방법을 알려드리고 싶어요. 그렇게 써야 노션이 생산성과 아웃풋을 만들어내는 시스템이 된다고 생각해요.

쌓이기만 하는 기록을 일의 자산으로 바꾸는 법

 저는 '일을 잘하기 위한 기록 시스템'을 만들었어요. 핵심은 흩어진 기록을 '분류'가 아니라 '연결'로 관리하는 겁니다.

 회사 일은 대부분 기록인데, 일할수록 파일과 자료가 늘어나고, 정작 필요할 때 찾기 어렵잖아요.

 그래서 일하며 생기는 정보를 네 가지로 나눠 업무(프로젝트) 단위로 묶었어요.

 중요한 건 이 네 가지를 따로 보관하는 게 아니라, 업무 단위로 서로 연결해두는 것입니다.

 그래야 자료를 빠르게 찾고, 진행 이력을 확인하고, 다음 업무에 다시 활용할 수 있거든요.

 결국 DSLR은 기록을 쌓는 시스템이 아니라, 기록을 다시 쓰게 만드는 시스템에 가깝습니다.

 그래서 정리를 즐기는 사람만이 아니라, 정리를 싫어해도 최소한의 기록으로 일이 굴러가게 만들고 싶은 사람에게 잘 맞도록 확장하는 방법까지 포함한 시스템이에요.

 PARA는 지식을 넓게 관리하고 연결하는 데 강한 방식이라고 생각해요. 연구자들에게 적합하죠.

 반면 DSLR은 빠르게 일을 처리해야 하는 직장인에게 맞춘 업무 기록 시스템에 가깝습니다.

 관계형·하위 그룹화 같은 노션 기능도 전략적으로 써서, 업무 설명서, 일정, 이력, 자료를 업무 단위로 연결해뒀어요.

 때문에 필터를 계속 바꾸지 않아도 필요한 정보가 한곳에 모이고, 업무별 대시보드도 자연스럽게 구성됩니다. 지식 정리보다 일이 바로 굴러가게 만드는 실용성에 더 초점을 둔 셈이에요.

노션 기능을 상세하게 전부 담아서 만드신 로드맵이에요. 이걸 보면 내 단계와 놓친 기능까지 알 수 있어요.

 제가 만든 노션 로드맵 기준으로 보면, DSLR을 제대로 쓰려면 최소 레벨 6, 즉 보기(View)를 다룰 수 있어야 해요.

 레벨 5가 데이터베이스에 필요한 속성을 설계하는 단계라면, 레벨 6은 같은 데이터를 여러 관점으로 꺼내 보는 단계입니다.

 업무 기록은 쌓는 것만으로는 부족하고, 일정·자료·이력·매뉴얼을 필요한 방식으로 다시 볼 수 있어야 하거든요.

 나아가 레벨 7까지 가면 관계형 속성과 링크된 보기를 활용할 수 있어서, DSLR을 여러 DB로 입체적으로 확장하기 훨씬 편해집니다.

 처음에는 기능이 어디 있는지 한눈에 보이지 않는 불편함, 그리고 페이지와 블록이라는 낯선 구조에서 많이 막혀요. 하지만 노션인사이드 구독자분들이라면 이 정도 벽은 어느 정도 넘으셨을 것 같네요☺️

 다음으로 가장 많이 빠지는 함정은 데이터베이스를 엑셀처럼 쓰려는 것이에요.  처음 모양이 표라서 ‘DB는 곧 표’라고 생각하기 쉽지만, 구조는 완전히 다릅니다.

 엑셀이 한 장의 표라면, 노션 DB는 페이지를 모아둔 책장에 가까워요. 각 페이지에는 속성과 본문이 있고, 같은 데이터를 표·갤러리·캘린더처럼 여러 보기로 꺼내 볼 수 있죠.

 이 차이를 이해해야 관계형, 롤업, 수식, 링크된 보기까지 자연스럽게 이어집니다.

 사실 새로운 책이 7월에 나올 예정이에요. 이 책의 목표는 DSLR 시스템을 노션 AI로 완성하는 겁니다.

 AI가 일할 때 필요한 건 업무 맥락이거든요. 그러니 DSLR이 곧 노션 AI의 재료가 되고, 활동할 수 있는 무대가 될 수 있어요. 원한다면 MCP를 연결하여, 노션 밖의 도구까지도 활용할 수 있겠죠.

 지금까지는 DSLR 구조를 완성하는 데 집중했다면, 이제는 AI를 내 업무 맥락 위에서 일하게 만드는 방법을 고민하려 합니다. DSLR에 기록을 쌓는 일이 곧 내 AI에게 일을 가르치는 일이 될 거예요.

 그럼 궁극적으로 AI는 내 업무 맥락을 전부 파악한, 협업 가능한 동료가 되겠죠.

 저에게 노션은 한마디로 '일과 삶과 돈을 관리하는 세컨드 브레인'이에요. 기록을 통해 생각과 경험을 자산으로 바꾸는 도구죠.

 그리고 제가 생각하는 생산성은 더 이상 짧은 시간에 많은 일을 하는 게 아니라, 중요하고 의미 있는 일에 집중하는 거예요.

 이제 AI 덕분에 덜 중요한 일은 위임하고 자동화할 수 있는 시대니까요. 회사에선 노션을 못 쓰더라도, 노션식으로 사고하는 한 시스템은 어디서든 작동한다고 믿어요.

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기록을 '분류'가 아니라 '연결'로 관리할 수 있도록,

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