회의 시간 1/2로 줄이는 방법

여러분의 회사, 팀은 어떤 식으로 회의를 하고 있나요?

회의는 반복되지만, 정말 우리 회사, 우리 팀에 도움이 되는 시간을 보내고 있나요?

어느 순간 구색을 맞추기 위한 회의로 변하거나, 회의는 하지만 논의 안건이 해결되지 않는 경우가 있진 않았나요?

회의가 별 거 아닌 걸로 보여도, 회의 자체도 우리는 비용을 쓰고 있는 것 입니다.

우리 회사, 팀은 비효율적인 회의 패턴을 가지고 있진 않은지 확인하는 시간을 가져보겠습니다.

비효율적인 회의 패턴 5가지

패턴1) 준비 없이 ‘아이데이션’ 하자고 모인 회의

=> 아이디어 내자고 말하고 모였지만, 아무도 아이디어를 내지 않습니다. 뭐라도 말해야할 거 같아서 아무말이나 하곤 합니다.

이에 다른 맴버들도 어떻게든 동조해서 영양가 없는 아이디어에 동조하기도 합니다.(ex. 그 아이디어에 이런 것도 추가하면 좋을 거 같네요)

그러나 막상 회의가 끝나면 쓸 만한 아이디어가 없습니다. 그러니 회의 후 실행으로 옮겨지는 아이디어도 없고, 모두의 시간만 허비했을 뿐입니다.

패턴2) 딴 길로 세는 회의 

=> A 안건에 대해 논의하기로 모인 자리에서 갑자기 B 안건이 나옵니다. 그때 누군가 B 안건에 꽂혀 대화를 그쪽으로 이끌어갑니다. 다른 사람들이 한 마디씩 B 안건에 대한 아이디어를 보탭니다. 그렇게 A 안건은 잊혀지고, B 안건에 대한 아이디어를 막 던지는 시간이 이어집니다. 그렇게 결국 A 안건도, B 안건도 제대로 된 결론을 내리지 못하고 흐지부지 회의가 끝납니다.

패턴3) 한명이 토크 분량을 독점하는 회의 

=> 주최자의 브리핑으로 회의를 시작합니다. 이때 요점만 간략하게 전달하기보다는 주최자 본인이 얼마나 많은 일을 했는지 드러내는 데 시간을 할애합니다. 본인이 얼마나 일을 했고, 어떤 자료를 봤으며, 이런 저런 조사를 했다 등등… 논의를 하기 위해 모인 자리인데, 그동안의 업무 일지를 듣는 듯한 흐름이 되고, 회의 참가자들은 점점 딴 생각을 하게 되곤 합니다.

혹은 리더가 토크 분량을 독점하는 회의도 있습니다. 평소 자기가 팀에 대한 불만을 길게 얘기하거나 자신이 평소에 생각하고 있던 아이디어를 길게 얘기합니다. 하고 싶은 얘기만 하는 게 아니라, 점점 말이 길어지면서 같은 말이 반복되기도 합니다. 논의하자고 모였지만 점차 리더 혼자 일장연설 하는 시간이 되곤 합니다.

패턴4) 후속 조치(Next Step) 계획 없이 끝나는 회의 

=> 회의에서 많은 이야기를 나누면서 이렇게 해보자, 저렇게 해보자 등 여러 가지 제안이 나옵니다. 그러나 후속 조치(어떤 아이디어를 우선순위로 정하고, 누가 담당하며, 언제까지 할 것인지, 어떤 식으로 진행하며, 모니터링 할지 등등) 없이 회의를 마칩니다. ‘OOO을 했으면 좋겠다’와 같이 권고도 아니고 지시도 아닌 애매한 말을 주고 받으며 회의가 끝납니다.

그렇게 누구도 명확하게 지시하지 않았고, 누구도 이걸 언제까지 하겠다고 말한 적 없으니 아무것도 진행되지 않은 채 시간만 흐릅니다. 그렇게 다음 회의에도 똑같은 안건이 올라가고, ‘어?! 이거 저번 회의 때 얘기한 거 아닌가요? 그동안 진행이 안 되고 있었네요’와 같은 말만 하고 다시 일이 진행되지 않는 원점으로 돌아갑니다.

패턴5) 책임지고 의사결정 하는 사람이 없는 회의

=> 안건에 관해 열띤 논의 끝에 몇 가지 방안이 나왔습니다. 그러나 어느 한 방안이 완전히 우위를 점하지 못한 상태에서, 앞으로 나아가기 위해 여러 방안 중 하나를 선택하여 실행해야 합니다. 그러나 아무도 결정을 내리지 않고 서로 눈치만 봅니다. (ex.실무자는 상사를 바라보고, 상사는 대표를 바라보고, 대표는 실무자를 바라보고…의 반복) 누구도 한 가지를 선택함으로써 다른 것들을 포기하는 결정을 내리지 못합니다. 한 사람이 결정을 내리기 어렵다면, 누군가 의사결정 방식을 제안하기라도 해야 하는데, 아무도 그런 움직임을 보이지 않습니다. 그렇게 결국 ‘좀 더 논의해 보자’로 회의가 마무리 됩니다. 최악의 경우, 서로 이해한 바가 다르며 명확한 결정은 나지 않았고, 시간이 흐른 후 과거의 책임을 따지는 경우가 발생하기도 합니다.

그럼 성공적인 회의를 하기 위한 방법은 무엇일까요? 

성공적인 회의 방법에 들어가기 앞서, 그릿BD팀이 진행하는 사업개발 프로그램도 많은 관심 부탁드립니다.

[B2G 세일즈(제휴,제안) 노하우: 정부 기관 성공적으로 공략하기] 신청하기

성공적인 회의를 위한 방법은 5가지가 있습니다.

성공적인 회의를 위한 5가지 방법

1.성공적인 회의의 정의: 해야할 것이 명확해지고(To-do),  결론(Next Step)이 생기는 회의 

해야할 일이 명확해지고, 그걸 위해 어떤 걸 하면 되는지 명확해지는 회의가 가장 이상적인 회의라고 볼 수 있습니다. 이를 위해서는 회의 참석자 모두 명확해질 때까지 적극적으로 커뮤니케이션 할 필요가 있습니다. 회의 중 내용이 이해가 되지 않았다면 부끄럽더라도 꼭 되짚고 가는 것이 중요합니다. 불명확함에도 불구하고 아는 척 하며 끄덕거리고, 그 후 잘못된 방향으로 업무를 진행하는 것이 가장 최악입니다.

2.회의 비용에 대한 인지: 회의 참석자X회의 시간X참석자 당/시간 당 

인건비 쓸 데 없는 이야기로 시간을 까먹는 회의는 당장 눈에 보이지 않지만, 돈을 공중에 버리는 것과 같습니다. 비용을 최소화 하기 위해 ‘요점’만 이야기하는 것이 필요합니다.

3.적극적인 참여 

본인의 생각을 적극적으로 말해야 합니다. 말하지 않으면 상대방은 절대 모릅니다. 의견을 적극적으로 내는 것이 필요합니다. 큰 회의 경우, 적극적으로 참여하지 않으면 나의 존재 자체도 인지하지 못하는 경우가 많습니다.

4.사전 준비 

미리 자료를 공유하고, 공유된 자료를 충분히 숙지 후 어떤 이야기를 할지 선제적으로 고민이 필요합니다. 이를 통해 모두의 시간을 아껴주고, 나의 미팅 몰입도를 높일 수 있습니다.

5.회의 후 회의록 정리: 주제와 논의 내용, 후속 조치(Next Step) 중심 

시키지 않아도 자발적으로 한다면 회사에서 예쁨 받을 확률이 높습니다. 회사가 아니더라도 본인을 위해서도 정리를 하는 것이 좋습니다. 왜냐하면 회의록 정리를 통해 내가 해야 할 Next Step을 알 수 있기 때문입니다.

아직 시스템이 잡히지 않은 스타트업의 경우, 회의 시스템 또한 시행착오를 겪습니다. 

이 글을 통해 여러분의 비효율을 줄이고, 성공적인 회의를 위한 방법을 통해 여러분의 시간, 비용을 아낄 수 있다면 좋겠습니다.