무더운 여름입니다. 다들 휴가는 다녀오셨나요? "무덥다"는 말이 클리셰가 아니라 온 마음과 정신을 점령하고 있어서, 요즘은 누구를 만날 때마다 "저엉말 덥죠?"라는 인사를 건네는 것 같아요. 다들 어디에 있으시던지 건강 유의하시길 바라겠습니다.
행사장 제안은 PCO의 주요 과업 중에 하나이면서, 운영 업무의 A to Z에서 단연 A에 리스트 됩니다. 행사 개요, 그러니까 행사 성격, 참가자 수, 선호 지역이 파악이 되면 제 머릿속에서 떠오르는 몇몇 베스트 행사장이 있는데요, 너무 기존의 몇몇 옵션에 매몰되어 있는건 아닌가하는 자기 반성을 했습니다.
하여, 공간 검색 플랫폼들을 스터디 하다 보니 생각지 못했던 지역에 다용도로 활용가능한 공간이 존재한다는 점, 그리고 요즘 행사장들에 프로젝터가 아닌 LED 스크린 장비를 구비한 곳들도 꽤 많다는 점이 인상깊었습니다. 또한 대강의 비용이 오픈되는 덕에 예산을 미리 파악하는데도 도움이 되겠더라구요.
오늘은 (1) 행사장을 쉽게 검색하고 예약과 결제(혹은 다이렉 문의까지만)을 원스탑으로 할 수 있는 공간 검색 플랫폼을 소개하고, 후반부에는 (2) 행사장 선택시 유의해야하는 체크리스트를 정리해보겠습니다.
1. 공간 검색 플랫폼
1.1 루북
호텔 연회장, 컨벤션센터, 파인다이닝 등 고급 행사 공간을 지역·인원 및 예산에 맞춰 비교 검색하고, 온라인 견적·예약까지 한 번에 진행할 수 있는 행사장 전문 예약 플랫폼입니다.
1.2 쉐어잇
다양한 설정 메뉴와 세분화된 공간 카테고리로, 야외·체육관 등 원하는 장소를 빠르고 쉽게 검색·예약할 수 있는 공간 중개 플랫폼입니다.
1.3 스페이스클라우드
스터디룸, 회의실부터 파티룸·촬영 스튜디오·공유 오피스 등 다양한 공간을 쉽고 빠르게 검색·예약하며, 짧은 시간 단위 대여와 간편 결제·후기 시스템을 지원하는 종합 공간 대여 플랫폼입니다.
1.4 팝업코리아
팝업스토어, 전시회, PR이벤트 등 단기·다목적 공간을 쉽고 합리적인 가격으로 예약할 수 있는 팝업스토어 중개 플랫폼입니다.
1.5 아워플레이스
스튜디오·파티룸·팝업스토어 등 촬영과 크리에이티브 활동에 최적화된 공간을 비주얼 중심으로 손쉽게 검색·예약할 수 있는 촬영 및 콘텐츠 공간 대여 플랫폼입니다.
2. 행사장 선택전 고려해야할 체크리스트
행사장 선택전에 반드시 체크해야 할 핵심 요소들을 정리해볼게요!
행사의 성격과 타겟 오디언스에 따라 각 기준의 우선순위는 달라질 수 있습니다. 무엇보다 중요한 것은 행사 목표와 예산, 그리고 참가자 경험을 종합적으로 고려한 선택입니다.
2.1 행사 DNA에 맞는 공간 설계
컨퍼런스, 세미나, 연회 등 목적에 따라 적합한 공간 유형과 필요한 좌석 수, 총 수용 인원을 확인해야 합니다.
목적별 맞춤 공간 세팅도 함께 고려하여, 세팅별로 달라지는 수용 인원을 꼭 생각해야해요! 컨퍼런스라면 학교식 세팅, 소통이 원활해야 하는 성격의 세미나 등의 회의라면 원형 테이블로 구성, 연회는 뱅큇 스타일에 네트워킹을 위한 스탠딩 테이블 조합. 참가 규모는 물론, 동시 진행되는 세션 수와 브레이크아웃 룸의 필요성도 미리 계산해두세요.
2.2 접근성이 곧 참석률
위치선정의 골든룰은 '모든 참가자가 쉽게 찾아올 수 있는가'입니다. 지하철역과의 거리, 충분한 주차공간, 그리고 대중교통 연계성까지. 특히 전국 단위 행사라면 KTX역이나 공항과의 접근성도 놓칠 수 없는 포인트죠.
2.3 기술 인프라의 완성도
AV 시설은 행사의 품격을 결정합니다. 최신 LED 스크린과 음향시설, 안정적인 Wi-Fi, 그리고 라이브 스트리밍을 위한 네트워크 환경까지. 무대 조명과 LED 스크린의 품질도 참가자의 몰입도에 직접적인 영향을 미칩니다.
- 시설 및 장비: 발표, 네트워킹, 식사 등 행사 목적에 맞는 AV(음향·영상) 장비, 조명, 무대, 인터넷(Wi-Fi), 휴게공간, 연회장 부대시설 보유 여부를 점검합니다.
2.4 투명한 비용 구조
숨겨진 비용 없는 명확한 견적이 신뢰의 시작입니다. 기본 대관료부터 추가 장비, 케이터링, 주차비까지 모든 항목을 사전에 체크해야합니다. 예산 대비 최적의 가성비를 찾는 것이 현명한 선택이에요.
2.5 부대시설의 품격
등록대나 홍보 부스를 놓을 수 있는 로비, VIP/연사 대기실, 휴게공간, 그리고 케이터링 서비스는 행사의 격을 한층 높여줍니다. 특히 네트워킹이 중요한 비즈니스 행사라면, 자연스러운 만남이 이뤄지는 공간 설계가 필수입니다.
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