내가 만드는 주4.5일제: 근무 줄이고도 성과 지킨 노션 자동화

오늘의 인사이드

 "주 4.5일제요? 저희 회사는 아직 멀었어요." 많은 직장인들이 공감할 말이죠. 체력은 한계를 맞이한 지 오래지만, 일은 계속 진행되어야 하는 현실 속에서 4.5일제는 희망처럼 느껴지곤 합니다. 반복되는 야근과 주말 출근, 그러지 않더라도 끝나지 않는 업무 메시지들 속에서 우리는 모르는 사이에 점점 지쳐가고 있어요. 저도 마찬가지였습니다. 그래서 문득 제 업무 방식이 일종의 4.5일제와 비슷하다는 생각이 들었어요. 업무 효율을 높여서 시간을 절약하고, 확보한 시간을 더 중요한 업무에 집중하는데 쓰고 있거든요.

 저도 처음에는 어떻게 접근해야 할지 막막했어요. 단순히 시간을 줄이기만 하면 성과가 떨어질 것 같았거든요. 하지만 생각해보니 의외로 간단한 원리가 있었습니다. 바로 시간이 아닌 '업무 단위'를 재설계하는 거예요. 무작정 하루 8시간을 채우려는 것보다, 핵심 업무를 정확히 파악하고 효율적으로 처리해서 퀄리티는 높이고 시간을 확보하는 것이 훨씬 좋잖아요?

노션인사이드에서 추구하는 '생산성'으로 '내 시간'을 만드는 것과 아주 밀접한 연관이 있기에, 오늘은 시간 효율을 통해 나만의 4.5일제를 만드는 구체적인 방법들을 공유드릴게요. 휴식이든, 자기계발이든, 나에게 진짜 필요한 '내 시간'을 확보하는데 도움이 되길 바라요.

"시간은 줄고, 결과는 남는" 셀프 주 4.5일제

시간을 줄이기 위한 첫 번째 작업: 업무 해체

 시간을 줄이려면 먼저 내가 하는 일이 정확히 무엇인지, 각각 얼마나 걸리는지 알아야 해요. 대부분의 직장인들은 자신의 업무 시간을 막연하게만 인식하고 있거든요. "오늘 하루 종일 바빴는데 뭘 했지?" 하는 경험, 한 번쯤 있으실 거예요. 바로 이 지점에서 업무 해체가 시작됩니다.

 업무 해체의 핵심은 태스크 하나하나가 실제로 얼마나 소요되는지 추적하는 거예요. 이메일 확인, 회의 준비, 보고서 작성처럼 구체적으로 측정해보면 예상보다 짧게 걸리는 일도, 훨씬 오래 걸리는 일도 있어요. 특히, 같은 내용을 여러 툴에 입력하기나 자료 찾기 같은 부대 업무가 생각보다 많은 시간을 차지한다는 것을 알게 되죠.

 많은 직장인들의 하루 업무를 세분화해서 추적해보면 상당 부분이 '실제 성과와 직접 연결되지 않는 시간'인 경우가 많습니다. 여러 도구를 오가며 같은 정보를 반복 입력하거나, 이미 정해진 내용을 다시 확인하는 시간들이죠. 이런 시간 낭비 패턴을 발견하기 위한 툴로 노션을 사용할 수 있어요.

 업무 추적 데이터베이스에 태스크명, 시작/종료 시간, 카테고리를 기록하고 일주일 정도 사용해보세요. 데이터가 쌓이면 필터 기능으로 '이메일 처리', '자료 찾기' 같은 특정 업무만 골라볼 수 있고, 롤업 기능으로 카테고리별 총 소요시간을 자동 계산할 수 있거든요.

 패턴을 발견하고 나면 막연히 '바빴다'고 느끼던 하루가 구체적인 숫자로 보이면서, 스스로 놀라게 될 거에요. "매일 같은 자료를 찾는 데 이렇게 오래 걸렸구나", "회의 준비에 생각보다 훨씬 많은 시간을 쓰고 있었네" 같은 숨겨진 시간 소모를 찾아낼 수 있거든요. 노션의 차트 기능을 활용하면 이런 패턴을 시각적으로도 확인할 수 있어요. 덕분에 필요 이상으로 분산된 도구 사용과 반복성 높은 태스크들을 감축 타깃으로 선정하기가 훨씬 쉬워지죠. '해야 하는 일'에서 '하지 않아도 될 일'을 골라내는 작업만으로도 상당한 시간 절약이 가능해 질 거에요.

성과 측정은 자동화, 판단은 대시보드로

 불필요한 업무를 덜어낼 때 동반되는 가장 큰 걱정은 "성과가 떨어지면 어떻게 하지?"입니다. 특히 대부분의 직장에서 근무 시간과 성과가 직결된다고 여겨지는 경우가 많아, 시간을 줄이는 것 자체가 부담스럽게 느껴져요. 하지만 실제로는 성과를 명확하게 측정하고 보여주는 시스템이 있다면, 시간 단축에 대한 심리적 부담을 크게 줄일 수 있습니다.

 성과를 '보여주는 시스템'을 구축하면 불안감이 현저히 줄어듭니다. 막연히 "많이 일했으니 성과도 있을 것"이라고 추측하는 대신, 시간과 성과의 실제 관계를 데이터로 확인할 수 있기 때문이에요. KPI 달성률, 태스크 완료율, 클라이언트 피드백 점수, 프로젝트 진행률 같은 수치들을 실시간으로 확인할 수 있으면, "오늘은 충분히 일했으니 일찍 마쳐도 된다"는 확신을 가질 수 있습니다.

 노션으로 성과 대시보드를 만들어보면 이런 확신을 데이터로 뒷받침할 수 있어요. 프로젝트 데이터베이스에서 완료율을 롤업으로 계산하고, KPI 추적 데이터베이스에서 목표 대비 달성률을 수식으로 자동 산출하도록 설정해보세요. 노션의 차트 기능을 활용하면 주간 성과 추이를 시각적으로 확인할 수 있고, 대시보드 페이지에 모든 지표를 한눈에 모아볼 수 있거든요.

 덕분에 "오늘은 핵심 목표 3개를 모두 달성했으니 여유롭게 마쳐도 된다" 또는 "이번 주 성과가 평소보다 좋으니 금요일 오후는 개인 시간으로 써도 되겠다"는 판단을 명확한 근거를 가지고 내릴 수 있어요. 시간을 줄여도 성과에는 문제없다는 확신이 생기면, 확보한 시간을 온전히 나를 위해 쓸 수 있어요. 휴식이든 자기계발이든, 진짜 원하는 일에 집중할 수 있는 여유가 생기는 거죠.

반나절 비우기 성공 조건 3가지

 주4.5일제를 성공적으로 운영하려면 단순히 시간을 줄이는 것을 넘어서, 새로운 업무 리듬을 만들어야 합니다. 하루 중 비워야 할 시간을 미리 정하고, 그 시간 전까지 핵심 업무를 완료하도록 시스템을 역설계하는 것이 핵심이에요. 마치 비행기 출발 시간에 맞춰 모든 준비를 끝내는 것처럼, 명확한 데드라인이 있으면 집중력과 효율성이 극대화되거든요.

 성공적인 시간 단축을 위해서는 세 가지 요소가 중요해요. 첫째는……