상반기 데이터 리디자인: ‘쌓인 정보’를 ‘쓰는 구조’로 바꾸는 노션 리빌드

오늘의 인사이드

 노션은 우리에게 자유를 선사했지만, 동시에 관리의 책임도 함께 안겨주었습니다. 처음엔 깔끔했던 워크스페이스가 어느새 템플릿 실험장이 되고, 이름 모를 뷰들이 뒤엉켜 있습니다. "나중에 정리해야지" 하면서 미뤄둔 페이지들이 쌓이고, 결국 찾고 싶은 정보조차 어디 있는지 모르게 되죠. 정리하지 않으면 손도 대기 싫은 디지털 창고가 되어버립니다.

 그럼에도 불구하고 쉽게 정리하지 못하는 진짜 이유는 무엇을 기준으로 정리해야 할지 몰라서예요. 중요해 보이는 정보인데 실제로는 잘 안 쓰면 지워야 할까요? 반대로 자주 사용하지만 구조가 엉망인 페이지는 어떻게 해야 할까요? 완벽한 분류 체계를 만들려다 보니 오히려 더 복잡해지고, 결국 포기하게 되는 악순환이 반복됩니다.

 1년의 반이 지나가는 시점이니 리프레시하는 기분으로 노션 워크스페이스를 깔끔하게 정리해보는 건 어떨까요? 단순히 보기 좋게 꾸미는 정리가 아니라, 내가 자주 쓰는 정보를 중심으로 구조를 재설계하는 실전형 리빌드를 하실 수 있도록 도와드릴게요.

정리 기준을 바꾸면 노션이 달라진다: 3단계 재설계법

정리의 시작점: 무엇을 자주 쓰는지부터 파악하기

정리를 시작하려고 하면 어디서부터 손봐야 할지 막막하죠. 보이는 순서를 바꾸고 싶기도 하고, 뭘 버려야 할지도 헷갈리고요. 그럴 땐 ‘나에게 진짜 중요한 게 뭔지’부터 분명히 정해보세요..(제작: 넛쥐+recraft.ai)

 정리하고자 하는 의욕을 가지고 노션을 보면 생각보다 막막할 거에요. 어디서부터 손댈지 몰라서 많은 사람들이 무작정 ‘뭘 지워야 하나’부터 고민하기 시작하죠. 마치 대청소처럼 불필요한 걸 다 버려야 깔끔해진다고 생각하는 거에요. 하지만 디지털 공간에서는 저장 공간 부족이 문제가 아니에요. 진짜 문제는 필요한 정보를 빠르게 찾지 못하는, 낮은 접근성입니다. 정성껏 만든 시스템들을 버리는 게 아니라, 각각의 위치와 접근 방식을 조정하는 것이 핵심이에요.

 실제로 노션을 잘 활용하는 사람들을 보면, 두 가지 기준을 구분해서 구조를 짭니다. 하나는 '자주 사용하는 정보'로 메인에서 바로 접근할 수 있게 배치하고, 다른 하나는 '달성하고 싶은 목표'로 클릭 1~2번으로 접근은 가능하되 알림이나 리마인더로 보완하는 거예요. 사용 빈도가 낮다고 중요하지 않은 건 아니거든요.

 예를 들어 루틴 관리 시스템을 정성스럽게 만들어뒀는데 실제로는 프로젝트 보드에 더 자주 들어간다면, 프로젝트 보드는 사이드바 상단에, 루틴 관리는 대시보드 하단이나 별도 섹션에 배치하는 거에요. 대신, 매일 아침 루틴에 대한 알림이 오도록 설정하는 거죠. 접근성은 사용 빈도에 맞추되, 목표 달성은 시스템으로 보완하는 겁니다.

 내 실제 사용 패턴을 인정하고, 거기에 맞춰 구조를 조정하는 것이 현실적인 정리의 시작점이에요. 완벽한 시스템보다는 실제로 작동하는 시스템을 만드는 게 중요합니다.

파악한 사용 패턴을 실제 구조로 바꾸는 법

내가 쓰는 페이지에서 가장 중요한 게 뭐였는지 떠올려보세요. 거기에 사용성만 더한다고 생각하면, 딱 3단계로도 충분히 정리할 수 있어요. (제작: 넛쥐+recraft.ai)

 사용 빈도를 파악했다면 이제 실제 노션 구조를 재설계할 차례예요. 많은 사람들이 "아, 이 페이지를 자주 쓰는구나" 깨달은 후에도 막상 구조를 어떻게 바꿔야 할지 몰라서 그대로 두는 경우가 많아요. 하지만 파악만 하고 행동하지 않으면 아무 소용이 없거든요. 구조 재설계는 생각보다 간단한 3단계 과정을 통해 체계적으로 진행할 수 있어요.

 첫 번째 단계는 사이드바 재정렬이에요. 매일 사용하는 페이지 3-5개는 사이드바 최상단 즐겨찾기에, 주 2-3회 사용하는 페이지는 바로 그 아래 메인 섹션에 배치하세요. 이때 중요한 건 폴더 깊이를 최소화하는 거예요. 자주 쓰는 페이지를 3단계 이상 깊숙이 숨겨두면 클릭 피로감 때문에 결국 안 쓰게 되거든요.

 두 번째 단계는 대시보드 레이아웃 조정입니다. 대시보드 레이아웃에서는 인지과학의 시각적 우선순위 원칙을 활용해야 해요. 사람의 시선은 자연스럽게 상단→중단→하단 순으로 이동하고, 각 영역에서 처리할 수 있는 정보량이 다르거든요. 그래서 메인 대시보드에서 가장 위쪽 1/3 영역에는 매일 확인하는 정보만, 중간 1/3에는 주간 확인 정보, 하단 1/3에는 월간 참고 자료를 배치하는 거예요.

 세 번째이자 가장 중요한 단계는 페이지들 간의 연결 구조 최적화예요. 단순히 자주 사용한다고 모든 페이지를 다 연결하는 게 아니라, 업무 흐름상 함께 사용되는 페이지들끼리 직접 연결하는 거죠. 예를 들어 프로젝트 관리 페이지에서 관련 자료 모음으로 바로 가는 링크를 만들거나, 할 일 목록에서 해당 프로젝트 페이지로 즉시 이동할 수 있는 관계형 연결을 설정하는 거예요.

 여기에 추가로 웹사이트의 GNB(Global Navigation Bar)처럼 공통된 상단 영역이나 사이드 영역을 만들어서, 핵심 업무 영역들로 이동할 수 있는 네비게이션 허브 역할을 하게 만드는 것도 좋은 방법입니다. 이렇게 하면 정보 간 이동 시간이 크게 단축되면서 실제 워크플로우 효율이 눈에 띄게 향상되거든요.

내게 맞는 정보 기준을 세우는 방법

 노션 정리에는 '만능 공식'이 없어요. 많은 사람들이 "이렇게 정리하는 게 맞다"는 획일적인 방법을 찾으려 하지만, 실제로는 내가 정보를 어떻게 활용하는지에 따라 최적의 정리 기준이 달라집니다. 제가 위에서 설명한 사용 빈도 기반 정리가 효과적이긴 하지만, 모든 상황에서 항상 최선은 아니에요. 중요한 건 각 정리 방식의 장단점을 이해하고, 내 업무 패턴과 정보 활용 방식에 맞는 기준을 선택하는 거죠.

‘무엇을 기록하느냐’, ‘어떤 스타일을 좋아하느냐’에 따라 어울리는 정리 방식도 달라져요. 그동안 내가 어떻게 써왔는지를 먼저 돌아보면, 더 자연스럽게 정리 방향이 잡힐 거예요.(제작: 넛쥐+recraft.ai)

 대표적인 정리 방식들은 각각 고유한 장단점을 가지고 있어요. 먼저 알파벳순이나 날짜순 정리는 참고자료나 아카이브 관리에서는 매우 유용합니다. 100개가 넘는 계약서나 과거 프로젝트 자료를 찾을 때는 "2023년 3월 A사 계약서" 같은 명확한 이름으로 검색하게 되거든요. 하지만 일상 업무에서는 “A프로젝트 관련 자료"처럼 목적이나 맥락으로 찾는 경우가 더 많기 때문에 비효율적일 수 있어요.

 맥락에 따른 페이지 연결도 마찬가지예요. '모든 페이지가 완벽하게 연결되어야 한다'는 강박은 오히려 함정이 될 수 있어요. 개인 시스템이나 소규모 팀에서는 모든 페이지를 연결하는 게 도움이 되지만, 정보량이 많아질수록 오히려 복잡성만 증가시킬 수 있거든요.

 태그 시스템의 경우도 상황에 따라 접근이 달라져야 해요. 창작 활동에서는 '감동적인', '신선한' 같은 감성적 태그가 유용할 거에요. 아이디어를 떠올릴 때는 논리적 분류보다 감정적 연상이 더 효과적인 경우가 많거든요. 하지만 업무 관리에서는 ‘긴급’, ‘외부미팅’, ‘대기’, ‘중지’ 등 실행 맥락에 맞는 태그가 훨씬 실용적입니다.

 핵심은 "내가 이 정보를 언제, 어떤 상황에서 다시 찾게 될까?우리는 대체로 특정한 목적과 맥락을 가지고 있거든요. 한 가지 방식으로 모든 걸 정리하려 하지 말고, 각 영역의 특성에 맞는 최적의 방법을 선택하면 됩니다.

노션 고수들의 대시보드 구성법: 벤치마킹용 템플릿

 정리 원칙을 아는 것과 실제로 구현하는 것은 완전히 다른 문제예요. ‘사용 빈도별로 정리하라’는 조언을 들어도 막상 내 노션에서는 어떻게 배치해야 할지, 어떤 구조가 효과적인지 감이 오지 않거든요. 이럴 때 가장 좋은 방법은 이미 완성도 높은 시스템을 만들어 사용하고 있는 사람들의 노하우를 살펴보는 거예요.

 이미 노션에 익숙한 분들의 템플릿을 살펴보다 보면 어떤 정보를 어디에 배치하는지, 어떤 순서로 배열하는지, 어떻게 연결하는지에 대한 패턴이 보이거든요. 정리 고민을 해결해줄 구체적인 레퍼런스로 활용할 수 있도록, 대시보드 구성이 특히 뛰어난 템플릿을 엄선해서, 구독이들만을 위한 소소한 혜택과 쿠폰까지 함께 소개해드릴게요. 

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