[심플리레터] #16. SaaS 갱신부터 섀도우 IT까지, 놓치면 돈 나가는 것들

구독자님 안녕하세요, 심플리 팀입니다. 어느덧 벚꽃이 피고 지는 4월이 찾아왔어요. 새 분기가 시작되는 만큼 SaaS 계약 갱신, 자산 점검 등 챙겨야 할 것들이 한꺼번에 쏟아지는 시기이기도 합니다. 이번 호에는 "그냥 넘어갔다가 비용이 새는" 포인트들을 콕 짚어 정리했어요. 그리고 지난 #15호 이후 심플리에 추가된 새 기능들도 함께 소개합니다!

📢심플리레터 #16 미리보기

✅ 심플리 새 기능 업데이트 소식
✅ SaaS 갱신 전에 반드시 해야 할 사용량 분석 5단계
✅ 갱신 협상으로 비용 20~30% 줄이는 방법
✅ 섀도우 IT, 왜 위험하고 어떻게 관리할까?
✅ 퇴사자 SaaS 라이선스, 제때 회수하고 있나요?
✅ IT 관리자 혼자 다 해야 하나요? 권한 위임 이야기

✨ 심플리 새 기능 업데이트

지난 #15호(2025-10-23) 이후 심플리에 추가된 기능들을 소개합니다.

지난 레터 이후에도 심플리는 꾸준히 발전해왔어요. 놓치셨을 수 있는 주요 업데이트들을 한 번에 정리해드립니다.

🔍 비인가 소프트웨어 탐지

에이전트를 통해 구성원 PC에 설치된 비인가 소프트웨어를 자동으로 탐지하고 알림을 받을 수 있게 됐어요. 관리자는 비인가 소프트웨어 목록을 등록하고, 감지된 사용 건을 확인하여 조치할 수 있습니다. 섀도우 IT 관리가 한층 체계적으로 바뀌었어요.

⚙️ 커스텀 역할 및 권한 세분화

소프트웨어, 기기, 구성원 각 영역별로 세밀한 권한 범위를 설정해 새로운 역할을 만들 수 있게 됐습니다. IT 업무를 여러 담당자에게 나눠서 맡기고 싶었던 분들께 딱 맞는 기능이에요.

📈 소프트웨어 사용량 시각화 개선

에이전트가 수집한 사용 데이터를 요일·시간대별 패턴 그래프로 확인할 수 있어요. 등록 사용자 대비 실제 사용률 비교 차트도 추가되어, SaaS 갱신 전 불필요한 라이선스를 더 쉽게 찾아낼 수 있습니다.

🏢 조직도 관리 고도화

부서와 그룹 구조를 체계적으로 관리할 수 있게 됐습니다. Google Workspace·Microsoft 365 연동 시 조직 구조가 자동으로 동기화되어, 구성원 온보딩·오프보딩 관리가 훨씬 간편해졌어요.

📄 소프트웨어 계약 관리 출시

벤더별 계약 정보를 등록하고 계약서를 첨부할 수 있습니다. 계약 만료 예정 알림도 자동으로 발송되어 갱신 시즌에 놓치는 일이 없어졌어요.

🔎 소프트웨어 발견 개선

이제 새롭게 감지된 소프트웨어는 관리자 검토 후 등록할 수 있습니다. 결제, SSO 로그인, 에이전트 등 다양한 경로를 통해 들어오는 미등록 소프트웨어를 한눈에 파악하고 원클릭으로 관리 목록에 추가할 수 있어요.

전체 업데이트 내역 보기

📊 SaaS 갱신 전에 꼭 확인해야 할 사용량 분석 방법

분기가 바뀌면 자동으로 청구되는 SaaS 구독, 실제로 얼마나 쓰고 있는지 확인해보신 적 있으신가요? 사용하지 않는 라이선스에 비용을 계속 지불하는 경우가 생각보다 많습니다. 갱신 시즌에 놓치면 1년을 낭비하게 되는 사용량 분석 5단계를 정리했습니다.

최근 90일 로그인 이력 기반 실사용자 파악
기능별 사용 빈도 측정 후 플랜 다운그레이드 검토
중복 기능을 가진 SaaS 통폐합 기회 발굴

사용량 분석 방법 보기

💬 SaaS 갱신 시즌, 제대로 협상하는 법

SaaS 벤더는 자동 갱신을 선호하지만, 실제 사용 데이터를 근거로 협상에 나서면 20~30%까지 비용을 줄일 수 있다는 사실 알고 계셨나요? 협상 타이밍을 잡는 법, 제시할 근거 데이터 준비 방법, 그리고 실제 협상 스크립트까지 정리했습니다.

갱신일 60일 전이 가장 유리한 협상 타이밍
사용률·좌석 수·경쟁사 견적을 근거로 활용
협상 실패 시 플랜 조정 또는 단기 연장 옵션 제안

협상 가이드 보기

🕵️ 섀도우 IT, 왜 위험하고 어떻게 관리할까?

직원들이 업무 편의를 위해 몰래 사용하는 미승인 소프트웨어, 이른바 '섀도우 IT'는 보안 리스크와 숨겨진 비용을 동시에 만들어냅니다. 실제로 기업 내 SaaS의 30~40%가 IT 부서에 파악되지 않은 채 사용되고 있다는 통계도 있습니다. 섀도우 IT가 어떻게 발생하는지, 그리고 어떻게 탐지하고 관리할 수 있는지 정리했습니다.

섀도우 IT 발생 경로 및 주요 리스크
에이전트 기반 자동 탐지로 미승인 소프트웨어 파악
정책 수립과 구성원 교육을 통한 예방 전략

섀도우 IT 관리 방법 보기

🔐 퇴사자 발생 시 SaaS 라이선스, 제때 회수하고 있나요?

직원이 퇴사한 뒤에도 SaaS 계정이 활성 상태로 남아있으면 전 직원이 언제든 내부 데이터에 접근할 수 있는 보안 구멍이 생기고, 동시에 사용하지 않는 라이선스 비용도 계속 빠져나갑니다. 퇴사 처리 시 SaaS 라이선스를 빠르고 빠짐없이 회수하는 체크리스트를 정리했습니다.

퇴사 당일 즉시 비활성화해야 할 계정 우선순위
라이선스 회수 후 재할당으로 비용 최적화
HR 연동 자동화로 누락 없는 오프보딩 구현

라이선스 회수 가이드 보기

🤝 IT 담당자 혼자 다 해야 하나요? 권한 위임으로 숨통 트이는 IT 관리

IT 담당자 한 명이 기기 관리, SaaS 관리, 보안 정책까지 모두 떠안는 구조는 지속 가능하지 않습니다. 특히 성장하는 조직에서는 IT 업무의 과부하가 실수와 누락으로 이어질 수 있어요. 부서별 역할 분리와 권한 위임으로 IT 관리에 숨통을 트이게 하는 방법을 소개합니다.