💬 킥오프 미팅, 어떻게 진행하면 좋을까요?

🍳 오늘의 레시피 ’킥오프 미팅’

킥오프 미팅은 프로젝트의 성공적인 시작을 위한 매우 중요한 단계라고 생각해요. 이 미팅을 통해 모든 이해관계자가 프로젝트의 비전, 목표, 범위, 그리고 각자의 역할에 대해 공동의 이해와 정렬된 목표 의식을 갖게 되죠. 이는 프로젝트 초기에 발생할 수 있는 오해를 줄이고, 팀원 간의 효율적인 협업과 시너지를 창출하는 데 필수적인 기반을 마련해줘요. 결국 킥오프 미팅은 프로젝트의 방향성을 설정하고 성공적인 여정을 위한 견고한 첫걸음을 내딛는 의미 있는 시간이라고 할 수 있어요.

🧑‍🍳 오늘의 메이커 : 제품 경험 개발팀에서 PL로 일하고 있는 4년차 서비스 기획자, 성다인

안녕하세요. 저는 지금 자율 운항 선박 및 스마트 항만 관제 시스템을 만들고 있는 스타트업에 재직 중인 UX Planner 성다인입니다. PX Dev.라는 제품 개발팀에서 서비스 기획과 PL역할을 수행하고 있어요. 똑똑한 팀원들과 뛰어난 AI 엔지니어링 기술력을 갖춘 개발자들과 긴밀하게 협업하며 특수한 환경의 사용자를 위한 엔터프라이즈 경험을 만들고 있습니다.

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🥕 핵심 재료

🔥 조리 방법

Q1. 킥오프 미팅 전에 꼭 준비하는 ‘나만의 체크리스트’가 있다면요?

저희 회사는 프로덕트팀의 주도하에 프로젝트를 진행하고 서비스를 업데이트 하기 때문에, 킥오프 미팅 전에 가장 중요한 건 ‘이야깃거리’를 만드는 거예요. 제가 전달하고 싶은 프로젝트 내용을 잘 전달하기 위해 시각자료를 준비하기도 하고, 팀내부적으로 먼저 Align을 맞추기도 하죠.

그래서 저만의 체크리스트라고 하면, 미팅을 진행하는 모더레이터로서 자료를 꼼꼼히 점검하는 부분이 가장 커요. 협업이 많은 직무이다 보니, 다른 팀에서도 쉽게 공감할 수 있는 내용과 구성인지 우선적으로 살펴보려고 해요.

Q2. 스스로 정의하는 킥오프 미팅의 목표나 목적 그리고 포함되어야 하는 핵심 정보는 무엇인가요?

킥오프 미팅의 가장 중요한 목적은 Align이라고 생각해요. 화면이나 기능단위의 이야기가 아닌, 이번 업데이트를 통해 전달하고자 하는 고객 가치와 이번 프로젝트를 통해 달성하고자 하는 목표를 공유하고 모두 같은 목표를 바라보게 하는게 중요하다고 생각해요.

그리고 기획, 디자인, 개발, 마케팅, 기술 팀이 모두 하나의 목표를 바라보게 하기 위해서는 다음과 같은 항목들을 중요하게 보고 있어요.

이 세가지를 함께 논의하고 협의한 후에 프로젝트의 우선순위와 기술에 대한 이야기를 전개할 수 있는 것 같아요.

Q3. 가장 기억에 남는 ‘좋았던 킥오프’ 혹은 ‘좋지 않았던 킥오프’는 어떤 경험이었나요?

가장 좋았던 킥오프는 모두가 문제 상황에 공감하고 그 문제를 해결하고자 하는 의지가 준비되어 있던 미팅이었어요. 시작부터 “왜 이 프로젝트를 해야 하는가”에 대한 공감대가 잘 형성돼 있었고, 그 덕분에 이후 논의가 훨씬 몰입도 있게 진행될 수 있었죠. 기획에서 던지는 모든 설계에 대한 기술적, 그래픽적으로 아이디어가 충만했고 희망적인 이야기들이 자연스럽게 오갔어요.

반대로 아쉬웠던 킥오프는  모두가 공감하는 문제 상황이 달랐고, 미팅의 목적이 모호했던 미팅이었어요. 기획팀에서는 사용자를 분석하고 시장 현황을 분석한 자료를 준비했지만, 고객은 화면 시안을 가지고 이야기하길 바랐고, 개발팀에서는 기능정의서를 가지고 이야기하는 줄 알고 있었죠. 결국 모두가 바라보고 있는 목표지점이 다르다는 것을 알게 되었고 회의는 점점 길어지기만 했어요. 아무런 결론과 합의점이 없이 지쳐 흩어지는 이해관계자들을 보며 기획자로서 불안감과 미팅 준비에 대한 찝찝함이 남았었어요.

실무에 들어온지 얼마되지 않은 시기였지만, 저는 기획자로서 그리고 미팅을 주도하는 사람으로서, 킥오프 미팅에서는 전체적인 로드맵과 최종적으로 사용자에게 전달하고자 하는 이상적인 모습까지 함께 공유하며, 프로젝트의 큰 그림을 그리는 대화가 중요하다는 것을 느꼈어요.

Q4. 킥오프 미팅에서 모든 참석자의 적극적인 참여를 유도하기 위해 사용하는 효과적인 전략이나 기법은 무엇인가요?

미팅에서 논하고자 하는 프로젝트의 성격에 따라 차이는 있지만, 가장 중요하게 생각하는 부분은 로드맵이에요. 서비스 생애주기를 담은 로드맵일 수도 있고 프로세스 따른 로드맵일 수도 있겠지만 지금까지 사용했던 방법중에 가장 효과적인 방법은 ‘User Story Mapping’이었어요.

User Story Mapping은 사용자 여정 지도와 비슷한 모습을 가지고 있는 기법이지만, 각 Step별로 사용자가 할 수 있는 스토리를 통해 이야기를 나눌 수 있어 다양한 유관부서의 시각을 담을 수 있어요.

저는 프로젝트 시작 전 기획팀에서 먼저 합의한 Flow와 스토리를 회사 벽면에 포스트잇으로 전부 정리해두어요. 간략한 설명과 포스트잇 작성 양식을 전사에 공유하면 오가는 사람마다 한마디씩 포스트잇을 붙이기도 하고 질문을 남기기도 하더라구요. 이렇게 일정 기간 동안 모인 다양한 의견을 수집한 뒤, 벽면에 붙은 포스트잇의 내용을 정리해서 킥오프 미팅 자료를 만들어 간답니다.

Q5. 킥오프 미팅 이후 프로젝트의 모멘텀을 유지하기 위해 어떤 후속 조치들을 취하고, 팔로우업하시나요?

미팅이 끝나면, 킥오프 미팅에서 논의된 내용을 바탕으로 각 팀에서 사전에 준비해야 할 항목들을 정리해 WBS와 함께 전달드려요. 이렇게 정리된 내용은 이미 회의에서 합의된 사항들이기 때문에, 이후 기획서가 나오기 전이라도 개발, 디자인, QA 등 각 팀에서 필요한 준비를 선제적으로 진행할 수 있게 되죠.

저희 회사는 협업툴로 Asana를 사용하고 있는데요, 모든 업무는 Asana 프로젝트 내에서 각 담당자에게 배정된 Task를 통해 관리되어요. 여기서 Task는 담당자가 직접 생성하기보다는, 기획자나 PM이 협의 후 만들어서 공유하는 방식으로 진행돼요. 덕분에 프로젝트 관리가 더 명확하고 일관되게 이루어질 수 있어요. (설정된 마감일까지 담당자가 상태를 업데이트하지 않거나 상황 공유가 되지 않으면, 눈을 부릅뜨고 직접 찾아가 상황을 확인합니다..!)

그리고 각 Task에는 담당자, 마감일, 유관 부서, 상세 내용, 관련 자료가 포함되어 있고, 선행 작업과 후속 작업 간의 연결을 통해 다음 단계의 담당자와 업무 동선이 꼬이지 않게 관리하고 있어요.

이처럼 킥오프 이후 곧바로 실행 가능한 액션을 정리하고, 협업툴을 통해 업무 흐름을 유기적으로 관리함으로써 프로젝트의 모멘텀을 지속적으로 유지하려고 해요.

🍬 디저트

함께 읽어볼 책으로 <사용자 스토리 맵 만들기>을 추천하고 싶어요. 성다인님이 킥오프 미팅의 적극적인 참여를 끌어올리기 위해 활용하는 User Story Mapping에 대한 내용을 담고 있어요. 프로젝트의 큰 그림을 위주로 구성원들과 함께 논의하거나 제품을 개발하고자 하시는 분들이라면 읽어보시는 걸 추천드려요.

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