💬 킥오프 미팅과 능동적인 태도를 만드는 법?

킥오프 미팅의 가장 중요한 목적은 Align이라고 생각해요. 화면이나 기능 단위의 이야기가 아닌, 이번 업데이트를 통해 전달하고자 하는 고객 가치와 이번 프로젝트를 통해 달성하고자 하는 목표를 공유하고 모두 같은 목표를 바라보게 하는게 중요하다고 생각해요.

(그러다보니) 모두가 공감하는 문제 상황이 달랐고, 미팅의 목적이 모호했던 미팅이었어요. 기획팀에서는 사용자를 분석하고 시장 현황을 분석한 자료를 준비했지만, 고객은 화면 시안을 가지고 이야기하길 바랐고, 개발팀에서는 기능정의서를 가지고 이야기하는 줄 알고 있었죠. 결국 모두가 바라보고 있는 목표지점이 다르다는 것을 알게 되었고 회의는 점점 길어지기만 했어요.

실무에 들어온지 얼마되지 않은 시기였지만, 저는 기획자로서 그리고 미팅을 주도하는 사람으로서, 킥오프 미팅에서는 전체적인 로드맵과 최종적으로 사용자에게 전달하고자 하는 이상적인 모습까지 함께 공유하며, 프로젝트의 큰 그림을 그리는 대화가 중요하다는 것을 느꼈어요.

(가장 좋았던 킥오프 미팅을 돌이켜보면) 단순히 "이것을 만들 겁니다"가 아니라, "이것을 통해 고객에게 어떤 가치를 제공하고, 우리 팀은 어떤 성장을 이룰 수 있습니다"라고 설명했죠.

이러한 접근 방식 덕분에 미팅은 일방적인 브리핑이 아닌, 활발한 질문과 아이디어 교환의 장이 되었어요. 팀원들은 자신의 역할에 대한 명확한 이해를 넘어, 프로젝트 전체에 대한 주인의식을 갖게 되었고, 이는 이후 프로젝트 진행 과정에서 예상치 못한 문제에 직면했을 때도 스스로 해결책을 찾아 나서는 능동적인 태도로 이어졌어요. 킥오프 미팅에서 심어진 '공동의 목표 의식'과 '심리적 안정감'이 프로젝트 전반의 생산성과 팀워크를 크게 향상시키는 결정적인 역할을 했다고 생각해요.

(가끔 회의를 진행하다 보면) 다들 열심히 참여는 하지만, 필요한 이야기 (우리가 회의에서 얻고자 하는 중심 내용)를 하지 않고 산으로 가는 이야기를 하게 될 때 회의가 잘 진행되지 않는다고 느꼈어요. 계속 방치하면 매번 명확하지 않은 맺음의 연속일 것 같다는 생각이 들었습니다.

미리 공유하고, 실제 회의 진행 시 올바른 방향으로 이끌며, 명확한 결론을 낸다는 게 글로 표현하면 겨우(?) 한 줄이지만 뜻대로 되지 않는 경우가 많은데요. 이럴 땐, 내부에서 우리만의 명확한 원칙과 기준을 세운 뒤 회의를 진행하는 것도 좋은 방법이라고 생각해요.

이럴 때 이런 꿀팁이 있을 것 같아요.
1. 회의 진행자에게 회의의 목표, 논의 주제, 대화 순서를 전날 미리 공유
2. 자유로운 사고를 제한할 필요는 없지만 우리가 달성하고자 하는 회의 목표에서 많이 벗어나는 이야기는 진행자가 멈춘 뒤 다시 방향을 잡아주도록 기준 설정
3. 회의 진행 시, 화이트보드 또는 화면에 논의 주제 및 안건과 타임테이블 등을 모두가 확인할 수 있도록 제공
4. 목표가 달성 되었다면 굳이 회의 시간을 계속 끌고 갈 필요 없이 빠르게 끝내기 (그래서 우리의 회의는 항상 목표가 있고 그걸 달성하면 끝난다는 것을 인식)

제가 이제 면접관으로 면접에 들어가보면 많은 지원자분들이 회사가 나에게 어떤 문제 해결을 기대할지에 대한 내용보다 본인이 뭘 잘하는지 많이 생각하고 오시는 것 같아요.

저는 이를 열쇠와 자물쇠로 비유를 많이 하는데, 내가 가진 장점과 역량이 열쇠라면 회사가 내게 바라는 것 혹은 해결하고자 하는 것이 자물쇠죠. 이럴 때 자물쇠가 이 열쇠와 맞지 않는다면 그 열쇠는 도움이 안되죠.

이직하는 과점에서 회사가 해결을 원하는 문제는 무엇이고, 그 문제를 풀기 위해 주어진 환경이나 여건을 시작으로 그 문제를 내가 어떻게 풀 수 있는지가 더 중요하다고 생각해요.