🖥️ 재택 근무를 효율적으로 진행하는 방법

여전히 계속되고 있는 재택 근무

저는 지금 스타트업에서 재택과 사무실 출근을 자유롭게 선택하고 있어요. 재택을 하고 싶으면 당일에 공유를 하고, 원하는 곳에서 일을 하고 필요한 경우 사무실에 출근해 일을 하기도 하죠. 코로나 기간 급격히 늘어난 재택이 많이 줄어들기도 했지만, 하나의 업무 방식으로 자리 잡은 건 부정할 수 없는 사실인데요. 그만큼 장,단점이 명확하고 많은 의견이 있는 내용인만큼 조금 늦은감도 있지만 메이커 네 명과 함께 이야기를 나눠봤어요. 메이커들은 효율적인 재택 근무를 위해 어떤 노력을 기울이고 있는지 지금부터 같이 살펴볼게요! 

프로덕트 디자이너 E : 온라인에서도 적극적인 커피챗 활용하기

제가 지금 일하고 있는 스타트업은 주 4.5일을 일하며, 모든 업무를 재택으로 진행하고 있어요. 사무실은 공유 오피스를 쓰지만, 중요한 미팅이 있거나 신규 입사자가 있는 경우만 사용하고 있죠. 처음에는 매일 재택이라는 것 자체에 호기심도 많았고, 출퇴근 시간에 대한 압박이 없어 시간을 효율적으로 활용하는 등 장점만 보였는데요. 3개월 정도 하나의 프로젝트에 참여하다 보니 재택이라는 환경이 업무 효율에 부정적인 영향을 끼칠 수 있다는 점 또한 알게 되었어요.

대표적으로 저는 3개월 동안 함께 프로젝트를 진행하는 팀원 전체를 딱 두 번 만났는데요. 한 번은 이직 후 인사와 온보딩을 위한 반나절, 또 한 번은 점심 회식과 프로젝트 점검 미팅을 위해서였어요. 보통 팀원들과 같이 매일 밥도 먹고 커피도 한잔 하며 유대감을 쌓고, 심리적인 안정감을 갖춘 상태에서 이야기를 나눴는데요. 이곳에서는 그런 스킨십이 없어 처음에는 너무 딱딱한 분위기로 다가왔어요. 같이 일하지만 혼자 일하는 것 같은 외로움도 느껴졌고요.

재택은 계속 이어져야 하기에 나름대로의 방법을 고민하다 ‘가상 커피 챗(virtual coffee chat)’ 프로그램을 알게 되었어요. 지금은 제 주변에서도 많이 적용하고 있는 방법으로 재택을 하며 서로 알아가며 대화를 나눌 수 있는 시간인데요. 저를 포함한 프로젝트 팀은 매일 오전 10시에 슬랙 - 허들에 접속해 이야기를 나누고 있어요.

처음에는 막상 모이긴 했는데, 무슨 얘기를 해야 하지?라는 고민으로 몇 마디 나누지 못하고 끝나는 경우도 있었지만, 지금은 10분이 짧게 느껴질 만큼 수다스러운 시간으로 채워지고 있어요. 어제 있었던 일을 공유하기도 하고, 갑자기 책상으로 뛰어오른 고양이를 함께 보기도 하는 등 별거 아닌 것처럼 느껴질 수 있지만 서로의 일상을 조금씩 내어 확인하고 친밀감을 쌓는 기회로 활용할 수 있었죠. 이런 문화는 팀으로 시작해 매주 금요일 퇴근 전 30분 간 함께 웃고 떠드는 시간으로 이어졌어요.

만나서 대화하듯 웃고 떠들며 친밀감을 형성해야 온라인 환경에서도 업무 대화로 넘어갔을 때 그만큼 심리적 안정감을 갖고 임할 수 있다는 사실을 다시금 깨닫게 해 준 시간이기도 해요. 아무래도 시간과 공간이 분리된 상태로 일하는 재택이다 보니 관계를 유지하고 서로를 믿고 의지하는 문화를 만드는 게 생산성에 도움이 되는 것 같아요.

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2022년 발행된 자료로, 코로나로 인해 재택근무가 가장 활발했을 때의 우수사례를 확인할 수 있어요. 재택근무 컨설팅을 통해 전, 후의 정책 등을 자세히 볼 수 있으며, IT 기업은 물론 제조업 등 다양한 분야에서 재택근무를 어떤 식으로 운영하고 있는지에 대한 정보도 살펴볼 수 있어서 저도 재택근무를 위한 기본 가이드를 만들 때 자주 들여다봤을 정도로 도움이 되는 내용입니다.

프로덕트 매니저 K : 동기화에 더 힘쓰는 문화 만들기

지금 제가 일하는 스타트업은 하이브리드 업무 방식을 활용하고 있어요. 재택도 가능하며 사무실 출근도 가능한 방법인데요. 당일에 재택여부만 공유하면 원하는 곳에서 자유롭게 일을 할 수 있는 환경입니다. 그러다 보니 미팅에 참여하는 인원들 중 일부는 슬랙 허들을 통해 참여하고 있고, 기획 문서 등에 대한 피드백 역시 대면이 아닌 비대면이 포함되는 경우가 많은데요. 문제는 협업 과정에서 사용하는 툴이 많을수록 의견을 남길 수 있는 방법 또한 많아지고 이런 과정에서 커뮤니케이션에 대한 피로가 높아진다는 점이었어요.

사무실에서 함께 일하는 경우에는 의견이 흩어져 있거나 동기화가 되지 않을 경우 자리에서 바로 이야기를 나눠 정리하고 문서 등에 최신화를 할 수 있지만, 재택근무를 함께 진행하는 상황에서는 서로가 논의 과정 및 최신 내용을 바로 확인할 수 있는 방법이 필요했어요. 가장 먼저 살펴본 건, 우리가 사용하는 업무 툴과 단계에 따라 커뮤니케이션이 어떻게 진행되고 있는지 파악하는 일이었는데요. 기획 문서는 노션, 디자인 작업은 피그마, 일반적인 대화는 슬랙, 프로젝트 별 태스크에 대한 논의는 아사나가 대표적이었어요. 모두 코멘트 기능을 갖고 있어, 의견이 모두 흩어져 있었고 이를 정리하기 위해 꽤 많은 시간을 투입해야 한다는 것을 알게 되었어요.

그래서 우선 기준이 되는 문서를 하나 정하기로 했고, 가장 적합한 문서는 노션으로 작성하는 ‘정책 문서’라는 생각이 들었어요. 기획 리뷰의 기준이 되기도 하고, 요구사항 등이 담겨있기에 디자인과 개발 작업 시 모두가 참고하는 문서라고 판단했기 때문이에요. 이를 바탕으로 몇 가지 내용을 추가했는데요. 하나는 논의를 통해 최종 합의된 변경사항을 기록하는 공간으로 문서 상단에 배치했어요.

다만, 누군가 홀로 다 정리하긴 어려우니 디자인 작업 과정에서 변경된 건 디자이너가, 개발 과정에서 변경된 내용은 PM이 정리하기로 규칙을 정했어요. 변경사항에 빼놓지 않고 추가한 건 논의가 이뤄진 코멘트 URL을 덧붙이는 방법이었는데요. 슬랙, 아사나, 피그마 등에서 커뮤니케이션 막는 건 되려 비효율을 불러올 수 있기에 자유롭게 각각의 공간에서 논의는 하되 어떻게 합의가 되었는지 모두가 확인할 수 있도록 링크를 따서 붙였어요. 이렇게 되면, 슬랙에 변경사항을 공유할 때 노션 문서에서 최신 변경사항에 해당하는 링크만 공유해도 합의된 내용과 배경을 쉽게 확인할 수 있을거란 판단도 있었어요.

이 방법을 통해 아사나의 프로젝트별 하위 태스크는 물론 슬랙에서 대화를 할 때도 공유되는 내용과 문서를 하나로 통일할 수 있었어요.(기존에는 피그마 화면 링크, 아사나 태스크에 등록된 코멘트 링크 등이 다발적으로 공유) 덕분에 어떤 방법으로 일을 하든 최신 내용이 무엇인지 빠르게 확인할 수 있었고, 추가 논의를 진행하는 데 있어서도 헤매지 않고 대화를 이어갈 수 있는 환경을 만들 수 있었죠.

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여기어때 UX팀이 피그마를 중심으로 재택 근무를 어떻게 진행하고 있는지 자세히 살펴볼 수 있는 글이에요. 불필요한 커뮤니케이션을 줄일 수 있는 피그마 플러그인도 확인할 수 있고, 피그마로 대부분의 업무를 처리하는 방법에 대해서도 꼼꼼히 정리되어 있어 많은 도움을 받을 수 있어요! 

프로덕트 매니저 H : 코어한 시간을 맞추고 쉽게 의견 주고받기

제가 재직 중인 회사는 코로나 종식 선언 이후 재택과 원격 근무를 모두 없애고, 일반 근무 형태로 모두 변경되었습니다. 재직자 사이에서 아쉬워하는 목소리도 컸지만, 한편으로는 원격과 재택에 대해 문화적, 체계적 준비가 되지 않은 상황에 대한 답답함과 어려움으로 인해 사무실 근무로 변경되는 게 오히려 다행이다는 목소리도 무시할 수 없었는데요. 저도 개인적으로는 원격과 재택의 효율적인 방법을 찾지는 못한 사람 중 하나였죠. 그래서 저는 그 불편했던 과정에 왜 어려움을 겪었을까?를 통해 더 나아질 수 있는 방법을 고민해봤어요.

재택근무 기간 동안 프로젝트를 관리해야 하는 입장에서 가장 어려웠던 부분은 눈에 띄게 달라진 마감 일정이었는데요. 매일 아침 스탠딩 미팅을 통해 쉽게 알 수 있었던 진척도를 빠르게 확인할 수 없었고, 별도의 회의 시간을 갖지 않더라도 자리로 찾아가 5분 이내에 해결할 수 있던 내용들이 모두 시간을 잡아 커뮤니케이션을 해야하는 것으로 바뀌었기 때문이에요. 물론 이를 방지하기 위해 회사 차원에 매일 아침 업무 일지 작성 등의 기준점은 있었지만, 얼굴을 보지 못하고 하는 커뮤니케이션은 굉장히 어렵게 다가왔어요. 그렇게 뭔가 해소되지 못하는 커뮤니케이션이 반복되면 끈끈했던 사이가 위태로워질 수 있겠다는 경계심도 들었죠.

반면 재택이 사라진 뒤 핵심 근무 시간을 맞추고 그 외의 시간 내 자유롭게 출퇴근할 수 있는 정책이 도입되었는데요. 코로나 시기에 진행한 재택과는 확연히 다른 분위기로 합을 맞추며 적정하게 일정을 관리할 수 있게 되었습니다. 두 가지 방식을 직접 비교해 보니, 원격과 재택의 효율은 집중 업무 시간을 팀 전체가 어떻게 맞추고, 서로가 현재의 상태를 쉽게 주고받을 수 있는지가 효율의 쟁점이 되지 않을까 싶어요. 특히 집중 업무 시간대에는 서로가 쉽게 업무에 대한 논의가 쉽게 이루어질 수 있어야 하고요. 

또한, 원격과 재택을 하더라도 시간을 잡고 프로젝트 구성원들의 상태를 확인하고 최근 고민을 파악할 수 있는 원온원 미팅 혹은 커피챗이 필요하다고 느꼈어요. 프로젝트를 관리하는 입장에서는 사람마다 컨디션과 현황 파악이 매우 중요한데, 원격으로 일하는 경우 파악이 더 어렵기 때문이에요. 이를 위해 간단한 대화를 나눌 수 있는 시간을 갖는 것도 추천하고 싶어요.

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멀리 떨어져 일할 수록 함께 일하는 동료를 알아가는게 쉽지 않죠. 그럼에도 불구하고 팀 단합을 위해서는 팀원을 알고 사람을 이해하는게 매우 중요한 요인이라 생각해요. “팀 단합을 위해 분위기를 풀어 주는 110가지 이상의 아이스 브레이킹 질문”은 재미있는 아이스브레이킹 질문 모음들을 살펴볼 수 있어요. 생각보다 동료에게 다가가기 어려운 분들은 이 아티클에 있는 질문부터 조심스럽게 시작해보시면 어떨까요.😊

프로덕트 매니저 Y : 재택근무, 자유로움이 집중을 해치지 않도록 하려면

재택근무를 한 번쯤 경험해 본 분들 중에서는 사무실 근무에 비해 마냥 좋지만은 않다는 사실에 동의하는 분들이 있을 것 같아요. 실제로 MIT에서 진행한 연구에 따르면, 재택근무자의 생산성이 사무실 근무자보다 18% 낮다고 하는데요. 저도 재택근무를 오랫동안 진행하다 보니, 편리함과 자유로움이라는 이점도 있지만 때로는 사무실에서 근무할 때에 비해 업무 효율성이 떨어진다고 느낄 때가 종종 있어요. 특히 집중력이 약하고 주변 환경에 쉽게 영향을 받는 편이어서, 집이라는 편안한 공간에서 업무에 집중하는 것이 더 어렵게 느껴졌습니다.

집중력 문제를 극복하기 위해 시도했던 여러 방법 중 효과가 좋았던 방법은 가구 배치를 변경하는 것이었어요. 특히 눕고 싶은 마음이 들지 않도록 침대와 책상을 멀리 떨어뜨렸죠. 그리고 책상 방향을 벽으로 해서 모니터를 볼 때 시각적으로 방해 요소가 없도록 만들었는데, 집중하는 데 도움이 많이 되었습니다. 그리고 이 방법은 다른 분들도 많이 사용하실 것 같은데요. 사무실에 출근하는 것과 동일한 긴장 상태를 유지하기 위해 아침에 일찍 일어나 샤워를 하고 외출복으로 갈아입었어요. 핵심은 출근하기 전에 나만의 업무 준비 의식을 가지는 건데, 마음가짐을 업무 모드로 전환하는데 도움이 되었습니다.

하지만 위와 같은 노력에도 불구하고 유난히 집중이 잘 안 되는 날이 있어요. 또 집에서 일하면 근무와 퇴근의 경계가 불명확해지면서 자연스럽게 추가 근무를 하는 경우도 생기더라고요. 그럴 때면 저는 분위기를 전환할 겸 오후 3시쯤 카페에 갔어요. 카페에서 일을 하며 저만의 카페 선택 기준도 명확해졌는데요. 먼저 이동하는 동안 큰 업무 공백이 생기지 않도록, 집에서 도보로 15분 이내의 거리에 위치해야 해요. 그리고 충분히 공간이 넓어서 주변의 시선을 덜 받는 곳이 좋아요. 테이블 간의 거리도 중요한데요. 너무 좁으면 업무보다 옆 사람이 하는 이야기에 신경을 빼앗기게 되더라고요. 네, 눈치채셨을지 모르겠지만 이런 조건을 충족하는 공간은 주로 대형카페 체인점이에요. 저는 개인적으로 푹신한 의자가 많은 투*을 가장 좋아한답니다.

카페에서 일할 때 체류시간은 되도록이면 세 시간을 넘기지 않는 것을 추천해요. 체류시간이 너무 길어지면 집중력이 다시 떨어지는 것을 경험했기 때문입니다. 한 가지 팁이 있다면 충전기는 집에 두고 노트북만 가지고 나가는 거예요. 배터리가 있는 동안만 일을 하고, 다 닳으면 어쩔 수 없이 집에 와야 한다는 제약을 스스로 부여하니까 시간 안에 효율적으로 업무를 처리하게 되는 효과가 있었어요.

이 과정을 통해 업무 능률 문제는 개인의 의지로 해결하기보다 외부 환경을 조금 바꾼다면 충분히 올라갈 수 있다는 것을 깨달았어요. 그리고 사람마다 잘 맞는 환경이 다르므로, 여러 가지 시도를 하면서 나만의 환경을 찾아가는 것이 중요하다고 생각해요. 예를 들어 제 동료는 답답한 느낌을 싫어해서 창가 자리를 좋아하지만, 저는 시각적인 방해를 차단할 수 있는 벽자리를 선호하는 것처럼요. 우리 모두가 자신에게 맞는 최적의 업무 환경을 찾아서 생산성과 행복 모두를 높이는 회사 생활을 할 수 있기를 바랍니다.

💡 메이커의 꿀팁

재택 근무에 숨어있는 뇌과학의 법칙

김경일 교수님의 ‘양말을 신으면 근무 효율이 더 좋아진다? 재택근무 효율성을 높이는 다섯 가지 방법’이라는 영상을 흥미롭게 봤습니다. 이 영상은 일을 더 잘하는 것은 단순히 의지력과 노력만으로는 부족하다고 하면서 뇌에게 ‘일이 시작된다’는 암시를 주는 행동, 즉 심리적인 경계선 설정의 중요성을 이야기하고 있어요. 프로덕트 매니저 Y가 언급했던 업무 준비 의식을 가지는 것도 여기에 해당하겠네요. 그 외에도 재택근무에 대한 다양한 꿀팁을 영상 속에서 발견할 수 있는데요, 심지어 일을 할 때 모니터를 바라보는 시선의 각도에 따라서도 유리한 업무가 달라진다는 사실!

🙏 유료 모임 신청 및 발행 주기 변경 안내

오늘은 뉴스레터 말미에 두 가지 중요한 공지를 함께 작성하게 되었어요! 

첫 번째, 온라인 '유료' 모임 진행

뉴스레터를 만들고 있는 세 명의 에디터와 함께 프로덕트 매니저, 서비스 기획자의 업무 과정과 역량, 커리어에 대한 질문과 답을 하나씩 완성해 나가면서, 나만의 프로덕트 레시피(가제)를 만드는 모임이에요.

모임은 3월 25일(예정) 시작될 예정으로, 뉴스레터를 통해 사전 신청해주시는 분들에게 먼저 참여 기회를 제공하고자 해요. 신청은 아래 링크를 참고해주세요! 

두 번째, 발행 주기 변경

기존 격주 목요일 발행된 메이커들의 커피챗은 앞으로 3주 간격으로 발행될 예정입니다. 발행 주기는 길어졌지만, 그만큼 더 알찬 내용으로 찾아뵐 예정이니 조금만 더 기다려주세요. 모임이 시작되면, 모임에서 오가는 다양한 인사이트도 함께 실을 예정입니다!

💬 이번 뉴스레터는 어땠나요?

이번 메이커들의 커피챗은 어땠나요? 뉴스레터에 대한 의견을 더해주세요! 

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