👩🏻🏫 오늘 수업 시작합니다
"우리 회사는 아직 홍보 담당자가 없어요."
많은 스타트업과 중소기업에서 흔히 듣는 말입니다. 그렇다면, "그럼 기자가 연락하면 누가 응대하나요?" "보도자료를 쓰긴 쓰는데, 피드백은 누가 확인하나요?"
'전담자가 없다'는 것은 곧 메시지의 책임자도 없고, 흐름을 잡는 사람도 없다는 뜻입니다. 언론홍보, 콘텐츠, SNS, 고객 대응까지 흩어진 채 대응하기 쉽죠.
그래서 '아직 담당자는 없지만'이 아니라, 지금이 '담당자를 정해야 할 때'입니다.
실제로 많은 기업의 커뮤니케이션을 지원하면서 본 패턴이 있습니다. 담당자가 명확하지 않은 조직일수록 브랜드 메시지가 혼재되고, 외부 대응에서 일관성을 잃는 경우가 많았습니다. 반대로 작은 회사라도 커뮤니케이션 책임자가 명확한 곳은 훨씬 체계적이고 신뢰할 수 있는 브랜드 이미지를 구축해나갔습니다.
📌 왜 홍보 담당자가 필요할까요?
✔️ 일관된 메시지 관리
여러 사람이 각자 콘텐츠를 만들다 보면 표현이 들쭉날쭉해지고, 회사 소개조차 매번 달라집니다. 한 사람은 "혁신적인 솔루션"이라고 하고, 다른 사람은 "효율적인 도구"라고 소개하면 고객 입장에서는 혼란스럽죠. 담당자가 있으면 이런 메시지 통일성을 관리할 수 있습니다.
✔️ 대응 속도와 신뢰의 문제
기자나 파트너사의 문의에 일관되고 빠르게 대응하지 못하면, 개별 이슈를 넘어 회사 전체에 대한 신뢰 문제로 이어집니다. "연락했는데 답이 없네", "말하는 사람마다 다른 얘기를 하네"라는 인상을 주면, 향후 협업이나 보도 기회에서도 우선순위에서 밀릴 수 있습니다.
✔️ 커뮤니케이션 자산의 축적
기존 보도자료, 소개자료, 사진자료, 기사 히스토리 등 홍보 관련 자산이 체계적으로 쌓이지 않으면 매번 '처음부터' 시작해야 합니다. 담당자가 있으면 이런 자료들이 지속적으로 관리되고, 필요할 때 즉시 활용할 수 있는 데이터베이스가 만들어집니다.
✔️ 담당자가 없을 때 흔히 발생하는 문제들
| 상황 | 발생하는 문제 |
|---|---|
| 기자 문의가 들어왔을 때 | 누구에게 전달해야 할지 몰라 우왕좌왕 |
| 보도자료 피드백 요청 | 대표가 바빠서 며칠째 답변 못 줌 |
| 인터뷰 준비 | 내부에 '기자 응대 경험자'가 없어 불안함 |
| 콘텐츠 요청 | SNS 담당자, 디자이너, 대표 모두 다른 얘기함 |
이런 상황들은 단순한 불편함을 넘어서 브랜드 신뢰도에 직접적인 타격을 줍니다. 특히 언론 대응에서는 '첫 인상'이 매우 중요한데, 초기 대응이 미숙하면 향후 관계 형성에도 악영향을 미칠 수 있습니다.
✔️ 담당자를 '지금' 지정해야 하는 이유
전담자를 정하지 않으면 결국 대표가 모든 걸 떠안게 됩니다. 대표는 이미 전략, 영업, 운영 등 핵심 업무로 바쁜 상황에서 커뮤니케이션까지 직접 처리하다 보면 우선순위가 밀리거나 품질이 떨어질 수밖에 없습니다.
담당자는 단순한 '업무 분담'의 의미를 넘어 브랜드 메시지의 흐름을 통제하는 키포인트입니다. 모든 외부 커뮤니케이션이 이 담당자를 거쳐 일관성을 확보하고, 브랜드 가치와 맞는지 검토받는 시스템이 만들어져야 합니다.
1인 기업이거나 정말 작은 조직이라면 '외부 파트너'라도 가상의 홍보 담당자 역할을 맡겨야 합니다. 이때 중요한 건 단순한 실행 대행이 아니라, 전략적 판단과 메시지 통제까지 함께 해줄 수 있는 파트너를 선택하는 것입니다.
🗒️실무 가이드
✅ 외부 커뮤니케이션 파트너 활용하기
내부에 담당자가 없다면, 외부 커뮤니케이션 파트너를 활용하세요. 각각의 장점을 살펴보면:
- 홍보대행사(PR agency): 체계적인 언론홍보와 미디어 행사 등에 특화되어 있으며, 다양한 매체와의 네트워크를 보유하고 있어 빠른 언론 대응이 가능합니다.
- 마케팅 에이전시: 브랜딩과 마케팅을 메인으로 다루면서 홍보를 함께 진행하는 통합적 접근이 특징이며, 온라인 마케팅과 연계된 홍보 활동에 강점을 가지고 있습니다.
- 오늘랩의 홍보팀장 서비스: 기획부터 실행까지 함께할 전담 홍보 파트너로, 임직원 1:1 인터뷰를 통해 브랜드 키 메시지를 확립하고 커뮤니케이션 전략을 수립한 후 보도자료·콘텐츠·SEO까지 직접 실행하는 통합 서비스입니다.
이들은 단순 실행 대행을 넘어, 전략과 메시지의 '기준점'을 잡는 데 중요한 역할을 합니다. 특히 스타트업이나 중소기업에게는 홍보 전문성을 내재화할 수 있도록 도와주는 파트너가 더 유리합니다.
✅ 커뮤니케이션 매뉴얼 구축하기
커뮤니케이션 매뉴얼을 만들어 누가 응대하더라도 메시지가 일관되게 전달되도록 준비하세요. 핵심 구성 요소는 다음과 같습니다:
기본 매뉴얼 구성
- 회사 소개 스크립트 (30초, 1분, 3분 버전별 준비)
- 핵심 메시지 및 키워드 정리
- 주요 제품/서비스 설명과 차별점
- 자주 받는 질문(FAQ)과 표준 답변
- 대외 커뮤니케이션 시 금기 사항
프레스킷(Press Kit) 구성: 프레스킷은 언론이나 파트너사에서 요청할 때 즉시 제공할 수 있는 '홍보 패키지'입니다.
- 회사 개요 및 연혁 (1-2페이지)
- 대표 및 주요 임원 프로필
- 고해상도 로고 파일 (다양한 포맷)
- 제품/서비스 이미지 및 스크린샷
- 주요 성과 및 수상 내역
- 언론 연락처 및 보도자료 샘플
뉴스레터, 홈페이지, 보도자료 등 모든 채널에서 '우리 톤'이 유지되는지 정기적으로 점검하세요. 톤앤매너가 일관되지 않으면 브랜드 정체성이 흐려지고, 고객들이 혼란을 느낄 수 있습니다.
📌 PR 한 줄 팁
홍보 담당자는 선택이 아니라, 메시지를 책임지는 '시스템'입니다.
이 역할이 비어 있으면, 브랜딩도 흔들리기 시작합니다. 커뮤니케이션은 '할 때만 하는 것'이 아니라 '지속적으로 관리하는 것'이기 때문에, 책임자가 명확해야 장기적인 브랜드 가치 축적이 가능합니다.
🗒️ 이번 수업 정리
"담당자 없이도 돌아간다"는 건 착각일 수 있습니다. 표면적으로는 문제없어 보이지만, 브랜드 메시지의 일관성, 외부 대응의 품질, 커뮤니케이션 자산의 축적 등에서 서서히 차이가 벌어집니다.
언론·콘텐츠·고객 소통의 품질은 '책임 있는 담당자'가 있느냐 없느냐에 따라 결정됩니다. 담당자가 있으면 모든 커뮤니케이션이 체계적으로 관리되고, 브랜드 가치가 지속적으로 쌓여갑니다.
지금 지정하지 않으면, 나중엔 문제가 터지고 나서야 찾게 됩니다. 그때는 이미 브랜드 이미지에 손상이 생긴 후이고, 회복하는 데 더 많은 시간과 비용이 들 수 있습니다.
🗂️ 과제 (Optional)
- 우리 회사의 '외부 응대 전담자'는 누구인가요?
- 지금까지 나간 보도자료, 인터뷰, 콘텐츠의 톤앤매너는 일관되었나요?
- 내부 구성원 모두가 회사 소개를 같은 언어로 말할 수 있나요?
이 질문들에 명확하게 답할 수 없다면, 지금이 바로 홍보 담당자 또는 커뮤니케이션 시스템을 정비할 때입니다. 작은 투자로 큰 변화를 만들 수 있는 영역이 바로 커뮤니케이션 체계화입니다.
📢 다음 수업 예고
제9교시: 위기 상황에서의 커뮤니케이션, 시나리오가 필요합니다
- 위기 상황 발생 전, 반드시 준비해야 할 메시지 매뉴얼
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