[B2G 파헤치기 #7] 정부 사업, 선정되는 제안서 실전 가이드

안녕하세요. 💌사업기획 뉴스레터💌 구독자 여러분!

지난 편까지 저희는 B2G 정부사업의 기회를 포착하고 발주처(고객)와의 접점을 마련하기 위한 준비 단계, 수많은 정부사업들 중 우리 사업을 찾는 방법들을 살펴봤습니다. 이제 드디어 입찰 참여 결정 후, 본격적인 제안 작업의 단계에 돌입할 차례입니다.

오늘은 그중에서도 "합격하는 제안서"에 대해 이야기해보려고 합니다.

정부사업에 도전하기로 마음먹었다면, 제안서를 작성하려고 하는 이 순간이야말로 승패를 가를 가장 중요한 국면입니다. 아무리 뛰어난 아이디어와 기술과 솔루션을 갖고 있어도 제안서에 잘 담아내거나 잘 풀어내지 못하면 심사위원의 마음을 얻을 수 없습니다. 또한, 발표 평가(PT) 자리에서 제대로 어필하지 못하면 그동안의 노력도 물거품이 될 수 있습니다.

의외로 많은 기업들이 "우리 제품/기술이 뛰어나니까 어필하면 되겠지" 혹은 "예전에 다른 PT에서 사용했던 자료를 복사해서 작성해도 되겠지?" 하는 실수를 하곤 합니다. 정부사업의 제안에서는 특히 고객(발주처)의 관점과 평가 기준에 맞춰 전략적으로 작성하는 것이 필수입니다. 그렇다면 효과적인 제안서 작성과 PT 준비는 어떻게 해야 할까요?

하나씩 파헤쳐보겠습니다.

결국 탄탄한 제안서와 철저한 발표 준비가 B2G 정부국 탄탄한 제안서와 철저한 발표 준비가 B2G 정부사업 수주의 성패를 좌우합니다.

1. RFP가 보물지도로 보이는 순간 (공고문은 제안 방향의 나침반)

제안서 작성을 시작하기 전에 가장 먼저 할 일은 공고문과 제안요청서(RFP), 과업지시서를 완전히 해부하는 것입니다.

공고 관련 문서들은 발주 기관이 우리에게 준 시험지와도 같습니다. 요구사항, 예산, 일정, 선정 절차, 점수 배점 등 모든 핵심 정보의 출발점 입니다. 따라서 "대충 읽고 바로 작성 시작"하는 것은 금물입니다. 작은 자격 요건 하나라도 놓치면 실격 처리될 수 있고, 평가 항목을 제대로 파악하지 못하면 높은 점수를 받기 어렵습니다.

먼저 공고문 및 RFP를 꼼꼼히 읽으면서 핵심 포인트를 체크하세요:

사업 배경과 목적: 이 사업을 통해 발주처가 이루고자 하는 목표는 무엇인가요? 고객이 해결하고 싶은 문제를 파악할 수 있습니다.
주요 요구사항과 범위: 제공해야 할 서비스/제품의 범위, 기술적 스펙, 인력 구성 요건 등을 모두 확인하세요. 필수 제출서류와 양식도 놓치지 말고 체크하세요.
예산 및 기간: 사업 예산 규모와 프로젝트 수행 기간을 확인하여, 우리가 그 안에서 실행 가능한지 판단해보세요.
평가 항목 및 배점: 기술능력, 사업운영 관리, 가격 등 어떤 평가 기준으로 점수가 높게 매겨지는지 꼼꼼히 확인하세요. 특히 어느 항목에서 점수를 극대화할지 미리 전략을 구상해보세요.
입찰 및 제출 절차: 마감일, 제출 방법(온라인 / 방문 제출), 제안 발표 일정 등을 빠짐없이 확인한 뒤, 역산하여 준비 일정을 세우세요.

혹시 RFP를 읽다 모호한 부분이나 이해되지 않는 요구가 있다면 반드시 발주처에 문의해서 정확히 짚고 넘어가세요.

또한 필요하면 관련 사업의 이전 공고문이나 선정 결과를 찾아보는 것도 도움이 됩니다. 유사한 사업의 RPF와 제안 평가 결과 등을 참고하면 어떤 부분이 중요했는지 감을 잡을 수 있습니다.

철저한 RFP 분석을 통해 얻은 인사이트는 제안서 작성 방향의 나침반이 되어 줍니다. 요구사항을 제대로 이해한 만큼, 그에 딱 맞는 제안 전략을 세울 수 있습니다.

👉 공고문과 RFP를 완벽히 분석하면 제안서 작성의 방향성과 전략을 명확히 잡을 수 있습니다.

2. 제안서 구성 기획: 평가항목에 맞춘 스토리텔링

공고문 및 제안요청서(RFP)를 충분히 분석했다면, 이제 본격적으로 제안서의 뼈대(구조)를 설계할 차례입니다.

제안서는 단순한 설명서가 아니라 우리 기술/제품/솔루션 등으로 발주처의 문제를 어떻게 해결할지를 설득하는 이야기입니다. 특히 평가항목별로 챙겨야 할 내용들을 빠짐없이 녹여내면서도 한편의 논리적인 스토리로 흐름을 잡는 것이 중요합니다.

효과적인 제안서 구성을 위해 고려해야 할 요소들은 다음과 같습니다:

목차와 흐름 잡기: 먼저 큰 틀의 목차를 만드세요. 보통 공공입찰의 경우, RFP에서 제안서 작성예시 등 요구한 순서나 작성 양식이 있기 때문에 그에 따라야 하기는 하지만 발표도 생각하며 '회사 및 팀 역량 소개 -> 문제 정의 -> 제안 솔루션 -> 실행 계획 -> 기대 효과 -> 추가제안 -> 맺음말' 등으로 논리적 스토리를 잡아가는 것이 좋습니다. 내가 심사평가위원이라는 생각으로 심사평가위원 입장에서 이해하기 쉽게 직관적이고 논리적 순서로 내용을 배열하세요.
평가항목 매핑: RFP의 평가 기준표를 펼쳐놓고, 각 항목에 우리 제안서 어디에서 답을 할지 대응 관계를 그려보세요. 이를테면 '기술적 우수성(30점)' 항목에는 솔루션의 특징과 차별점을 상세히, '사업관리 역량(20점)' 항목에는 유사사업 수행이력 및 사업 성과, 사업 수행 안정성, 관리 조직도와 일정 계획 등을 명확히 제시하는 식 입니다. 평가위원은 평가항목 기준표를 기준으로 평가하기 때문에, 이 작업을 통해 빠진 내용 없이 모든 평가항목을 커버할 수 있도록, 순서대로 평가할 수 있게 발표하는 것이 좋습니다.
스토리텔링 요소: 제안서를 읽고 발표를 듣는 평가위원들이 지루하지 않도록 기-승-전-결의 흐름을 갖춘 이야기를 만드는 것이 좋습니다. 예를 들어 도입부에서는 사업이 시작된 이유와 문제에 대해서 공감할 수 있게 제시하고, 본문에서는 우리의 솔루션으로 어떻게 그 문제를 해결할지 비전과 시나리오를 생생하게 그려줍니다. 단순 나열이 아니라 문제-해결-효과가 자연스럽게 연결된 스토리가 되도록 하세요.
근거와 자료 첨부: 주장하는 바를 뒷받침할 데이터나 사례가 있다면 본문이나 부록에 적극적으로 제시하세요. 우리 회사의 과거 성공 사례, 파일럿 테스트 결과, 관련 업계 동향 자료 등은 평가위원의 신뢰를 높여줄 수 있습니다. 단, 너무 방대한 자료는 오히려 핵심을 흐리게 할 수 있으니 핵심만 본문에 적고 자세한 데이터는 부록에 담는 것을 추천합니다.
분량과 형식 준수: 정부사업 제안서에는 보통 페이지 수나 분량에 대한 가이드가 있는 경우가 습니다. 초기 기획 단계부터 분량을 잘 안배하는 것이 중요합니다. 막상 작성하다보면, 하고 싶은 이야기와 보여주고 싶은 내용들이 많아서 분량이 과도하게 많아지는 경우가 많습니다. 주의하세요. 또한 제안서 작성 양식(글씨 크기, 폰트, 제공된 템플릿 등)이 있다면 가급적 지키시는 것을 추천드립니다.

이 단계에서 중요한 것은 평가위원의 관점에서 생각하는 것입니다. 제안서를 읽고 발표평가에서 심사를 하는 전문위원은 우리를 처음 접하는 사람들입니다. 그들이 궁금해할 사항(왜 이 업체를 선택해야 하지? 이 회사가 믿을 만한가? 위험 요인은 없을까?)에 대한 답을 자연스럽게 제안서 안에 녹여내야 합니다. 평가항목과 심사위원의 마음을 모두 잡는 스토리가 있는 제안서야말로 높은 평가를 받을 확률이 높아집니다.

👉 평가 기준을 하나하나 반영하면서도 발주처의 문제 해결 스토리를 담은 제안서 구조를 설계하세요.

3. 팀 내부 협업: 역할 분담과 문서 작업 노하우

제안서의 방향과 구성까지 잡혔다면, 이제 실제 문서 작성 작업에 착수해야 합니다.

이 단계에서는 팀의 협업 체계를 잘 짜는 것이 관건입니다. 스타트업이라 인력이 적다면 한 사람이 여러 역할을 겸할 수도 있지만, 그래도 역할을 명확히 구분하고 일정을 관리하는 것이 효율적입니다.

먼저 제안 작업 전담팀을 꾸리고 각자의 역할을 분담해보세요. 아래 참고 예시입니다.

사업 총괄 책임(PM): 사업 총괄 기획 및 전략 수립, 사업 관리, 전체 일정 관리, RFP 요구사항 체크 관리, 최종 검수 등.
사업/기획 담당: 사업 추진 전략과 일정, 예산 산출, 기대 효과 등 비즈니스 측면 내용 작성.
개발 및 콘텐츠 등 기술 담당: 제안 기술/제품/솔루션의 기술적 내용 작성. RFP 상 과업 내용에 대한 세부 계획 작성.(소프트웨어 아키텍처, 기술 구현 방법, 성능 분석, 콘텐츠, 사업운영 계획 등)
디자인/편집 담당: 문서 템플릿 디자인, 그래프/다이어그램 제작, 내용 편집 및 가독성 향상. (전담 인력이 없으면 각 작성자가 기본 틀에 맞춰 작성 후 최종 편집을 한 사람이 맡는 형태도 가능합니다.)

참고로 작업을 시작할 때는 세부 일정표를 만들어 두시는 것이 좋습니다.

제안서 제출 마감일에서 역산해 일정을 관리하면 좋습니다. 가능하다면 중간 중간 리뷰 미팅을 통해 각 부분이 일관된 내용과 톤으로 가고 있는지 확인하세요. 파트별로 다른 사람들이 작성하면 자칫 내용이 중복되거나 포인트가 달라질 수 있기 때문입니다.

문서 작성 시에도 몇 가지 팁을 기억하세요.

발주처 지침 준수: 앞서 말한 대로 정해진 작성 양식이나 폰트, 분량 제한은 가급적 준수합니다.
명확하고 간결하게: 공공 제안서는 화려한 수식보다 명확한 전달이 우선입니다. 전문 용어는 필요한 만큼만 쓰고, 우리 업계에서만 통하는 표현보다는 모두가 이해할 수 있는 용어를 사용합니다. 직관적으로 쉽게 이해될 수 있는 것이 중요합니다.
시각적 요소 활용: 글만 가득한 제안서는 읽기 힘듭니다. 도표, 이미지, 아이콘 등을 활용해 주요 포인트를 한눈에 들어오게 구성하세요.
검토와 교정: 최종 제출 전에 오탈자, 문장 부자연스러움, 숫자 오류 등을 꼼꼼히 교정합니다. 중요한 부분일수록 두세 번 다시 읽어보고 제3자가 봐도 이해되는지 확인하세요.

팀이 함께 머리를 맞대고 만든 제안서는 단독으로 쓴 것보다 훨씬 완성도가 올라갑니다. 서로 피드백을 주고받으며 수정하는 과정을 통해 제안 내용도 발전하게 됩니다. 마지막까지 "이 내용이면 심사위원이 고개를 끄덕이겠다" 싶을 때까지 다듬는 끈기가 필요합니다.

👉 작은 팀이라도 역할 분담과 일정 관리로 효율적으로 협업하면 완성도 높은 제안서를 만들 수 있습니다.

4. 프레젠테이션 준비: 심사위원을 사로잡는 발표 전략

제안서 제출을 마쳤다면 이제 발표평가(PT)를 대비해야 합니다. 보통 기술평가 점수의 상당 부분을 제안서 PT가 차지하므로, 발표 준비 역시 제안서 작성만큼이나 철저히 해야 합니다. 특히 우리 제안서의 핵심을 짧은 시간 내에 효과적으로 전달하고 심사위원과 교감하는 전략이 필요합니다.

먼저 발표 자료(PPT)를 준비할 때 유의할 점들입니다:

시간 안배: 발표 시간은 평균 15~20분(Q&A 포함 30분 내외) 정도로 제한됩니다. 제한된 시간 내에 핵심 메시지를 전달하기 위해 슬라이드를 욕심 내어 많이 넣기보다는 핵심 위주로 구성하시는 것이 좋습니다. 한 슬라이드에 한두 가지 핵심 포인트만 담고, 불필요한 내용은 과감히 제외하세요.
구성 및 흐름: 프레젠테이션은 제안서의 요약본이면서도 별도의 스토리가 있어야 합니다. 도입부에 다시 한번 문제 제기와 해결방안을 간략히 짚고 넘어간 뒤, 제안서의 주요 내용을 구조화하여 보여줍니다. 모든 내용을 다 담을 수 없으니, 심사 기준에 맞춰서 가장 어필하고 싶은 강점 위주로 구성하세요.
시각적 임팩트: 텍스트를 빼곡히 적기보다는 도식화된 다이어그램, 이미지, 키워드 위주로 슬라이드를 만듭니다. 발표자는 말로 설명하고, 슬라이드는 이해를 도와주는 보조 자료라는 점을 기억하세요.
발표자 선정: 발표는 누가 하나요? 보통 PT에서는 실제 사업을 책임질 사람(PM, 사업총괄책임자)이 발표하는 것이 일반적입니다. 발표 동석 가능인원에 따라 질의 응답시 사업 실무 운영과 기술적인 내용을 함께 답변할 수 있는 실무 책임, 기술/콘텐츠 담당 직원과 함께 동석이 가능한 경우가 있어, 발표평가 전 발주처에 미리 확인하시고 함께 동석하시면 더욱 안정적입니다. 발표자들은 사전에 역할 분담(발표 진행, 질의응답 담당 등)을 정해두세요.
예상 질문 리스트: 발표만큼 중요한 것이 Q&A, 질의응답 시간 입니다. 발표 때 하지 못했던 이야기나, 심사위원들의 궁금증을 해결할 수 있는 좋은 기회이기 때문입니다. 발표 당시에 갑자기 다양한 질문을 받으면 당황할 수 있기 때문에, 다양한 시각에서의 예상 질문 리스트를 만들어서 예상 답변을 미리 준비해가는 것이 정말 중요합니다.

발표 자료가 준비되었다면, 반드시 리허설을 해봐야 합니다. 팀원들 앞에서 실제 시간을 재며 여러 번 발표 연습을 해보세요. 말을 하다 보면 예상보다 시간이 초과되기도 하고, 표현이 매끄럽지 않은 부분을 찾을 수 있습니다. 발표를 연습할 때는 심사위원이 된 입장으로서 질문도 던져봅니다.

발표 당일에는 가능한 한 침착하고 자신감 있게 임하세요. 시간 내에 핵심을 전달하는 연습을 충분히 했다면 긴장하더라도 술술 말이 나올 것입니다. 심사위원과 눈을 맞추고, 질문에는 겸손하면서도 정확하게 답변하세요. PT는 우리 팀의 열정을 보여줄 기회이기도 합니다.

👉 핵심을 강조한 슬라이드와 충분한 리허설로 준비된 발표는 심사위원에게 깊은 인상을 남깁니다.

5. 피드백과 개선: 다음 기회를 위한 디딤돌

제안서 제출과 발표까지 모든 과정을 끝냈다면, 일단 한숨 돌리면서도 결과에 대한 피드백을 꼭 챙겨야 합니다. 만약 우리 팀이 선정되어 계약을 체결하게 됐다면 축하할 일이지만, 그렇더라도 이번 경험에서 배운 점을 정리해두면 앞으로 더 큰 사업을 따낼 밑거름이 됩니다. 아쉽게 탈락했다면 더욱 배우는 자세로 임하는 것이 중요합니다. 정부사업은 단거리 경주가 아닌 장거리 마라톤 입니다.

내부적으로 자체 평가 회의를 진행하세요. 이번 제안 준비과정에서 무엇이 잘 되었고(Good Point), 무엇이 부족했는지(Bad Point) 팀원들과 허심탄회하게 논의합니다. 초안 완성에 시간이 촉박했다든지, 발표 때 어떤 질문에 답을 제대로 못 했다든지 아쉬운 점들을 목록으로 적어보세요.

또한, 제안서와 발표자료 최종본을 잘 보관해두는 것이 중요합니다. 향후 비슷한 사업에 도전할 때 소중한 레퍼런스가 됩니다. 특히 정부사업 제안서는 형식이나 작성 방법이 유사한 경우가 많기 때문에, 이전에 만든 목차 구조나 디자인 템플릿을 활용하면 시간을 절약할 수 있습니다. 물론 동일 내용을 복사해서 쓴다는 뜻이 아니라, 축적된 자산을 기반으로 매번 발전시켜 나간다는 의미입니다.

가능하다면 외부 전문가의 조언을 구해보는 것도 좋습니다. 정부 사업 경험이 많은 파트너 기업이나 컨설턴트에게 우리 제안서를 보여주고 피드백을 들을 수 있다면 좋은 인사이트를 얻을 수 있을 것입니다. 우리가 보기엔 그럴듯해 보여도, 다수의 제안서를 평가해본 전문가 눈에는 보완점이 명확히 보일 수 있습니다. 그런 포인트를 다음 제안에 반영한다면, 이후에 더욱 좋은 점수를 받을 수 있을 것입니다.

매 번의 도전이 성공으로 이어질 수는 없지만, 시도할 때마다 배우고 개선한다면 성공 확률은 꾸준히 올라갈 것입니다. 한 번 낸 제안서라도 다음에 더욱 발전된 모습으로 업그레이드하는 노력을 계속하세요.

오늘의 실패가 내일의 성공을 위한 디딤돌이 될 수 있습니다.

👉 제출 후에는 결과를 떠나 반드시 배운 점을 정리하고 자산으로 남겨, 다음 입찰에서 더 나은 제안으로 이어가세요.

💡[뉴스레터 요약] 액션 플랜 및 직접 해보기

지금까지 정부사업 제안서 작성과 발표 준비의 A부터 Z까지 핵심 포인트를 살펴봤습니다. 이제 이론을 바탕으로 직접 실천해볼 수 있는 과제들을 알려드릴게요. 하나씩 도전하면서 우리 팀의 B2G 정부사업 제안 역량을 키워보세요!

모의 RFP 분석하기: 나라장터 등에서 관심 분야의 실제 공고문이나 RFP를 하나 찾아 핵심 요구사항과 평가항목을 요약 정리해보세요. 주요 내용과 질문거리를 추려내는 연습입니다.
제안서 아웃라인 작성: 위에서 찾은 RFP에 대해 우리 회사가 참여한다면 어떻게 제안서를 구성할지 목차 구조와 각 섹션에 담을 내용과 제안 전략 등을 간략히 적어보세요. 그리고 평가항목을 하나하나 커버하고 있는지 점검해보세요.
발표 슬라이드 만들어보기: 제안서 주요 내용을 10장 분량의 발표 자료로 만든다면 어떤 슬라이드를 넣을지 구상해보세요. 핵심 내용들을 한눈에 잘 보여줄 수 있는 슬라이드를 연습 삼아 만들어 보는 것입니다.
동료와 Q&A 연습: 팀원이 있다면 둘이 짝을 지어, 한쪽은 발표자, 다른 쪽은 심사위원 역할을 해봅니다. 제안 개요와 추진전략, 수행 계획 등을 5-10분 정도로 말로 설명하고, 상대방은 궁금한 점을 질문하며 Q&A를 진행해보세요. 답변하기 어려웠던 질문들은 메모해 두었다가 보완책을 고민해보세요.
회고 노트 작성: 과거에 공모사업이나 입찰에 제안서를 낸 적이 있다면 그때를 떠올려보세요. 잘한 점(Good Point)과 아쉬운 점(Bad Point)을 각각 3가지 이상씩 적어보고, 다음에는 어떻게 개선할지 다짐해보세요. 처음 도전이라면, 이번 액션플랜을 수행하며 느낀 점을 간단히 정리해두세요.

위 액션 플랜을 직접 하나씩 해보면, 몸으로 체득하는 데 큰 도움이 될 것입니다. 작은 연습이라도 거듭하다 보면 실전에서 분명히 실력이 향상되어 있을 거예요.