인공지능 시대, 기록관리의 생존 기반 마련하기

인공지능의 홍수 속 기록관리의 정체성은?

최근 AI와 ChatGPT로 대변되는 정보기술의 급격한 발전은 행정 체계 전반에 변화를 일으키며, 데이터 기반의 업무 효율성 향상에 지대한 영향을 미치고 있습니다. 이미 많은 지자체에서 관련 기술 적용을 위한 학습 동아리 운영과 업무용 툴 개발 등 다각도의 노력을 기울이고 있습니다.

이제 인공지능의 활용은 선택이 아닌 필수인 시대입니다. 이러한 변화 속에서 우리의 전문성을 확장하기 위해서는 어떤 고민과 방향 설정이 필요할까요?

그동안 기록관리 전문가로서 수행해 온 '보유 기록' 중심의 관리와 활용은 어느 정도 궤도에 올랐습니다. 하지만 1인 기록관 체제의 한계와 예산 부족 등 고질적인 현실적 제약은 여전히 존재합니다. 이제는 제한된 환경 속에서도 우리가 보유한 다양한 기록정보를 조직화하여 행정 서비스에 어떻게 활용할지 고민해야 하는 시대적 흐름에 직면해 있습니다. 기술이 직업적 영역을 대체할 수도 있다는 위기감 속에서, 우리의 역할을 재정립해야 할 시점입니다.

출발: 반드시 고도화된 기술 학습이 먼저일까?

흔히 디지털 전환이라 하면 파이썬(Python)이나 딥러닝 같은 고난도 기술 학습부터 떠올리곤 합니다. 하지만 우리의 첫걸음이 반드시 기술적 완벽주의에서 시작될 필요는 없습니다.

우리가 관리하는 기록물 외에도 행정정보시스템(새올, 온-나라 등)에는 무궁무진한 데이터가 실시간으로 생성되고 축적됩니다. 민원 접수 내역부터 인허가 처리 데이터까지, 이들은 모두 '기록의 파편'들입니다. '살아있는 기록'으로서 기능하는 이러한 데이터들은 기존 기록정보의 공백을 메워줄 뿐만 아니라, 기록으로부터 새로운 행정 가치를 창출하는 원천이 됩니다.

하지만 우리의 첫 시도가 반드시 어려운 기술 학습이어야 할까요? 앞서 언급한 데이터들은 이미 우리 근무 환경 도처에 존재합니다. 다양한 데이터를 '기록'의 관점에서 재해석하고 활용하려는 시각의 전환이야말로 기술적 숙련도보다 선행되어야 할 과제입니다.

데이터를 활용해 업무 효율을 높이고, 기록정보와 결합해 특정 업무용 데이터 세트를 구축하는 시도가 가능합니다. 가령 복지나 안전 분야의 민원 데이터를 분석하고 관련 기록을 연계하는 것은 기록관리의 영역을 '능동적 행정 지원'으로 넓히는 핵심 열쇠가 될 것입니다.

기착: 서비스의 1차 수요자는 '소속 직원'임을 잊지 말자

기록관리의 궁극적인 목적은 투명한 행정 구현과 시민의 알 권리 충족에 있습니다. 하지만 가장 가까운 곳에 있는 수요자인 '소속 직원'을 만족시키지 못하는 기록 서비스는 생명력을 얻기 힘듭니다.

가장 기초적인 1차 서비스 대상은 현장의 동료들입니다. 내부 직원들이 기록을 통해 업무의 영감을 얻고, 과거의 사례를 쉽게 찾아 효율적으로 일할 수 있는 체계를 만드는 것이 우선입니다. 내부의 활용 기반이 탄탄해질 때 기록은 자연스럽게 축적되고, 이는 다시 대시민 서비스의 질적 향상으로 이어지는 선순환 구조를 형성합니다.

정보가 넘쳐나는 디지털 홍수 시대일수록 전문가의 '맥락 판단력'은 더욱 빛을 발합니다. 이를 위해 타 부서와의 적극적인 협업은 필수입니다. 우리가 먼저 전문성의 장벽을 낮추고 다른 영역과 소통할 때, 기록관리의 가치는 비로소 조직 전체로 확산될 수 있습니다. 내부를 설득하고 기록 활용의 선순환 체계를 정착시킨다면, 기록관리자는 행정의 맥락을 짚어주는 '데이터 큐레이터'로 거듭나게 될 것입니다.

종착: 기록정보의 사회적 가치를 확대할 때

이제 기록의 가치를 행정 내부의 문서고 안에 가두지 않고 사회적으로 확대해야 합니다. 실제로 우리 기관에서는 특정 기술 영역의 데이터와 기록을 결합하여 시민들의 민원 수요를 선제적으로 예측하고 분석하는 데이터 세트를 구축한 바 있습니다. 이는 기록이 단순한 과거의 증거를 넘어, 효율적인 업무의 처리와 향후 업무 추진 방향을 결정하는 도구로서 기능할 수 있음을 보여줍니다.

우리 주변의 급격한 환경 변화는 공공기관에 그 정체성에 걸맞은 실질적인 사회적 가치 창출을 요구하고 있습니다. 기존의 한정적인 기록관리 프레임만으로는 이러한 시대적 요구를 담아내기 어렵습니다. 전문성의 범위를 데이터 영역으로 확장하고 자립 기반을 공고히 하여, 기록정보가 사회적 문제를 해결하는 유용한 도구로 쓰이게 해야 합니다.

인공지능 시대의 생존 기반을 마련하는 일은 거창한 구호에 있지 않습니다. 지금 내 책상 위, 우리 시스템 속에 숨 쉬고 있는 '데이터'와 먼저 친해져 보는 것으로 시작해 보면 어떨까요?