안녕하세요, 엘킴입니다.
최근 파리올림픽 단식에서 금메달을 딴 안세영 선수의 발언이 큰 화제가 됐죠. 선수촌에 들어가서 운동에만 전념하고 싶은데, 선배들의 빨래, 청소, 라켓 손질 같은 일을 하느라 정작 운동에 집중하기가 어렵다는 내용이었어요. 이 발언을 들으면서 우리 업무 관리 방식에 대해 다시 생각해볼 필요가 있겠다 싶었어요.
프로젝트 관리시 꼭 거쳐야 하는 단계는?
업무를 프로젝트로 관리하면 꼭 거쳐야 하는 단계가 있어요. 바로 팀원들이 모여서 WBS(Work Breakdown Structure)를 작성하는 거죠. 팀원 중에 해당 분야 전문가가 있거나 실무 경험이 많은 사람들이 모이면, 함께 작성한 WBS는 그 업무의 탄탄한 뼈대가 돼요.
WBS(Work Breakdown Structure)란?
프로젝트 관리에서 사용되는 도구로, 전체 프로젝트를 더 작은 구성 요소나 작업 단위로 체계적으로 분해한 계층 구조를 말해요. WBS는 프로젝트의 목표를 달성하기 위해 필요한 모든 작업을 세부적으로 정의하고, 이러한 작업 간의 관계를 명확히 하여 프로젝트를 효과적으로 계획하고 관리할 수 있게 도와주죠. 이를 통해 팀원들이 각자 맡은 역할을 명확히 이해하고, 업무의 흐름과 일정, 리소스 배분을 쉽게 관리할 수 있습니다.
WBS를 작성하면 여러 가지가 명확해져요. 먼저, 일(Work)들 간의 ‘논리적’ 인과관계가 정리되죠. 어떤 일은 앞의 일이 끝나야만 시작할 수 있는 것도 있고, (예를 들어 견적서를 제출하려면 ‘가격 결정’이 끝나야 하죠) 동시에 시작할 수 있는 일도 있어요. 또 동시에 끝나야 하는 일도 있구요. 이렇게 프로젝트 종료까지의 WBS를 모두 작성하고 나면, 팀원 모두가 내가 어떤 일을 할 수 있고, 그 일이 전체적으로 어떻게 연결되는지, 언제 시작하고 끝나는지를 명확히 알 수 있어요. 그리고 각각의 일에는 담당자를 지정하고, 기간과 예산도 배정할 수 있어요. 그러니까 전체 기간과 예산 파악도 훨씬 쉬워지는 거죠.
안세영 선수의 발언을 WBS에 대입해 보면?
선수가 선수촌에 들어가서 국가대표로서 훈련하는 최종 목표가 ‘올림픽 금메달’이라고 가정해 보죠. 그러니까 이 프로젝트의 목표는 ‘올림픽 금메달’을 따는 거예요. 그렇다면 제일 먼저 해야 할 일은 관련된 사람들이 모여서 WBS를 만드는 거겠죠. 선수촌장, 감독, 코치, 피지컬 트레이너, 멘탈 트레이너, 협회 관계자, 기타 도움을 주는 분들, 그리고 선수들이 함께 모여서 전체 훈련 일정과 그 과정에서 일어날 수 있는 일들을 미리 정해보는 거예요.
‘훈련’이라는 일의 흐름을 보면,
1. 훈련을 위해 신발과 장비를 챙긴다.
2. 훈련을 위해 유니폼을 챙긴다.
3. 훈련장에 간다.
4. 훈련을 한다.
5. 훈련 후 정리한다.
6. 유니폼을 세탁한다.
7. 장비를 손질한다.
8. 샤워를 한다.
이렇게 나뉠 수 있죠. 여기서 문제는 6번, 유니폼 세탁이에요. ‘올림픽 금메달’을 따는 게 목표라면, 6번의 유니폼 세탁을 누가 할지 고민하고 결정을 했을 거예요. 선수 본인이 직접 할지, 선수 중 당번을 정해 돌아가면서 할지, 아니면 막내가 할지, 아니면 예산을 배정해서 외부 용역을 줄지 등을 말이에요. 함께 논의했다면, 아마 유니폼 세탁 같은 일은 예산을 배정해서 외부 용역으로 해결하지 않았을까 싶어요. 금메달을 따려면 선수의 경기력을 최대한 끌어올려야 하는데, 유니폼 세탁이 경기력 향상에 도움이 되지 않는다는 건 상식적으로도 알 수 있잖아요.
협회 차원에서 ‘유니폼 세탁’이라는 일(Work)에 대해서 한번도 생각해 보지 않았거나 혹은 해당 일에 ‘예산’을 사용하는 것이 아깝다는 생각이 들었던 것이 아닌가 싶어요. 따라서 '세탁'이라는 일이 '선수'들에게 불합리하게 배정되었고, 이는 경기력 향상에 전혀 도움이 되지 않음에도 불구하고 선수들이 계속해 온 것 같습니다.
회사 업무도 자세히 들여다보면 이런 경우가 많아요. 부서 간에 중복되는 업무도 많고, 절차가 너무 복잡해서 업무 처리가 신속하게 이루어지지 않는 경우도 있죠. 이런 문제는 회사 내에서 업무에 대해 함께 모여 검토하고, 적절한 예산과 인원 배정을 하지 않았기 때문이에요.
마무리
안세영 선수의 사례에서 보듯이, 업무를 프로젝트 방법론으로 접근하면 훨씬 더 합리적이고 효율적으로 목표를 달성할 수 있어요. 또한 프로젝트라 함은 리스크 관리가 중요한데, 이것도 WBS 작성 시에 자연스럽게 도출될 수 있어요. 배드민턴 협회의 ‘금메달’ 프로젝트에 대해 함께 모여서 WBS 작성을 했다면 ‘부상’ 이라는 리스크가 당연히 논의되었을 것이고, 해당 리스크의 발생을 줄이는 노력과 임팩트를 최소화 할 수 있는 방안, 부상의 경중 정도에 따르는 대응 매뉴얼 같은 것이 자연스럽게 도출 되었을 거예요. 안세영 선수가 ‘부상’관리에 대해 불만이 있었으니 이러한 논의가 제대로 이루어지지 않은 것 같아요.
이처럼 회사 업무를 ‘프로젝트’ 방법론으로 관리하면 성과는 올라가고 비용은 효율적으로 쓰이며, 직원의 업무 만족도도 높아지리라 생각됩니다. 이것은 결국 회사의 가치가 올라가는 것으로 이어지겠죠. 프로젝트 방법론, 궁금하시면 언제든지 1:1 커피챗 신청해주세요.😊
앞으로도 더 재미있는 생산성 향상에 대한 이야기 보내드릴게요.
감사합니다.
엘킴드림.
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댓글 2개
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슐리
와 업무관리 방식을 이렇게 풀어써주시니 정말 쏙쏙 와닿아요! 잘 보고 갑니다 : )
엘킴의 다이나믹 창업레터
슐리님 댓글 감사합니다. 행복한 하루되세요^^
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