효율적인 경영의 첫걸음: 업무 이원화의 마법

안녕하세요, 엘킴입니다.

오늘은 스타트업 경영의 핵심, 업무 관리에 대해 이야기해볼까 해요. 특히 프로젝트성 업무와 반복성 업무의 구분에 대해 심층적으로 다뤄보려고 합니다. 이 주제, 꽤 흥미롭지 않나요? 너무 당연히 잘 알것 같지만, 실제 적용이 잘 안되고 있는 부분이긴 합니다. 

자, 본격적으로 시작해볼까요?

회사는 회사의 가치를 높이기 위해서 업무를 수행해요. 그런데 여러분, 회사에서의 업무가 크게 두 가지밖에 없다는 사실, 알고 계셨나요? 바로 프로젝트성 업무와 반복을 요하는 업무예요.

스타트업의 경영자라면 본인의 회사에서 벌어지고 있는 업무 중 어느 정도가 프로젝트성 일인지, 어느 정도가 반복을 요하는 일인지를 꼭 파악하고 있어야 해요. 왜 그럴까요? 이유를 하나씩 살펴볼까요?

먼저, 프로젝트성 일이란 기한이 정해져 있고 목표가 뚜렷하여 회사의 자원(직원, 시간, 비용)이 투입되는 일을 말해요. 반면에 반복을 요하는 업무란 기한에 관계없이 반드시 이루어져야 하는 일들이에요. 예를 들면 급여 지급, 비용의 회계장부 기재 등이 되겠죠.

이렇게 일을 크게 두 가지로 분류하고 그것에 따라 자원을 적절히 분배하면 장점이 정말 많아요. 어떤 장점들이 있는지 자세히 알아볼까요?

우선, 각 임직원의 업무량 파악이 쉬워져요. 임직원의 업무량이 파악되면, 과도한 업무가 주어지는 직원은 업무를 분배하여 부담을 덜어주고, 상대적으로 업무가 덜 주어진 직원에게는 적절한 업무를 부여하여 동기부여를 할 수 있어요. 이는 직원 만족도와 생산성 향상으로 이어질 수 있죠. 실제로 갤럽의 연구에 따르면, 적절한 업무 분배를 통해 직원 참여도를 높인 기업은 그렇지 않은 기업에 비해 21% 높은 수익성을 보였다고 해요. (출처: Gallup, "State of the Global Workplace", 2017)

업무를 적절히 분배하는 것은 정말 중요해요. 이것은 직원의 사기진작, 결과물 도출 성공 가능성 등과 직결되기 때문이에요. 또한 업무량 분배가 적절히 이루어지면 근태관리를 따로 하지 않아도 돼요. 이것은 요즘 많이 얘기되고 있는 워라벨(Work Life Balance)의 환경을 좋게 조성하는 데 큰 역할을 할 수 있어요.

직원들은 회사가 자신의 일과 삶의 균형을 배려하고 있다고 생각하면서 더욱 열심히 일하게 될 거예요. 물론 이것을 악용하는 직원도 있을 수 있겠죠. 하지만 걱정 마세요. 결과물 심사에 따른 데이터로 적절히 인사조치를 할 수 있는 시스템이 갖춰지면 상황에 따라 적절히 대응할 수 있어요.

또 다른 장점도 있어요. 프로젝트 계획을 세우면 필요한 업무파악(Work Breakdown Structure)이 되고 그것에 수반되는 비용, 시기 등이 산출되기 때문에 회사 전체의 자금계획을 세우는 데에도 큰 도움이 돼요. 이런 방식에 익숙해지면 적어도 향후 3개년 정도의 예상 현금흐름표를 작성할 수도 있게 될 거예요. 투자금 유치 등을 계획에 맞게 할 수 있는 확률도 훨씬 높아질 거고요.

McKinsey & Company의 연구에 따르면, 체계적인 프로젝트 관리 시스템을 도입한 기업들은 그렇지 않은 기업들에 비해 2.5배 높은 프로젝트 성공률을 보였다고 해요. 이는 업무 분류와 관리의 중요성을 잘 보여주는 사례라고 할 수 있겠죠. (출처: McKinsey & Company, "The art of project leadership: Delivering the world's largest projects", 2017)

자, 이제 프로젝트성 일과 반복되는 일을 규정했다고 치죠. 그럼 다음 단계로 넘어가야 할 텐데요. 바로 이것을 어떻게 관리할 것인가 하는 문제예요. 이 부분은 정말 중요해요.  

프로젝트 관리 시스템을 갖추려는 대표의 의지가 가장 중요

스타트업은 그 특성상 프로젝트성 업무가 전체 업무의 50% 이상을 차지할 것입니다. 따라서 프로젝트 관리 시스템이 필요합니다. 그런데 그 무엇보다 대표가 필요성을 인지하고 조직에 시스템을 구축하려는 의지가 중요합니다.

시스템 구축에는 다음이 포함됩니다:

이렇게 시스템을 구축하고 나면 한가지 충돌하는 것이 생깁니다. 프로젝트성 업무와 루틴한 업무에서의 보고 체계에서 관한 충돌이 있는데요. 이에 대해서는 다음 호에 자세히 다루겠습니다.

요약

오늘은 업무를 프로젝트성 업무와 반복적인 업무로 분류하고 적절히 자원을 배분해야 하며 그 장점에 대해 소개해 드렸습니다.

다음 뉴스레터에서는 프로젝트 관리 시스템 구축 후 발생할 수 있는 보고 체계와 구체적 방법등에 대해 내용을 가지고 찾아뵙겠습니다. 앞으로도 창업가들의 성장을 돕는 유익한 정보를 제공하겠습니다. 

감사합니다.

엘킴 드림.

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