안녕하세요, 엘킴입니다.
지난번 뉴스레터에서 프로젝트성 업무와 반복 업무를 구분하고, 자원을 적절히 분배하는 방법에 대해 이야기했었죠? 오늘은 그 연장선에서, 스타트업이 반드시 갖춰야 할 프로젝트 관리 시스템 구축의 중요성과 이를 통해 얻을 수 있는 이점에 대해 알아보겠습니다. 지금부터 자세히 살펴볼게요.
시스템을 구축한다는 것의 의미
지난주에도 말씀드렸듯, 스타트업은 그 특성상 프로젝트성 일이 전체 업무의 50% 이상을 차지합니다. 따라서 프로젝트라고 규정된 업무를 관리하는 시스템이 반드시 필요해요. 사실, 이를 구축하는 데에는 생각보다 많은 비용이 들어가지 않아요. 다만 스타트업의 대표가 이것의 필요성을 정확히 인지하고, 조직에 시스템을 구축하겠다는 의지가 중요합니다.
시스템을 구축한다는 것은 무엇을 의미할까요? 이는 단순히 몇 가지 툴을 도입하는 것을 넘어서, 전반적인 관리 체계를 갖추는 것을 말합니다. 예를 들어, 프로젝트 관리 매뉴얼, 전결 규정 정비, 프로젝트 관리 툴 도입(App), 임직원 교육, 업무 성과에 따른 상벌 시스템, 프로젝트 리뷰 절차, 프로젝트 문서 템플릿 등을 구비하는 것을 의미하죠.
시스템 구축의 이점
이렇게 프로젝트 관리 시스템을 구축하고 나면, 한 가지 충돌이 발생할 수 있어요. 바로 회사의 조직도 상의 보고 라인(결재 라인)과 프로젝트 업무의 보고 라인(결재 라인)이 다르다는 점입니다. 이를 어떻게 해결할까요? 바로 두 업무의 결재 라인을 명확히 분리하는 것이죠.
- 프로젝트성 업무의 정의
프로젝트성 업무의 핵심은 보고 절차가 매우 슬림화된다는 것입니다. 일반적으로는 프로젝트 팀원 -> 프로젝트 리더(매니저, PL 혹은 PM) -> 프로젝트 심의 위원회 이렇게 3단계로 이루어집니다. 실제로 일을 해보면 프로젝트 리더를 포함한 프로젝트 팀과 프로젝트 심의위원회의 2단계로 간소화될 수 있죠. 얼마나 간단한가요? 또 하나 중요한 사실은 프로젝트 팀에서 일어나는 일은 조직도 상의 상위자가 간섭할 수 없다는 것입니다. 이는 매우 중요한 의사결정 체계로, 조직 전체의 효율성을 높이는 데 기여합니다.
- Task Force의 문제점
따라서 'Task Force'라는 용어가 적합한지를 간혹 생각하게 됩니다. 일의 내용을 보면 실제로 프로젝트성 일인데, 'Task Force'라는 우산을 씌우면 팀원의 조직도 상 상위자가 간섭을 하게 되죠. 이렇게 되면 팀원은 상위자의 말을 들어야 할지, 팀의 의견을 들어야 할지 헷갈리게 됩니다. 이런 혼란은 실제 결과물 산출보다는 정치적인 생각들을 하게 만들고, 이는 결국 업무 부담과 흥미 상실로 이어질 수 있어요.
프로젝트 관리의 매우 좋은 상황
프로젝트의 정의상 조직도 상의 계급장을 떼고 일을 진행하는 것이 중요합니다. 프로젝트 Go/NoGo의 결정은 오직 프로젝트 심의위원회에서 이루어져야 해요. 조직도 상의 상위자는 개입할 수 없죠. 예를 들어, 입사 5년 차인 대리가 프로젝트 리더가 되고, 유관 부서의 과장, 부장, 임원들이 프로젝트 팀원으로 참여하여 해당 프로젝트를 수행할 수 있어야 합니다. 그리고 프로젝트 심의위원회에 프로젝트 리더인 5년 차 대리가 해당 팀의 결과물을 보고하는 상황도 나올 수 있는 것입니다.
이렇게 회사 차원에서 업무를 프로젝트성과 반복되는 업무로 명확하게 분류하고, 그에 따른 매뉴얼과 보고 체계를 규정하면, 조직의 생산성은 종합적으로 향상될 것입니다. 대표는 프로젝트 진행 상황과 누가 얼마나 많은 업무를 수행하는지를 항상 파악할 수 있고, 직원은 본인이 회사에 얼마나 기여하는지를 명확히 알 수 있게 됩니다.
효과적인 인사 관리와 투명성, 근거
적절한 업무 분배가 가능해지고, 필요하면 외부 인력 충원 의사결정도 쉬워지며, 나아가서 임직원의 업무 평가도 용이해집니다. 인사가 투명해지면 직원들의 조직에 대한 충성심은 자연스럽게 올라가고, 전체적인 회사의 가치는 상승할 것입니다. 또한, 이는 인사관리 시스템 구축에도 큰 도움이 됩니다.
프로젝트 관리 시스템 비싸지 않나요?
프로젝트 관리 시스템이라고 해서 반드시 비싼 툴을 도입해야 하는 것은 아닙니다. 비용 효율을 고려한다면, 기본적으로 엑셀 같은 도구부터 최신 협업툴까지 다양한 옵션을 활용할 수 있습니다. 다만, 시스템 도입 전에 업무 규정의 명확한 이해와 대표자의 강한 관리 의지, 그리고 효율성과 생산성을 높이기 위한 기본적인 준비가 필요합니다. 이러한 준비가 갖추어져야만 시스템 도입 시 불필요한 비용과 시간 낭비를 줄일 수 있습니다.
마무리
대표님들, 하루빨리 프로젝트 관리 시스템을 도입하기 위해, 업무를 프로젝트성과 반복 업무로 구분하여 인력을 적절히 배치하십시오. 이것이 가장 중요합니다. 결국 일은 직원들이 하는 것이니까요. 시스템을 통해 조직 전체의 효율성과 생산성을 극대화할 수 있을 것입니다.
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