[데스크 9편] 가격표가 세 군데 있으면 사고가 난다

원장님 사정도 압니다. 가격은 수시로 조정되고, 이벤트도 열었다 닫았다 합니다. 바꿀 때마다 모든 직원에게 일일이 공지하기는 어렵습니다. 그런데 이 사고는 직원이 꼼꼼하지 않아서가 아니라 가격표가 여러 곳에 있어서 생깁니다. 해결도 간단합니다. 한 곳으로 모으면 됩니다.

원본은 하나, 고치는 사람도 한 명

원본을 한 곳으로 정하세요

가격표 원본을 딱 하나 정합니다. 데스크와 상담실이 같이 볼 수 있는 공유 문서 하나면 됩니다. 그리고 직원 개인 컴퓨터나 휴대폰에 따로 저장해 둔 가격표는 정리해 달라고 하세요. 원본 말고 다른 파일이 남아 있으면, 바쁠 때 누군가는 그 파일을 엽니다.

종이로 출력해 데스크에 둔다면, 출력본 맨 위에 기준 날짜를 적으세요. "2026년 10월 12일 기준." 날짜가 오래된 종이는 그 자체로 "확인해 봐야 한다"는 신호가 됩니다.

고치는 사람은 한 명입니다

원본을 고칠 수 있는 사람은 원장님이나 실장 중 한 명으로 정합니다. 여러 사람이 고치면 누가 언제 무엇을 바꿨는지 아무도 모릅니다. 원장님이 말로 가격을 바꿨다면, 그 말을 들은 사람이 아니라 정해진 한 사람이 원본에 반영합니다.

가격이 바뀔 때 함께 바꿀 곳

가격을 바꾸는 날, 원본만 고치면 끝이 아닙니다. 환자가 가격을 보는 곳은 생각보다 많습니다. 원본 문서 맨 아래에 이 목록을 붙여 두고, 바꿀 때마다 같이 확인하세요.

네 번째는 특히 챙기세요. 비급여 진료비는 환자가 볼 수 있게 게시해야 하고, 게시한 가격과 실제로 받는 가격이 다르면 문제가 될 수 있습니다.

그리고 바꾼 날 아침, 직원들에게 한 줄만 전하세요. "오늘부터 ○○ 가격 바뀌었어요. 원본 확인해 주세요."

이벤트에는 반드시 끝나는 날을 적으세요

가격 사고의 상당수는 끝난 이벤트에서 생깁니다. 이벤트를 시작할 때는 다들 알지만, 언제 끝났는지는 아무도 모릅니다. 온라인에는 이벤트 가격이 남아 있고, 환자는 그 화면을 캡처해 옵니다.

이벤트를 열 때는 원본에 시작일과 종료일을 같이 적고, 종료일에 위의 네 곳을 원래 가격으로 되돌립니다. 종료일 없는 이벤트는 만들지 마세요.

틀린 금액이 이미 나갔다면

원장님이 원칙을 하나 정해 두세요. 데스크가 그 자리에서 원장님을 찾지 않아도 되도록요.

병원이 잘못 안내한 금액이라면, 이번 한 번은 안내한 금액을 받는다.

그리고 그 일을 짧게 기록해 원본이 어디서 어긋났는지 찾습니다. 차액은 손해지만, 그 자리에서 환자와 실랑이하며 잃는 신뢰보다는 작습니다. 이 원칙이 있으면 데스크 직원도 원장님 눈치를 보지 않고 바로 정리할 수 있습니다.

데스크의 할인 권한도 정해 두세요

데스크와 코디는 원칙적으로 할인을 결정하지 않습니다. 원장님이 미리 정한 고정 할인(재방문, 지인 소개처럼 조건이 분명한 것)만 적용하고, 그 밖의 할인 요청은 실장이나 원장님에게 넘깁니다. 할인 권한을 누가 어디까지 갖는지는 상담실장 시리즈의 할인 편에서 자세히 다뤘습니다.

데스크가 할인 요청을 받았을 때 쓸 말도 정해 주세요.

"할인은 제가 결정할 수 있는 부분이 아니라서요. 실장님께 확인해 보고 말씀드릴게요."

다음 편 예고

원장님이 주말을 들여 만든 매뉴얼이 있습니다. 그런데 신입은 매뉴얼 대신 옆 사람에게 물어보고, 매뉴얼에는 손글씨 메모가 늘어 갑니다. 다음 편은 공들여 만든 매뉴얼, 왜 직원이 안 볼까를 다룹니다.

▶ 레터의 내용은 일반적이고 가장 기초적인 안내를 기준으로 합니다.  병원운영 시 직원관리에 관한 고민은 원장님 혼자 하지 마시고, 닥터오너스클럽에 문의하세요. 

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