지난주 레터에서는 회의와 관련한 단어 몇 개의 의미를 뜯어 보았는데요.
간단히 회의란 두 사람 이상이 의사결정이라는 목적을 가지고 논의하는 것이고, 의사결정이란 반드시 실행이 따라야 한다 했는데요.
목적과 목표가 다른 건 알지만 혼재되어 현실에서는 많이 쓰입니다. 어쨌든 목적은 뭘 하고자 하는 일과 그 방향을, 목표는 그 목적을 이루려 하는 구체적 대상이라고 구분하죠. 다시 정리하면 목적은 바라는 상태나 방향, 목표는 구체적인 방법.
여기에서 이전 글과 연결해 보면 목적의 방향과 목표의 구체적 방법은 곧 실제 행하기 위한 것으로 귀결됩니다. 그래서 다시 한 번 회의의 최종 목적은 의사결정에 그치지 않고 실행이 되는 거죠.
그래서 이제부터는 「회의=의사결정+실행」이라 간단히 정의하겠습니다.
회의나 보고에 대해서는 오랜 기간 기업의 업무 생산성과 효율성을 떨어뜨리는 혁신의 대상으로 다루어져 왔습니다. 대부분의 관련 자료들은 회의의 목적, 목표 명확화, 참석자 최소화, 긴 회의 지양, 보고서 지양, 회의록 작성 및 공유 등으로 대동소이 합니다.
이번 프로브톡 시리즈는 다르냐 하면 그렇진 않겠지만 이 주제를 다루기로 한 것은 좀 다른 관점에서 접근해 보자 했기 때문이에요. 많은 사례에서 회의문화 혁신 활동이라 일컬어지는 일들은 되려 현업에 부담만 가중시켰습니다. 업무혁신이라는 명목 하에 그간 회의는 회의라는 그 자체의 스킬로만 본 건 아닐까..
우린 리더라 하면 직책자를 떠올립니다. 각자의 일에서 모두가 리더다, 셀프리더십이다 강조하지만 조직에서 리더는 직책자라는 인식이 강합니다.
회의도 리더가 주재할 때가 대부분일테니 회의에 피로도가 쌓이면 리더에게로 화살이 향하는 게 어쩌면 당연할 지도 모르겠습니다.
그런데 모든 회의가 직책자가 주재하진 않지요. 결국에 보고라인에 따라 리더를 향해도 그 과정상의 다양한 회의는 꼭 직책자의 주관은 아닙니다.
그럼 개별 회의의 주관자가 있을 겁니다. 실무자들끼리 갑자기 이것 좀 논의해 보자 해서 주관자가 모호해질 수 있지만 이때도 분명 누군가는 좀 더 해당 회의 내용에 밀접한 사람이 있겠죠.
회의의 목적과 목표를 명확히 해야 한다!
당연한 말인데 왜 강조하냐.
바로, 직책자는 물론이고 직책자가 없어도 회의의 주관자가 누구인지를 정하고 모두가 인식하는 게 더 선행되어야 한다는 말을 하고 싶어서에요.
리더라는 말이 직책자를 보통 일컫는다지만 그 외에도 리더라는 말을 남용하고 있는 건 아닐까요? 삶의 리더, 과제의 리더, 조직의 리더, 일의 리더... 그리고 회의의 리더.
그리고 리더와 리더십이란 말에 너무 많은 책임과 의무를 몰아 넣는 경향도 있죠. 그래서 직책자에게 회의의 모든 화살도 필요 이상 보내는 지도 모르겠습니다. 리더, 리더십엔 너무 많은 역할과 정성적이고 감정적 부분까지 기대하니까요.
그래서 저는 이렇게 정리해 보려 해요.
회의의 리더 X, 회의의 주관자를 명확히 하자. 여기에 담당자까지.
주관한다라는 건 어떤 일을 책임지고 맡아 관리한다는 의미입니다. 직책자가 아니어도 회의를 소집한다면 그게 바로 주관자입니다. 리더가 뭐 좀 해봐라며 A에게 지시했다, A가 관련해 사람들을 모아 회의를 한다? 그럼 A가 주관자가 됩니다.
아니, 리더가 시킨 건데 주관자가 왜 A냐? 회의의 출발은 리더였을지 모르나 실제 회의를 소집하고 사람들과 논의를 하는 건 A니까요. 그러니 회의의 주관자는 A가 되어야 한다는 거죠.
이걸 놓치면 A의 역할과 책임은 쉽게 간과됩니다. 아무리 리더가 시키고 무리한다 해도 회의 현장의 리소스 관리는 A가 관리해야 하는 거죠.
애초에 리더가 불필요한 아젠다를 강요하고 회의를 하라고 시켰다, 리더가 리소스 낭비를 지시한 거 아닌가 한다면?
A의 역할이 여기에 있는 건데요.
"이 회의 왜 하는 거에요?"에 불만 잔뜩 어려 A도 "뭐, 하라고 하니까" 해버린다면?
회의의 목적과 그 의미, 즉 Why부터 꼬여 버리는 거죠.
회의의 주관자가 목적과 목표를 명확히 해야 하는 게 가장 중요한 출발점인데 이걸 주관자 자신부터 정리해 둬야 하는 겁니다. 리더에게 동의하지 않아도 정확히 뭘 원하는지, 이걸 왜 해야 하는 건지 묻고 설사 리더가 일단 던지고 봤다 해도 정말 회의가 필요한지, 그 회의에 다 모여야 하는지를 소화해 일을 진행해야 하는 거죠. 그 과정에서 리더가 그냥 시키는 거나 하랄 수도 있겠죠. 그러나 시도는 해야 하는 거고, 명분을 끌어내고 본인도 찾아야 하는 그 과정을 흔히 간과합니다.
그럼 가장 쉬운 게 '일단 모여'가 되는 거죠. 내것으로 한 번 소화시킨 후 고민을 해보면 회의 여부, 회의 참석자, 시간 등이 달라질 수도 있습니다. 주관자의 자기 역할 인식 없는 '일단 모여' 회의가 너무 많은 건 아닌가요?
주관자의 역할과 책임은 본인이나 참석자 모두 얼마나 인식하고 있는 걸까요?
그리고 각 회의의 주관자는 누구인가요?
주간업무, 월간업무 회의에 임원이나 팀장이 이끌어가고 있다? 그럼 그 회의의 주관자가 임원이고 팀장인 걸까요? 이 질문을 해본 적은 있을까요?
조직문화와 HR에도 트렌드가 있기 마련인데요.
회의는 가장 고루한 주제이면서 요즘 화두는 아님에도 회의라는 키워드로 이야기를 하기로 한 이유. 가장 흔하지만 리더십과 R&R, 역량이란 중요한 키워드가 결집되어 있는 동시에 가장 느슨하고, 간과되고 있는 현장이기도 해서입니다.
다음 레터에서는 루틴한 회의의 주관자 이야기를 좀 더 해보겠습니다.
태풍 소식이 있던데 모쪼록 피해 없길 바라며, 남은 이번주도 화이팅이에요 ^^
댓글
의견을 남겨주세요