[프로브톡 S2-Ep.10] 회의의 재정의 ④

지난 주 회의 주관자의 역할 인식을 이야기 했습니다.

오늘은 가장 역할 인식이 낮은 집단, 회의 참석자에 대해 짧게 이야기 하려 해요.

회의의 최종 의사결정권자인 리더, 주관자의 역할이 가장 중요하다지만 이건 좀 더 들여다 볼 필요가 있습니다. 누구의 역할이 더 많냐 적냐의 절대적 비중이 아니라 질적 측면에서 각자의 역할이 충실해야 한다고 봤을 때 모두가 자기의 100%를 해줘야만 하니까요. 

다만 그러기 위해 누가 먼저, 얼마나 뭘 하느냐의 문제일 뿐이죠. 

리더는 이걸 왜 하는지, 어떤 배경에서 나왔고 뭘 고려하고 있으며 그에 따라 어떤 걸 해야 하는데 뭐가 필요하니 이 회의를 한다, 그러니 누구누구를 참여시키고 뭘 도출해야 하느냐의 가이드가 가장 큰 역할, 최종적으로 도출된 논의 내용에 의사결정을 하는 것까지. 

주관자는 리더의 역할을 정확히 이해하는 것, 그 이해를 위해 리더가 미흡해도 끌어내는 것, 그런 다음 목적에 맞게 회의를 진행하는 것.

그럼 참석자는?

주관자가 앞의 내용들을 정확히 전달하고 있는지, 내가 이 회의에서 뭘 하면 되는지, 주관자의 회의 자료 요청을 적절하고 기한 내 팔로업 하는지를 적극적으로 확인하고 대응해야 하는 거라 할 수 있겠습니다. 때론 내가 호출은 되었지만 이 회의에는 나보다 누가 적절하다 판단하는 것, 뭘 하려는 회의인지 불분명하다면 정확한 설명을 요구하고 이해하려 하는 것, 회의 참석 시 누군가가 일방적으로 말하고 내게 애초 요구했던 역할이 수행되기 어렵다 생각하면 발언을 요청하고 의견을 내는 것이 큰 축이겠습니다.  

특히 한 조직 내 회의가 아니라 부서 간 회의, 다 부서 회의일 때가 여기에 속하는데요. 동일 조직 내에서는 위계가 확실하니 리더가 호출하면 내가 아니라 다른 사람이다 뭐 이런 얘길 하긴 현실적으로 어렵기도 합니다. 하지만 부서 간 회의라면 좀 다르죠. 타 부서에서 소집한 회의의 목적이 타 부서에서는 중요하지 않을 수 있습니다. 타 부서에서 부른 사람이 이 일에 가장 적합한 사람이 아닐 수도 있구요. 

그럼에도 그저 회의 호출되었다 귀찮아 하거나 뻔한 회의 한다고 뒷담화가 더 흔합니다. 사전 자료를 요청하면 최대한 미루거나 직전에 줄 때도 많죠. 물론 이건 주관 부서에서 참석자의 상황을 고려 않고 본인 입장만 생각하며 무리하게 요구할 때도 많긴 해요. 그런데 말이죠. 정말 무리라면 참석자들과 회의 전 준비 기간 조율, 자료 조율, 일정 조율을 건의할 수도 적극적으로 주도할 수도 있습니다. 그러나 이런 사람을 지난 20여 년 간 거의 못 본 거 같네요.  

일하는 사람들은 본인의 시간을 어디에 쓰는지, 그게 얼마나 가치 있는지에 예민할 필요가 있습니다. 단, 그래서 시간 아까우니 싫다, 대충한다가 아니라 어차피 해야 한다면 이렇게 하면 어떠냐는 효율적이고 생산적인 방안을 고민하는 게 가장 중요합니다. 

무슨 오지라퍼냐 할 수 있어도 내 시간을 잘 쓰기 위한 진심은 후자의 행동이 있어야 진심인 거죠. 피할 수 있으면 피하고 불가피 하다면 그 시간을 최대한으로 잘 쓰는 방법요. 

참석자가 아니라 말 그대로 참여자로서의 역할 인식이 필요합니다. 

결혼식 참석, 모임 참석, 강의 참석.. 참석은 소극적으로 물리적 자리에 있다고 볼 수 있습니다. 

하지만 참여는 한자로 參與, 참석할 참+더불 여/줄 여의 의미를 가집니다. 어떤 일에 끼어 들어 같이 한다는 의미죠. 단순히 출석한다는 참석과 달리 참여나 참가란 일에 관계해 개입한다는 적극적 행동을 포함합니다. 

당신이 회의의 참석자라면 부르니 가고 앉아 있는 사람일 것이고, 참가자나 참여자가 된다면 회의를 주재하기도 하고 적극적인 의견개진을 해야 한다는 의미이기도 합니다. 

소모적이다, 부르니 어쩔 수 없이 가는데 같은 말은 스스로 참석자라고 포지셔닝 하는 것이고 일하는 사람으로서 본인의 가장 중요한 자원인 시간, 회사 입장에서는 비용을 낭비하는 것과 다름 없을 수도 있습니다. 

때문에 참여자가 된다는 것의 의미를 인식해야 회의가 잘 돌아갈 수 있다는 거겠죠. 

우리가 돈을 내고 뭔가에 투자했다면?

가서 참석만 하진 않을 겁니다. 회사에 투자 했다고 가정하면 꼼꼼하게 따져보고 가서도 이런저런 질문과 의견을 내겠죠.   

마지막으로 참여자의 역할 인식에 포함되어야 하는 핵심은 회의의 결과가 제대로 수행되고 있느냐를 확인하고 독려하는 것이라 하겠습니다. 

열심히 회의에서 투자자로 의견을 냈다 칩시다. 그래서 어떤 회사에 언제 얼마를 내기로 결정했어요. 그럼 여러분은 그 결정만으로 더 이상 신경 쓰지 않고 잊어 버리시나요?

실제로 그렇게 투자가 잘 되었는지, 투자 후 그 회사가 잘 돌아 가는지 궁금해 하고 점검할 겁니다. 투자 권유자에게도 왜 추천하냐, 그럼 되냐 안 되냐 질문도 잔소리도 많아질 거구요.

회의도 자원의 투입인데 회의 후 참석자들은 돈 냈으니 난 몰라 하는 희한한 투자자에 적용해도 별로 다른 거 같지 않아요. 투자할 일이 있으면 여기저기서 나를 부르는데 참석자로서의 역할만 한다? 이걸 호구라 하죠. (호구는 표준말!) 자매품으로 핫바지란 표현도 합니다. 

직장인이 자신의 자원을 투자와 비용에 적용해 본다면 내 노동을 호구잡히고 있는지 아닌지 쉽게 이해할 수 있겠죠. 부가적인 말은 굳이 하지 않아도 아실 거 같으니 호구란 단어나 한 번 짚고 마무리 해보겠습니다. 

여러분은 회의의 호구인가요?

여러분은 회의에 참석하시나요 참여하시나요? 

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일하는 사람과 조직과 함께 합니다