(공지) 오픈카톡방 입장 안내
저번 콘텐츠에서 말씀드린 것처럼 소통하고 함께 이야기나눌 수 있는 공간을 만들었어요!
- 링크 : https://open.kakao.com/o/gQ8ni1og
- 업무와 커리어, 삶에서 궁금한 점, 고민을 나누고, 함께 해결해나가는 데 도움이 될 수 있도록 운영할 계획입니다!
- 콘텐츠 관련해서 궁금한 부분, 다뤘으면 하는 내용에 대해서도 말씀해주세요! (피드백도 환영입니다!)
회의(미팅)이 만족스럽게 끝나는 일은 좀처럼 없는 것 같아요.
잘 준비되지 않은 아젠다, 관련 없는 이야기로 보내는 많은 시간들, 결론 없는 마무리 등...
이는 회의의 주최자나 진행자의 문제이거나 조직의 업무 시스템과 프로세스가 제대로 갖춰지지 않았기 때문일 수 있습니다.
그렇기에 많은 조직에서는 회의록을 개선하거나 미팅의 진행 방식에 대한 가이드를 제공하는 방식으로 대응하곤 해요.
- 개선방안으로는 아마존의 6-pager가 언급되기도 하지만 이는 실행 난이도가 높고 구성원들의 문서 작성 역량이 갖춰져야 한다는 제한이 있죠.
- 그 외에는 회의의 목적과 목표(아젠다를 공유하기 위함인지, 무언가를 의사결정하기 위함인지 등)을 명확히 하는 것, 참여자의 역할(조언자, 의사결정자 등)을 명확히 하는 것, 필요한 사람만 초대하기, 미팅 시간과 발언시간 제한하기 등 다양한 방법이 제안되고 있어요.
하지만 문제는 우리 대부분이 회의를 주최하거나 진행하는 사람이 아니라 단순히 참여자라는 점이에요.
게다가 성격이나 성향 때문이든, 조직의 문화가 경직되었든 바른말을 하는 것이 부담스러운 경우(심리적 안전감이 낮을 때)에는 어떻게 할 수 있을까요?
오늘 콘텐츠에서는 만족스럽지 않은 회의를 개선하기 위해 할 수 있는 행동을 시점별, 난이도(?) 별로 소개해 드릴게요!!
(HBR의 How to Improve a Meeting (When You’re Not in Charge)를 참고하여 작성되었습니다.)
세 가지 시점과, 세 단계의 심리적 안전감 수준
오늘은 그 누구라도 실행해 볼 수 있는 회의 개선 가이드를 시점과 심리적 안전감을 기준으로 구분해서 소개해 드릴 거예요.
심리적 안전감은 간단히 이야기하면 솔직한 표현을 해도 괜찮다고 느끼는 상태를 의미해요.
요즘 많은 조직이 심리적 안전감을 중요한 가치로 여기지만, 실천할 수 있는 환경인 곳은 많이 없다는 점이 아쉽습니다.
우리가 이 웹툰의 주인공이 아니더라도, 미팅에 자연스럽게 개입해 개선할 수 있는 방법은 이렇게 구분해 볼 수 있어요.
- 시점 : 회의 시작 전, 회의 중, 회의 끝난 후
- 심리적 안전감 : 낮음, 있음, 충분함
시점의 경우
- 회의 시작 전 : 미팅의 주최자가 미팅 전에 필요한 액션을 취할 수 있도록 하는 방법을 소개해요.
- 회의 중 : 회의가 혼란스러운 상황일 때, 이를 바로잡기 위해 취할 수 있는 행동을 소개해요.
- 회의 끝난 후 : 회의의 결론이 실행될 수 있도록 하는 행동을 소개해요.
심리적 안전감의 경우
- 낮음 - 시도해 봄직한 방법 : 문제나 요구사항을 에둘러 표현하는 방법을 소개해요.
- 있음 - 해결책 제안 : 문제는 다소 모호하게, 요구사항은 명확하게, 하지만 질문을 통해 부탁 혹은 제안의 형태로 이야기해요.
- 충분함 - 명시적인 요청 : 문제와 해결책 모두 명확하게 이야기하며 권유나 부탁이 아닌 요청의 형태로 이야기해요.
이어지는 내용에서 내가 이 정도는 해볼 수 있겠다 싶은 행동을 골라서 다음에 한 번 시도해 보세요!
그리고 알려주세요! 어떤 효과가 있었는지...!!
회의 시작 전
당연하지만 시기 상으로는 회의 시작 전에 많은 것을 바로잡는 것이 가장 좋아요.
내가 처한 상황
- 이틀 후에 진행되는 중요한 회의에 초대받았지만, 구체적으로 어떤 내용으로 회의가 진행되는지 참고자료를 받지 못했어요.
- 그래서 주최자에게 이메일, 슬랙 메시지 등을 보내서 이를 요청하고 싶어요.
심리적 안전감 수준별 방안
- 낮음 - 시도해 봄직한 방법 : 안녕하세요 희진님. 이번 주 금요일 미팅에 초대를 받아서 미래 고민해 보고 준비해 보고 싶어서 메시지 드립니다. 제가 도울 수 있는 일이나 미리 준비할 수 있는 것이 있는지 궁금합니다! 감사합니다 😊
- 보통 - 해결책 제안 : 안녕하세요, 희진님! 이번 주 금요일 미팅 관련해서 준비하려고 하는데, 궁금한 점이 있어서요! 미리 공유해 주실 수 있는 자료나 제가 숙지하면 좋을 내용이 있을까요? 감사합니다! 👍🏻
- 충분함 - 명시적인 요청 : 안녕하세요, 희진님. 이번 주 금요일 미팅이 있는데, 당일 결정 혹은 논의될 아젠다나 자료가 공유되지 않은 것 같아요. 회의가 생산적으로 진행될 수 있으려면 미리 고민해가는 것이 필요할 것 같은데, 회의자료를 공유해 주실 수 있을까요?
회의 중
우리는 트리위저드 대회의 살아있는 미로처럼 혼란이 가득한 회의를 경험해 본 적이 있을 거예요.
주제에 벗어난 이야기를 한다거나, 갑자기 등장한 다른 아젠다가 주요 아젠다가 되어버리는 상황 같은 것들이요.
이때는 흐름을 다시 가져오기 위해 시도해 보는 것이 필요해요.
내가 처한 상황
- 회의가 진행 중인데, 회의 중 두 명의 참가자가 주제에서 벗어난 아젠다로 논의를 진행하고 있어요.
- 모두가 혼란스러워 보이지만, 회의를 진행하는 사람 혹은 다른 사람들도 별다른 말은 하지 않고 있어요.
심리적 안전감 수준별 방안
- 낮음 - 시도해 봄직한 방법 : 저, 오늘 미팅 아젠다가 어디까지 다뤄진 상황인지 알 수 있을까요? 제가 중간에 흐름을 놓친 것 같습니다. (일반적으로 이런 발언은 누군가의 발언이 막 끝났거나, 다른 사람들도 혼란스러워하는 것 같을 때 하는 것이 가장 효과적이에요!)
- 보통 - 해결책 제안 : 시혁님 지원님, 지금 말씀하시는 내용은 오늘 미팅 아젠다와는 다소 관계가 없는 것 같아요. 하지만 그 자체로는 충분히 중요한 주제인 것 같아서, 말씀 중인 주제는 다음 미팅이나 별도로 시간을 잡아서 따로 논의해 보면 어떨까요?
- 충분함 - 명시적인 요청 : 지금 미팅에서 다뤄져야 하는 아젠다에서 많이 벗어난 것 같고, 이러다간 오늘 다루기로 한 아젠다를 다루기에도 시간이 부족해질 것 같습니다. 일단 오늘 아젠다에 집중해서 논의를 진행할 수 있을까요? 지금 논의되고 있는 주제는 다음 미팅의 아젠다로 넘기면 좋을 것 같고요.
회의 끝난 후
회의가 끝난 후에는 후속 액션이 따라오죠.
의사결정을 위한 회의였든, 공유나 논의를 위한 회의였든 말이에요.
일반적으로는 회의가 끝난 후 필요한 후속조치를 취해, 논의된 내용이 추진될 수 있도록 챙겨야 하지만, 그렇지 못한 상황이라면 어떻게 해야 할까요?
내가 처한 상황
- 금요일 회의가 끝나며, 회의 주최자가 오늘 중에 프로젝트 진행과 관련된 액션아이템을 정리해서 공유하기로 했어요.
- 하지만 화요일 오전까지도 별다른 연락이 없네요.
심리적 안전감 수준별 방안
- 낮음 - 시도해 봄직한 방법 : 안녕하세요 희진님! 오늘 지난주 회의 관련해서 잠깐 이야기 나눌 수 있을까요? 회의록을 다시 보면서 업무 계획하고 있는데, 저희 후속 액션이 어떻게 진행되어야 하는지 잘 모르겠어서요. 미리 감사드립니다! 🙏🏻
- 보통 - 해결책 제안 : 안녕하세요 희진님. 저번 회의 이후 프로젝트 추진 액션 아이템 관련해서 공유해 주시기로 했는데 아직 연락이 없어서 메시지 드립니다! 혹시 제가 도와드릴게 있을까요? ☺️
- 충분함 - 명시적인 요청 : 안녕하세요 희진님. 지난주 금요일에 프로젝트 후속 액션아이템 관련해서 공유 주셨어야 했는데 아직 연락이 없어서요. 다음 미팅 전까지 논의된 내용을 진행하려면 저희끼리 체크인 일정이라도 가지는 게 좋을 것 같은데 오늘 언제가 괜찮으세요? (이런 종류의 대화는 혹시나 오해의 소지가 생기지 않도록 메시지보다는 대면해서 이야기하는 것이 좋아요!)
누군가에게 아쉽거나 싫은 소리를 하는 것은 늘 쉽지 않습니다.
특히 심리적 안전감이 낮을 때에는 더 그렇죠.
하지만 심리적 안전감이 낮더라도, 적어도 내가 미팅에서 느낄 좌절을 컨트롤하는 방법은 찾을 수 있어요. 더 나아가서 별다른 프로세스나 시스템 없이도 미팅을 개선하게 될 수도 있고요.
이전에도 전략에 대해서 말씀드리면서 통제할 수 있는 것만 통제하고 통제할 수 없는 것에는 대응해야한다는 이야기를 드린 적이 있는데요.
오늘 콘텐츠도 비슷한 맥락에서 이해해볼 수 있을 것 같아요.
지난번 팟케스트 내용을 요약해 소개드린 🦄 경영진과 조직에 대한 환멸에서 벗어나 자신을 되찾은 사람의 이야기에서의 솔루션도 비슷한 맥락으로 전해드렸던 것 같아요.
오늘 소개해 드린 내용은 쉽지만 마음만 먹으면(작은 마음, 중간 마음, 큰 마음) 시도해 볼 수 있는, 회의를 개선하는 방법이었습니다.
평소에 회의에서 느꼈던 감정은 무엇이었는지, 그리고 어떤 해결책을 갖고 있는지 공유해 주시면 다른 분들에게도 도움이 될 것 같아요! 👍🏻
(공지) 오픈카톡방 입장 안내
저번 콘텐츠에서 말씀드린 것처럼 소통하고 함께 이야기나눌 수 있는 공간을 만들었어요!
- 링크 : https://open.kakao.com/o/gQ8ni1og
- 업무와 커리어, 삶에서 궁금한 점, 고민을 나누고, 함께 해결해나가는 데 도움이 될 수 있도록 운영할 계획입니다!
- 콘텐츠 관련해서 궁금한 부분, 다뤘으면 하는 내용에 대해서도 말씀해주세요! (피드백도 환영입니다!)
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