맥킨지가 정의한 효과적인 회의란?

두 달 전 별다른 권한 없이 지지부진한 회의를 개선할 수 있는 상황별 가이드라는 콘텐츠를 통해 회의를 개선하기 위해 힘없는 우리도 시도해 볼 수 있는 방법들에 대해서 공유한 적이 있어요. 

오늘은 맥킨지의 How to run effective meetings라는 아티클의 내용을 바탕으로 효과적인 회의를 만드는 방법에 대해 공유해 보려고 합니다. 

조금은 원론적이라고 느끼실 수도 있지만, 개인적으로는 효과적인 프레임워크로 활용하실 수 있을 거라고 생각합니다. 

오늘 콘텐츠는 통해 회의를 만들기 전, 그리고 만드는 과정에서 어떤 질문과 생각을 해야 할지에 대해 실천해 볼 수 있는 가이드가 될 수 있을 것 같습니다! 

회의를 시작하기 전에 해야 하는 질문들 

회의는 기본적으로 사람들이 모여서 의견을 나누는 것을 의미해요. 

그렇기에 회의를 한 시간 진행한다는 것은 조직의 관점에서는 “모인 사람의 수 * 1시간"이라는 리소스가 기본적으로 투입되는 활동이죠. 

그리고 이를 재무적으로 환산한다면 참여하는 사람이 누구냐에 따라 엄청난 비용으로 계산될 수도 있겠죠. 

따라서 개인적으로는 회의를 진행하는 것은 꽤나 신중한 일일 필요가 있다고 생각해요. 참여한 모든 사람들은 다른 사람의 시간에 대해 책임감을 느껴야 하는 일이기도 하고요. 

그러면 효과적인 회의는 무엇이고 그렇지 않은 회의는 무엇일까요? 

효과적인 회의는 더 나은 의사결정으로 이어지고, 효과적이지 못한 회의는 근본적으로 비효율적이며 사람들의 시간을 낭비하고 조직의 산만함과 혼란을 부추기죠. 

따라서 회의를 할 만한 것에 대해 회의를 하는 게 필요한 것 같아요. 

이런 맥락에서 맥킨지의 아티클에서는 회의 일정을 잡기 전에 세 가지 질문을 해보라고 이야기해요. 

회의를 해야 하는 걸까요? 

주기적인(반복적인) 미팅은 특히 기존의 목적에서 변질되어 진행될 확률이 높아요. 따라서 이해관계자와 논의해 회의의 빈도를 조정하는 것이 필요할 수도 있어요. 

혹은 회의를 통해 논의를 진행해야만 하는 것인지, 아니면 개인에게 의사결정을 요청해 진행하는 것이 좋을지 고민해 보는 것이 필요해요. 

앞서 이야기한 것처럼 회의는 조직의 리소스를 사용하는 일이기에 예산을 사용하는 것과 같이 유한한 자원으로 인식하는 것이 중요해요. 

이 회의는 무엇을 위한 것일까요? 

회의를 해야 한다(사람들이 모일 필요가 있다)는 결정이 되었다면, 회의의 목적을 명확하게 정의할 수 있어야 해요. 

이는 회의의 아젠다나 주제를 의미하는 질문이라기보다는 회의에서 이루어지는 활동과 결과가 무엇인지에 대한 부분이에요. 

따라서 회의 전에 자료를 정리하고, 미리 배포하며, 회의의 필요성에 대해서 검토하는 과정이나 이 과정을 수행/검토할 담당자가 필요할 수도 있어요. 

이 내용은 뒤에서 조금 더 자세히 다뤄볼 예정이에요. 

참석자들의 역할은 무엇일까요? 

회의에 참석한 사람들은 각자의 역할이 있어야 해요. 그렇지 않다면 회의가 끝난 후 결과를 공유 받는 것으로도 충분할 수 있어요. 

예를 들면 의사결정을 위한 회의인데 회의에 의사결정할 수 있는 사람이 없다면, 그 회의에 참석한 사람들은 의미 없는 시간을 보내게 될 수도 있겠죠. 

이 내용에 대해서도 뒤에서 조금 더 자세히 다뤄볼게요. 

회의의 목적 세 가지 

회의는 크게 세 가지 유형으로 구분될 수 있어요. 

의사결정 회의 

의사결정 회의는 분기별 사업 검토와 같은 일상적인 의사결정이나, 투자에 대한 의사결정과 같이 복잡하고 불확실한 의사결정 모두가 포함됩니다. 

효과적인 의사결정을 빠르게 내리기 위해서는 의사결정자가 누구인지 명확히 하는 것이 중요해요. 

중요한 부분은 이 유형의 회의는 모두의 동의가 없더라도 회의의 최종적인 결과로 의사결정이 이루어지도록 해야 하죠. 

창의적 솔루션 도출 또는 업무 조정 회의

이 유형의 회의는 신규 제품과 관련된 혁신 세션과 데일리 체크인과 같은 일상적인 업무 세션이 포함됩니다. 

특히 혁신 세션에서는 리더 혹은 누군가가 지시(무엇을 해야 한다는)를 하는 대신 참여자들이 논의하고 아이디어를 발전시킬 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 

대부분의 혁신 세션은 논의가 진행된 후에 잠재적 솔루션을 도출한 후 의사결정 회의를 진행할 필요가 있어요. 반면 일상적인 업무 세션의 경우 다음 스텝의 업무를 진행하는 것으로만 이어져도 충분할 수 있어요. 

정보공유 회의 

정보공유 회의는 많은 경우 회의의 가치가 한정적이라고 여겨지는 편이에요. 메일이나 메시지, 혹은 다른 방식을 통해 진행될 수 있기 때문이에요. 

하지만 정보에 대한 관점과 해석을 공유하거나, 민감 정보를 다루는 경우에는 유용하게 활용될 수 있죠. 

넷플릭스 같은 경우에는 회의 시간을 30분으로 제한하고 일방적인 정보 공유는 회의가 아닌 다른 방식으로 진행하도록 했다고 해요. 그 결과 회의를 65% 이상 줄였고 직원의 85% 이상이 이 접근 방식을 선호했다고 해요. 

이러한 회의의 주요 목표는 회의에서 공유되는 새로운 정보에 대한 인지 수준을 높이는 데 있어요. 

회의 참석자의 역할 

역할에 대한 논의는 다양한 프레임워크에서도 찾아볼 수 있어요. 프로젝트와 관련해서는 RACI 매트릭스라는 개념도 있어요. 맥킨지에서도 비슷한 관점에서 회의 참석자의 역할을 네 가지로 구분해서 설명하고 있습니다. 

의사결정자(Decision maker) 

의사결정자는 역할 이름에서 알 수 있는 것처럼 투표권을 가진 유일한 사람(들)이어야 하며, 적절하다고 생각되는 대로 결정할 권리를 가지고 있어야 해요.

하지만 그만한 권한을 갖고 있는 만큼, 의사결정의 결과에 대한 책임을 가져야 하며, 의사결정을 할 때는 회의에 참석한 사람들의 의견을 경청한 후에 의사결정을 해야 하겠죠. 때로는 자신의 생각이나 선호와 다르다고 할지라도요. 

자문가(Adviser)

자문가는 의사결정을 위해 필요한 정보, 경험과 의견, 을 제시함과 동시에 논의의 방향성을 설정하고 합의를 도출하는 과정에서 중요한 역할을 수행해요. 

그렇기에 이 역할을 수행하는 사람은 조직의 방향성 혹은 의사결정 그 자체에 대해서 충분히 이해(전문성)하고 있어야 해요.

자문가는 최종 결정을 하고 그 결과에 대한 모든 책임을 지는 의사결정자와는 달리 의사결정 과정에 대한 책임을 가지고 있다고 할 수 있어요. 

추천가(Recommender)

추천가는 기본적으로 의사결정(회의) 자체에 깊게 관여한다기보다는 회의 전 단계에서 역할을 수행해요. 

의사결정을 해야 하는 문제나 사안에 대한 데이터(분석)와 대안(선택지)를 제시하는 역할이에요. 

의사결정을 하는 과정(조직의 방향성과 부합하는지, 의사결정에 필요한 내용이 논의되는지 등)에 대해 책임을 갖는 조언가와는 달리, 의사결정해야 하는 안건 그 자체에 대한 책임을 갖고 있다고 할 수 있어요. 

실행 파트너(Execution partner)

실행 파트너는 결정을 위한 인풋을 제공하지는 않지만, 의사결정이 구현되는 데에 깊게 관여해요. 실무와 가장 가까운 역할이라고 할 수 있어요. 

의사결정에 직접적으로 참여하는 역할은 아니지만 회의에 참여해야 하는 이유는 의사결정이 이루어지기 전에 실행 가능성에 대한 의견을 제시할 수 있으며, 의사결정의 맥락에 대해서 더 자세히 이해할 수 있기 때문이에요. 

명확한 회의의 목적과 회의 참여자의 명확한 역할이 정의된다면, 효과적인 회의도 꿈같은 이야기만은 아닐 거예요. 물론 많은 연습이 필요할 것이고, 우리 조직에 적합한 방식으로 다른 역할(혹은 역할의 조정)이 필요할 수도 있겠지만요.

회의 참여자들이 명확한 목적을 이해하고 자신의 역할을 파악하고 있다면(그리고 그것을 사전에 알렸다면), 회의를 진행하는 과정에서 더 목적에 부합하는 이야기를 할 수 있도록 유도하거나 역할을 제대로 수행할 수 있도록 피드백할 수 있을 거예요. 

오늘 콘텐츠는 처음에도 말씀드렸던 별다른 권한 없이 지지부진한 회의를 개선할 수 있는 상황별 가이드와 함께 보신다면 조금 더 내가 해야 하는 행동이 무엇일지에 대해서 생각해 보실 수 있을 것 같습니다! 

앞으로 진행되는 회의에서 좌절이나 혼란, 낙담과 같은 부정적인 감각보다는 전진과 발전과 같은 긍정적인 감각이 가득하시길 바라봅니다. 

🙏🏻 오늘의 콘텐츠가 일상의 수많은 고민들 중 하나라도 해결할 수 있는 실마리가 되어주었기를 바랍니다.

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