💪🏻 중간관리자를 위한 회의 운영 방법 (1)

AI로 인해 중간관리자가 사라질 것이라는 이야기에도 불구하고, 아마 전략과 실행의 가교, 경영과 실무의 연결, 구성원의 성과와 역량 향상을 담당하는 위치는 여전히 중요하지 않을까 싶어요. (물론 그 수는 조금 줄어들고, 구체적인 역할은 달라져야 할 수 있겠지만요.) 

그리고 중간관리자가 필요한 환경은 여러 사람이 하나의 목표를 달성하기 위해 협업하고 있을 것이고, 그 안에서 회의는 필수적인 활동으로 남아 있을 거예요. 

이런 의미에서 오늘 콘텐츠는 ‘중간관리자를 위한 회의 운영 방법’이라는 주제로 준비해 봤어요. 

중간관리자는 조직 내에서 조금은 서러운 위치이지만(아래에서 치이고, 위에서 치이고...), 중간관리자가 역할을 잘 해낸다면 조직은 더 건강하고 빠르게 성장할 수 있을 거예요. 

오늘 콘텐츠에서는 중간관리자가 주도하거나 참여하게 되는 회의의 목적과 내용, 회의에서 지켜야 하는 가치, 그리고 기대되는 결과에 대해 이야기할 거예요. 

그리고 다음 콘텐츠에서 실제로 회의를 어떻게 운영하고 기록해야 하는지에 대해서도 다뤄볼 예정입니다! 

중간관리자에게만 해당되는 내용은 아니겠지만, 특히 중간관리자에게 중요한 내용일 것 같아서 이렇게 준비해 봤어요. 오늘 전해드리는 내용이 부디 조금이라도 도움이 되셨으면 하는 마음입니다! 

얽히고설킨 이해관계 속에서 길을 찾아 나가야 하는...

📆 중간관리자의 회의는 대체... 

중간관리자는 전략과 실행, 상위 리더십과 실무, 조직 역량의 상향 평준화라는 굉장히 무거운 짐을 지고 있는 존재라고 생각해요. 그리고 아래에서 치이고, 위에서 치이는, 어쩌면 조직 내에서 가장 외로운 존재일 수도 있을 것 같다는 생각이 들어요. 

이런 위치이다 보니 다양한 위계의 회의에 참여하게 되고, 그 안에서 업무를 바라보는 관점을 필요에 따라 전환하고 또 각기 다른 이해관계자의 니즈를 만족시켜야 하기도 하죠. 

이런 관점에서 중간관리자가 주도하거나 참여하는 회의는 크게 두 가지 유형으로 구분해 볼 수 있을 것 같아요. 

하나는 조직 단위(팀 혹은 사업) 목표 및 업무 설계/관리 회의이고, 또 다른 하나는 전사적 관점의 진행 상황 공유 및 전략 회의라고 할 수 있어요. 

조직 단위 목표 및 업무/설계 관리 회의 

여기에는 흔히 데일리스크럼, 팀 주간미팅과 같은 명칭으로 진행되는 회의가 포함될 수 있어요.

이 회의의 목적은 소속된 팀 또는 사업 단위의 목표를 구체화(혹은 세분화)하고, 이를 달성하기 위한 세부 계획과 업무를 설계하며, 진행 상황을 효과적으로 관리하는 데 있어요. 

따라서 이 회의에서 다뤄지는 내용에는 우리 팀이 수행해야 할 업무는 무엇인지, 각 업무의 책임자는 누구이며, 언제부터 언제까지 진행될 것인지, 현재 목표 달성 및 계획 실행에 직면한 문제나 예상되는 문제(리스크)는 무엇인지를 확인하고 이에 대한 해결책과 같은 것들이 포함되죠. 

전사적 관점의 진행 상황 공유 및 전략 회의 

이 회의는 일반적으로 리더십 미팅, 팀장 미팅 등과 같은 명칭으로 진행되는 회의에요. 

이 회의의 목적은 팀 및 사업 단위의 목표 달성 현황을 공유하고, 이를 통해 조직 전반의 상황을 이해하며, 상위 리더십의 전략적 의사결정을 지원하는 데 있어요. 또한, 크로스펑셔널한 활동이 있는 경우 목표의 충돌, 리소스의 공유나 재배치에 대한 합의도 중요한 목적 중 하나죠. 

이 회의에서 다뤄지는 내용은, 전사 목표에서 시작해 팀 및 사업 단위의 목표 달성 현황, 목표 달성을 위해 협업하거나 역할의 조정이 필요한 부분은 무엇인지, 예상되는 트레이드오프나 리스크는 무엇이고 그 해결책이 무엇일지와 같은 것들이 있어요. 

🔮 회의에서 지켜야 하는 핵심가치, 그리고 예측가능성 

위에서 두 가지 유형의 회의에 대해 이야기했는데, 구체적인 내용의 위계나 범위에서는 차이가 있지만, 근본적으로는 동일한 내용을 다루고 있다는 것을 알 수 있으셨을 거예요. 

저는 개인적으로 회의에서 얻을 수 있는 가장 가치 있는 결과는 ‘예측가능성 확보’라고 생각해요. 

작게는 ‘아, 이번 주에는 어떤 일은 누가 할 예정이구나.’부터 시작해서, ‘우리가 하는 활동이 이런 결과로 이어지는 것을 가정하고 있구나. 만약 우리의 가정이 사실이 아니라고 판명되면 다른 방법을 시도해 보겠구나.’와 같은 장기적인 관점까지 이어지는 예측가능성이죠. 

예측가능성은 조직 내에서 누가 누구랑 얘기하든 아마 가장 관심 있는 주제일 거예요. 

내가 무슨 일을 해야 할지, 누가 어떤 일을 하고 있는지, 언제 결과를 확인할 수 있는지, 언제 모호한 부분이 확정되는지와 같이 우리가 일상에서 던지는 대부분의 질문이 예측가능성 확보를 위한 것들이죠. 

그리고 예측가능성은 회의에서 책임과 투명성이라는 두 가지 가치가 지켜졌을 때 확보할 수 있어요. 

책임

책임이라는 가치는 무엇을, 누가, 언제부터 언제까지, 어떻게 수행할 것인지를 구체화하는 것으로 지킬 수 있어요. 

너무나 당연한 것이긴 하지만, 회의에서 ‘음, 이 문제는 확실히 해결할 필요가 있을 것 같네요.’와 같은 말이 나온 후, 결국 그 문제가 해결되지 않았던 경우를 상상해 보면 금방 이해하실 수 있을 것 같아요. 사실상 이 회의는 공감대만 형성하고 끝난 셈이죠. 

투명성

투명성이라는 가치는 책임에 대한 과정과 결과를 기록하고 실질적으로 공유하는 것으로 지킬 수 있고요. 

기록이라는 것은 문서로 남긴다는 것이고, 회의 내용을 문서로 남긴 것은 회의록이 될 거예요. 그리고 실질적으로 공유한다는 것은, 때론 공개해 놓는 것이 공유되고 있다고 생각하는 경우가 있어 의미를 강조하려고 사용한 표현이에요. 

오늘은 회의를 운영하는 구체적인 방법에 대해 이야기하기 전에, 회의라는 도구가 무엇을 위한 것인지 고민해 보는데 중점을 뒀어요. 

회의는 책임과 투명성이라는 가치를 지키면서, 예측가능성을 확보하는 활동이라고 이야기했죠. 

제가 좋아하는 경영 사상가인 로저 마틴은 하버드비즈니스리뷰의 Rethinking the Decision Factory라는 아티클에서 ‘지식근로자들은 의사결정 공장에서 회의라는 생산 프로세스를 통해 의사결정이라는 최종 산출물을 만들어 낸다.’고 했어요. (이 아티클의 내용은 제가 올해 초에 소개했던 책, 로저 마틴의 14가지 경영 키워드에서도 읽어보실 수 있어요!) 

같은 맥락에서, 예측가능성을 확보한다는 것은 무언가를 ‘결정’하는 것을 의미해요. 예를 들어, 얼마에 우리의 제품을 판매할 것인지, 누구에게 판매할 것인지, 누가 누구와 함께 그 일을 할 것인지와 같은 것들이 모두 포함되죠. 즉, 회의의 결과는 예측가능성을 확보하는 것이고, 회의의 산출물은 의사결정인 것이죠. 

회의를 주관하는 입장이든, 참여하는 입장이든, 항상 회의에서 어떤 의사결정이 이루어져야 할지를 고민해 본다면 더 이상 회의가 지루하거나 유명무실하게 느껴지지 않으실 거라고 생각합니다!

오늘 콘텐츠가 실용적이지 않아 조금 아쉬우셨을 수도 있을 것 같지만, 실용적인 내용은 다음 콘텐츠에서 이어서 다뤄질 예정이니 조금만 기다려 주세요!

회의의 준비와 진행, 그리고 정리까지, 그리고 각 단계별로 무엇을 어떻게 해야 하는지 구체적으로 이야기해 보겠습니다! 

🙏🏻 오늘의 콘텐츠가 일상의 수많은 고민들 중 하나라도 해결할 수 있는 실마리가 되어주었기를 바랍니다.

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