💪🏻 중간관리자를 위한 회의 운영 방법 (2)

오늘 콘텐츠는 지난 콘텐츠(💪🏻 중간관리자를 위한 회의 운영 방법 (1))에서 이어지는 내용이에요! 

지난 콘텐츠에서는 중간관리자가 주도하거나 참여하는 회의의 유형, 각 회의의 목적과 내용에 대해서 소개했어요. 

그리고 회의의 유형과 관계없이 공통적으로 지켜져야 하는 가치인 책임과 투명성, 그리고 이를 통해 달성할 수 있는 가치 있는 결과인 예측가능성 확보에 대해서도 이야기했죠. 

이번 콘텐츠에서는 회의를 운영하는 실전적인 가이드(?)를 1) 회의 준비, 2) 회의 진행, 3) 회의 정리로 구분해 각 단계별로 어떤 활동이 필요한지 이야기해 볼 예정입니다! 

지난 콘텐츠에서 이야기한 책임과 투명성을 지키고, 예측가능성을 확보한다는 관점을 잊지 말고 콘텐츠를 읽어주세요! 

흩어진 조각들을 모아 하나의 그림으로: 중간관리자를 위한 회의 운영의 기술

회의를 왜 하는가? 

회의 내용과 활동의 본질 : 현황과 계획, 그리고 논의와 의사결정 

어떤 주제를 다루든, 어떤 결과를 희망하든 모든 회의는 기본적으로 현황과 계획 두 가지 내용이 필수적으로 다뤄져야 해요. 그 회의가 진척 사항을 확인하는 주간미팅이든, 기획에 더 중점을 둔 하반기 목표 수립 미팅이든 말이에요. 세부적인 내용에서만 조금씩 차이가 있을 뿐이죠. 

그리고 현황에는 문제를 인식하고 해결책을 도출하는 것이 포함되고, 계획에는 도출된 해결책의 실행에 대한 내용이 포함돼요.

동시에 회의에서 이루어지는 활동은 근본적으로 논의와 의사결정에 있어요. 공유만을 위한 것이라면 문서나 메시지로도 충분할 거예요. 

논의를 하는 이유는 단순히 의견을 교환하는 것에 있지 않아요. 의견을 교환하고 더 나은 해결책이 무엇인지 탐색하기 위함이고, 탐색했다면 결정해 실행으로 옮겨질 수 있도록 하는 것이 회의의 목적이라고 할 수 있죠. 

1️⃣ 회의 준비 

회의를 준비하는 사람의 책임은 회의 참여자들에게 책임을 지우는 것

먼저 회의를 주관하는 사람은 회의의 1) 주제(예: 주간 업무 진척사항 검토 및 계획 공유)와 2) 기대되는 결과(예: 주간 목표 달성을 위한 계획 얼라인), 3) 참석자 리스트를 회의 참여자 모두에게 미리 공지해야 해요. (정기적으로 이루어지는 회의가 아니라면 일정도 당연히 포함해야겠죠?)

그리고 회의록을 생성하고, 각 참여자가 할당된 아젠다에 대한 의견 혹은 자신이 논의하고 싶은 아젠다를 사전에 작성하도록 해야 해요. 이는 모든 참여자가 회의에서 구체적으로 어떤 논의가 이루어질 것인지, 자신이 고민해야 하는 것이 무엇인지 생각해 볼 수 있도록 하죠. 

물론 모든 아젠다가 미리 공유되지는 못할 수도 있어요. 회의를 진행하는 동안 좋은 아이디어나 생각하지 못하고 있던 문제를 발견할 수도 있을 테니까요. 이런 내용은 회의를 진행하며 따로 작성해 놓고 남는 시간에 논의하거나 별도로 회의 일정을 잡아야 해요. 안 그러면 회의가 끝도 없이 길어질 거예요. 

이를 통해 회의의 모든 참여자는 자신에게 할당된 아젠다 및 회의에 참여하는 다른 사람들(의 시간)에 대한 책임이 부여되고, 위에서 이야기한 모든 내용이 기록된 회의록이라는 도구를 통해 투명성도 확보될 수 있죠. 

2️⃣ 회의 진행 

회의 진행은 실제 참여자들이 모여 회의를 하는 단계를 의미하고, 세 단계로 진행하는 것이 좋아요.

1단계 : 지난 회의에서 약속한 활동에 대한 진행 여부와 결과 공유

1단계의 활동은 특정 과제(액션아이템)의 실행 여부를 확인하는 것이에요. 

이는 2단계에서 이루어질 현황 및 문제점 논의와는 조금 달라요. 현황과 계획은 기본적으로 목표(혹은 특정 문제) 해결에 초점을 두고 논의를 진행하는 것이고요. 

즉, 불확실하고 어려운 문제(목표 달성)보다는 ‘책임’ 그 자체에 초점을 맞춘 활동이에요. 즉, 약속을 지켰는가, 지키지 못했다면 그 이유는 무엇이고, 어떻게 할 것인가를 직접적으로 묻는 활동인 것이죠. 

예를 들어, ‘마케팅 계획 수립을 위한 확정된 예산 확인’이라는 액션아이템이 제품팀의 마케터에게 할당됐었다면, 마케터는 예산 확정 여부를 전략 혹은 재무팀에 확인했는지, 그리고 그 결과는 어땠는지 공유하는 것이죠. 

만약 확인이 안됐다면 그 이유를 공유하고 어떻게 해당 상황을 해결할 것인지를 공유해야 해요. ”마케팅 목표에 대한 재검토 중이어서 당장 예산을 확정할 수 없다고 합니다. 그래서 재검토 이유를 확인했고, 필요한 자료를 다시 전달해 이번 주 중으로 확정하기로 했습니다. 수요일에 다시 확인해서 팀 채널에 공유할 예정입니다.”와 같이요. 

2단계 : 현황 및 문제점 논의 

2단계에서는 목표(OKR, KPI, 특정 과업의 완료 여부 등) 달성 현황, 이와 관련된 문제, 그리고 해결책을 공유하고 논의하는 단계에요. 아젠다 기반의 회의라면 아젠다와 관련된 현황/상태, 문제점과 해결책 등이 다뤄질 것이고요.

1단계가 특정 액션아이템의 실행 여부를 확인했다면, 2단계에서는 목표 달성과 관련한 내용을 다루죠. 꼭 그런 것은 아니지만, 이 단계에서 다음 회의 때 실행 여부를 확인할 액션아이템이 도출될 수 있어요. 

2단계에서는 1) 현재 목표/계획의 진행 상태(혹은 결과), 2) 관련 문제점과 해결책, 3) 그에 따른 향후 계획, 이렇게 세 가지를 필수적으로 공유하고 논의해야 해요. 그리고 이 세 가지는 회의 전에 회의록에 작성되어 있어야 해요. 

특정 목표를 책임지고 있는 구성원은 문제를 진달하고 해결책을 제안할 책임이 있어요. 비록 해당 해결책의 근거가 없거나 확신이 없더라도 논의의 시작점을 마련하기 위해 최소한의 방향성은 제안할 수 있어야 해요. 적어도 생각하고 있는 방향성을 공유해야 참석자들이 그에 맞춰 고민할 수 있을 테니까요. 

해결책에 대한 논의가 진행되었다면, 그에 따른 향후 계획을 확정 짓게 되고, 필요한 경우 액션아이템이 생성될 수 있어요. 

예를 들어, 서비스 론칭에 앞서 마케터가 론칭 프로모션 캠페인을 기획하고 있다고 해 볼게요. 

현재 진행 상황은 순조로우며 현재 어떤 채널을 활용해 어떤 활동을 수행할 것인지 기획이 완료됐고, 이를 통해 어떤 결과 지표(예: 유입과 회원가입, 그리고 구매전환)를 추적할 것인지 이야기했어요. 다만, 구체적인 목표를 설정하는 것은 사업의 목표와 투입하는 예산에 따라 달라질 수 있기에, 사업책임자에게 활용 가능한 예산 규모를 명확하게 확인해 달라고 요청했어요. 

사업책임자가 예산 규모를 이미 확정했다면 이야기해 주면 되겠지만, 그렇지 않다면 액션아이템이 하나 생겨나는 것이죠. 이때, 사업책임자는 해당 액션아이템을 언제까지 어떻게 수행할 것인지 미팅에서 이야기해 줘야 해요.

3단계 : 회의 마무리 및 상호 피드백

3단계에서는 중요한 아젠다를 모두 다뤘고, 조금은 혼란스러운 회의 결과를 다 같이 다시 한번 정리하는 단계라고 할 수 있어요. 

회의 진행자는 오늘 논의된 문제와 해결책, 그에 따른 계획과 액션아이템에 대해서 간략하게 브리핑하고, 혹시나 빠진 것은 없는지, 추가로 논의하고 싶은 내용은 없는지 확인해야 해요. 이를 통해 책임과 투명성을 강화할 수 있을 거예요. 

많은 경우 3단계가 잘 이루어지지 않는 경우가 많아요. 그러면 회의의 결론(의사결정된 내용)이 없거나, 회의 참여자는 자신이 뭘 해야 하는지도 잘 모르는 상태로 회의가 끝나게 되죠. 사실 이 단계는 회의를 진행하는 사람뿐만 아니라 모든 참여자가 회의에 적극적으로 참여하고 본인의 역할과 책임을 인지하고 있어야 가능한 부분이기도 해요. 

그리고 조금은 말랑말랑한 이야기일 수 있지만, 회의에 대한, 그리고 회의 참여자들 간 피드백을 주고받는 시간을 가지는 것도 필요해요. 

예를 들어, “상위 리더십에서 의사결정된 부분을 빠르게 공유해 주셨으면 좋겠다. 아무래도 해당 의사결정이 우리들에게 어떤 영향을 미칠지를 생각해 보고 전달해 주시느라 그런 것 같은데, 먼저 공유 주시고 같이 논의해 보는 것이 더 좋을 수도 있을 것 같다.”와 같은 피드백이 있을 수 있겠죠. 

(하지만 팀의 분위기, 얼마나 투명하게 커뮤니케이션할 수 있는지, 얼마나 피드백에 열려 있는지에 따라 달라질 수 있어요! 무작정 솔직한 것이 항상 좋은 것은 아닐 수 있어요!) 

또는, “회의가 좀 더 효율적으로 진행되기 위해서 준비가 조금 더 구체적이면 좋을 것 같습니다. 현재 회의록 템플릿에 ‘논의 필요 항목’을 추가해서, 회의 전에 무엇을 고민해 봐야 하는지 조금 더 명확하게 정의해 보면 어떨까요?”와 같이 회의를 개선하기 위한 피드백도 이루어질 수 있죠. 

3️⃣ 회의 정리 

회의를 정리해야 하는 이유?

회의 정리는 간단하지만 중요한 부분이에요. 특히 회의 문화가 정착되는 초기에는 시간이 많이 걸릴 수도 있지만요. 

회의 진행의 3번 단계에서 의사결정된 부분과 액션아이템에 대해 간략하게 브리핑하고 확인하기는 했지만, 사람은 망각의 동물이고 기억은 쉽게 변형되기 때문에 회의의 내용을 정리하고 참여자들에게 공유할 필요가 있어요. (특히 회의를 정착시키는 초기에는 말이죠!)

비효율적이라고 이야기할 수도 있지만, 회의를 정리하는 사람이 투입하는 1시간이 문제의 해결을 1주일 당길 수 있다면 괜찮은 투자라고 할 수 있지 않을까요? 

참여자들에게 공유될 내용은 경우에 따라 다양할 수 있지만, 논의된 아젠다에 대한 결론(예: 주간 목표에 대한 합의)과 도출된 액션아이템(업무, 담당자, 기한)을 필수적으로 포함되어야 해요. 그리고 도출된 액션아이템은 다음 미팅에서 실행 여부를 확인하게 되겠죠.

하지만 충분히 숙달된다면...

앞서 이야기한 것처럼 회의를 정리한다는 게 생산적이지 않은 활동으로 보일 수도 있을 것 같아요. 

하지만 개인적으로는 아직 익숙하지 않을 때는 어느 정도 정리해 보는 게 필요하다고 생각하는 편이에요. ‘정리하면서 아 이런 부분은 회의 때 더 명확하게 했어야 했는데.’와 같은 부분도 있고, 참석자들에게 회의의 결론과 액션아이템을 다시 공지하는 것도 초기에는 큰 효과를 볼 수 있고요.

회의가 익숙해지고 효율적으로 진행되게 된다면, 그때는 회의에서 결론과 액션아이템을 빠르게 정리하고 마무리할 수 있을 거예요. 그렇게 된다면 굳이 회의가 끝난 후 다시 정리하는 시간을 갖지 않고, 회의가 끝난 후 회의록을 확인해서 본인의 액션아이템 혹은 결론을 한 번 더 확인해 달라는 짧은 메시지로도 충분할 수 있어요.

원래 오늘 콘텐츠에서 회의록에 대한 부분도 다루려고 했는데, 분량이 조금 길어져 의도치 않게 중간에 끊게 됐어요. (죄송합니다... 🥲)

사실 회의는 한 명(준비하고 진행하는 사람)이 노력한다고 갑자기 바뀌는 부분은 아니긴 해요. 하지만, 중간관리자가 주도하는 팀 미팅과 같은 부분은 원칙과 순서를 중간관리자가 제시하고, 이를 준수하도록 할 수는 있을 거에요. 그래서 이번 콘텐츠의 제목이 “중간관리자를 위한"인 것이기도 하고요! 

이번 콘텐츠가 조금이나마 도움이 되셨기를 바라며, 다음 콘텐츠에서는 회의록의 구성에 대해 공유해 볼게요! 

목표와 계획을 점검하는 회의록의 구조와 아젠다 기반의 회의록의 구조, 두 가지를 공유드릴 예정이에요! 

🙏🏻 오늘의 콘텐츠가 일상의 수많은 고민들 중 하나라도 해결할 수 있는 실마리가 되어주었기를 바랍니다.

💌 오늘의 콘텐츠가 도움이 될 것 같은 사람이 주변에 있다면 공유해 주세요!

👂🏻 콘텐츠에 대한 의견이나 보고 싶은 콘텐츠가 있다면 편한 방법으로 말씀해 주세요! (댓글도 환영!!)

• email : hakguan.b@gmail.com

• instagram : https://www.instagram.com/strategy4every/

• thread : https://www.threads.net/@strategy4every

• 오픈카톡 : https://open.kakao.com/o/gQ8ni1og