지난 콘텐츠, 프로젝트를 둘러싼 복잡한 업무의 세계에서 이야기했던 것처럼, 오늘 콘텐츠는 프로젝트 관리를 위한 원칙과 실무적인 팁(?)을 공유해 볼까 합니다.
- 조직의 전략실행에 있어 빠질 수 없는 프로젝트라는 업무를 수행하기 위해 지켜야 하는(이라기보다는 제가 지켜온) 원칙 3가지를 소개해 드릴 거예요.
- 이러한 원칙을 프로젝트를 기획하고 수행하는 과정에 어떻게 녹여냈는지 개인적인 경험을 공유할 예정입니다. 프로젝트의 아이데이션, 기획, 수행, 종료의 4단계로 구분해 작성해 봤어요.
프로젝트라는 업무 형태가 워낙 자유도가 높고 조직에 따라 다르게 진행되다 보니 조금은 모호할 수도 있을 것 같아요. 그렇지만 오늘 콘텐츠를 바탕으로 자신(혹은 속한 조직의) 원칙을 세우고 프로젝트 수행 단계별로 어떻게 지켜나갈 수 있을지 고민해 볼 수 있는 기회가 되기를 바랍니다!
원칙 기반 프로젝트 수행의 장점
원칙은 행동을 결정짓는 기준이나 가치라고 할 수 있어요. 또 반대로는 내가 어떤 행동을 했을 때, 그 행동의 이유를 설명하는 방법이 되어주기도 하죠.
원칙을 기반으로 업무를 수행하는 것은 유연한 접근과 충분한 자율성과 권한 확보의 측면에서 장점이 있어요.
- 유연한 접근이 가능해져요. 프로젝트는 지난 콘텐츠에서 이야기한 것처럼 불확실성이 내재되어 있어요. 따라서 명확한 행동에 대한 지시나 틀보다는 원칙으로 접근하는 것이 예상치 못한 문제나 변화하는 환경 속에서 대응할 수 있게 해주죠.
- 권한과 자율성의 확보(혹은 위임)가 가능해져요. 원칙의 대원칙(?)은 조직의 방향성과 목표에 따른다는 것이에요. 그렇기에 조직의 방향성과 목표 달성에 적합하다면 그 안에서는 충분한 권한과 자율성을 얻어 업무를 수행할 수 있죠.
성공하는 프로젝트를 위한 3가지 원칙
지난 콘텐츠에서 제가 이해하고 있는 프로젝트란 무엇인지에 대해서 설명드렸어요. 조금 장황하다 느끼셨을 수도 있지만, 개인적으로 우리가 일상의 업무에서 사용하는 다양한 용어와 개념을 분류하고 정리해 두는 것은 커뮤니케이션을 위해 중요하다고 생각해요. 그리고 일반적(혹은 보편적)인 표현과 이를 연결할 수 있다면, 더 할 나위 없겠죠?
프로젝트가 무엇인지 이해했으니, 제가 조직의 전략 프로젝트 관리 체계를 구축하고, 프로젝트를 수행하면서 지켜온 원칙에 대해서 소개해 보려고 해요. 아마 담당하게 되는 프로젝트들의 속성에 따라 다른 원칙이 필요할 수도 있어요.
원칙 1. 프로젝트를 시작하기 전에 명확한 배경(맥락), 상위의 목적과 연결한다.
- 여기서 이야기하는 ‘프로젝트의 시작'은 프로젝트에 드라이브를 걸기 전을 이야기해요. 즉, 기획보다도 전 단계인 셈이죠. 저는 보통 아이데이션(ideation)이라고 표현해요.
- 프로젝트는 매우 구체적인 결과물 혹은 산출물을 기대하기 때문에, 프로젝트와 연결된 배경과 맥락, 상위의 목적이 없다면 한순간에 일을 위한 일을 하게 될 수도 있어요.
- 그렇기에 프로젝트를 기획하기 전에 문제라고 여겨지는 상황과 조직이 어떻게 변화(혹은 성장)하고자 하는지를 이해하는 것은 필수라고 할 수 있죠.
- 맥락과 목적이 연결된 프로젝트는 스폰서(보통 리더십 혹은 경영진), 이해관계자가 사전에 관심을 가질 수 있도록 하고, 이후 본격적인 기획과 실행단계에서의 참여도를 높일 수 있어요.
원칙 2. 스폰서와 이해관계자가 지속적으로 참여할 수 있도록 한다.
- 스폰서는 보통 프로젝트에 대한 의사결정을 수행하고 프로젝트의 결과에 책임을 지는 사람을 의미해요. 전략 프로젝트의 경우에는 경영진인 경우가 많죠.
- 스폰서는 전반적인 방향성과 프로젝트에 투입될 자원(인력, 예산 등) 배분에 의사결정을 하기 때문에 지속적인 관심과 참여를 확보해 두어야 하죠.
- 이해관계자는 프로젝트의 결과에 영향을 받게 되는 모든 사람을 포함해요. 내부 혹은 외부에 존재할 수 있죠. 정부에서 AI를 육성하기 위한 정책이나 제도를 수립할 때, 산학연(산업계, 학계, 연구계)과 대화하는 것도 같은 맥락이라고 볼 수 있어요.
- 이해관계자는 일종의 고객이라고도 할 수 있어요. 그들의 요구사항을 충족시킬 수 있어야 하죠. 또한, 조직 내부적인 변화를 만들어 내는 프로젝트라면, 프로젝트 종료 후 산출물을 인도하고 운영되는 과정에서 수용도가 높아지기 때문에 프로젝트의 궁극적인 성공 가능성이 높아지죠.
원칙 3. 명확한 산출물과 실행가능한 단계별 계획을 수립한다.
- 명확한 산출물은 특정 지표가 될 수도 있고, 제품이나 프로세스가 될 수도 있어요. 어쨌거나 명확한 산출물은 첫 번째 원칙의 배경과 목적과 연결되어 스폰서나 이해관계자의 기대치를 명확하게 할 수 있죠.
- 실행가능한 계획은 필요한 자원의 규모나 적절성을 평가하는 데 도움이 되고, 프로젝트가 시작된 이후에 스폰서나 이해관계자들에게 예측가능성을 줄 수 있어요.
- 단계별 계획은 일반적으로 마일스톤으로 구분하는데요. 어떤 프로젝트는 프로젝트의 진행 과정에서 스폰서의 추가적인 의사결정이 필요할 수 있어요. 그런 경우 마일스톤을 지정해 모든 의사결정이 사전에 이루어지는 것이 아니라 프로젝트가 진행되며 충분한 고민과 근거를 가지고 이루어질 수 있도록 해요.
- 또한, 단계별 계획은 프로젝트가 가진 본질적인 특징인 변동성(불확실성)에 대응하기 위해서도 필요해요. 일종의 리스크 관리이기도 한 셈이죠.
이러한 정의와 원칙은 어떻게 활용할 수 있을까?
두 개의 콘텐츠에 걸쳐 우리가 어떤 규모의 조직에 있든(1인 기업도 마찬가지로) 만날 수밖에 없는 프로젝트에 대해 알아봤어요.
- 프로젝트는 특정한 목적을 위해 수행되는 시작과 끝, 산출물이 명확한 업무라고 할 수 있어요. 그렇기에 우리가 수행하는 많은 업무는 프로젝트라고 부를 수 있죠.
- 프로젝트는 목적과 규모, 조직의 맥락에 따라 다양한 방식으로 이루어지기 때문에, 원칙기반으로 접근하는 것이 필요해요. 유연한 접근과 충분한 권한과 자율성을 확보하기 위해서죠.
저는 오늘 소개한 원칙에 따라 프로젝트 관리를 위한 프로세스나 템플릿, 회의 운영 방식 등을 구체화해왔어요. 예를 들어,
- 프로젝트의 아이데이션 단계에서는 배경(혹은 맥락)과 조직의 목표(혹은 비전이나 전략)을 바탕으로 리스트를 만들고, 그 안에서 중요도와 긴급도로 우선순위를 설정해 수행할 프로젝트를 선정해요.
- 프로젝트 기획 단계에서는 정리된 배경과 맥락, 상위의 목표를 포함해, 예상되는 산출물, 마일스톤 중심의 계획, 스폰서와 이해관계자를 정의해요. 이를 바탕으로 스폰서와 이해관계자와 커뮤니케이션하고, 온전한 형태의 프로젝트 정의 문서를 작성해요. 이 과정에서 프로젝트를 수행할 구성원과 그 밖의 회의체(?)가 구성되죠.
- 프로젝트를 수행하는 과정에서는 프로젝트 팀의 업무를 관리하고 수행하는 것은 당연히 포함되어 있겠죠? 그리고 이해관계자나 스폰서 미팅을 정기적으로 진행해 진행상황을 공유하고 필요한 지원이나 의사결정을 요청해요. 마일스톤에 도달한 경우 중간 산출물과 고려해야 하는 추가적인 변동사항이 있는지 논의하고요.
- 프로젝트가 종료되는 시점에는 최종 산출물을 스폰서와 이해관계자와 공유해요. 그리고 프로젝트의 산출물이 문제없이 운영될 수 있도록 필요한 지원을 제공하고, 직접 지원할 수 없는 상황에서는 스폰서에게 추가적인 의사결정이나 지원을 요청하기도 하죠.
유료 멤버십 콘텐츠 소개
퍼스널 MBA 콘텐츠를 바탕으로 비즈니스의 이해를 돕는 시리즈를 발행하고 있어요.
시리즈에서는 비즈니스를 구성하는 다섯 가지 요소인 가치창출, 마케팅, 판매, 가치전달, 재무, 그리고 사람과 일, 시스템과 프로세스에 대해 다뤄요.
창업/사업가, 혹은 조직에서 특정 역할을 수행하는 모든 분들에게 도움이 될 수 있는 콘텐츠가 될 수 있도록 작성해 나가고 있어요. 매주 2~3회 발행되는 The Personal MBA 시리즈 콘텐츠를 통해 비즈니스의 기초적인 지식을 학습하고, 더 나아가 나의 역할과 일에 대해 깊게 고민해 볼 수 있는 기초 체력을 함께 키워나갈 수 있기를 바라고 있습니다!
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